Lo ammetto, adoro quando le riunioni vengono annullate. Quando quella notifica viene visualizzata sul mio computer per dirmi che ho un'ora indietro, mi sento libero. È stato sollevato un peso e mi sento di nuovo in controllo del mio programma. (Ehm, no, non ho problemi di controllo, perché me lo chiedi?)
Ma capisco anche l'importanza degli incontri quando sono fatti bene. Alcune cose si realizzano meglio quando puoi parlare con le persone in tempo reale e non perderti in una scia di e-mail e messaggi di chat.
Detto questo, a volte è ancora necessario respingerne uno. Ecco alcuni casi in cui hai l'autorizzazione per rimuoverne uno dal calendario per il momento (se sei quello che lo ha pianificato, cioè).
1. Non sei completamente preparato
Hai lasciato cadere la palla. Forse hai dimenticato che l'incontro stava arrivando o hai continuato a trascurare il tempo che hai messo da parte per prepararti. Ad ogni modo, non sei pronto a condurre la discussione in modo completo e produttivo.
Se continui ad incontrarti, probabilmente mancherà di direzione e lascerà tutti a chiedersi quali sono i takeaway (se presenti). E, beh, questo è solo uno spreco di tempo per tutti, no?
Ma ascolta questo: non vuoi che "traballante e inaffidabile" sia il tuo biglietto da visita. (Almeno, non penso che tu lo faccia.)
Quindi, sì, va bene se questo si verifica ogni tanto. La vita succede, ma non lasciare che diventi un'abitudine. Piuttosto, fai in modo che la tua missione rimanga sul compito, sia responsabile e rispetti il tempo degli altri.
E fai attenzione ai tipi di riunioni che stai riprogrammando. Se rimuovi costantemente il tuo rapporto diretto con il tuo capo o il tuo rapporto diretto, ad esempio, probabilmente finirai per rompere la fiducia in quella relazione importante.
2. Non hai tutte le informazioni
Questa volta sei stato bloccato sul tuo calendario per mesi. Hai trascorso alcune ore a raccogliere tutto il necessario per la tua fine e hai sviluppato un'agenda dettagliata ma realistica. Ma, nonostante tutto il lavoro di preparazione che hai fatto, ti mancano ancora alcune informazioni cruciali.
Il cliente non ha firmato il contratto, il tuo capo non ha approvato il budget del progetto, stai ricostruendo il sito web ma il marketing non ha deciso un tema - qualunque cosa sia, senza queste pepite di conoscenza, sarai solo girare le ruote nel fango e non arrivare da nessuna parte.
Quindi, ritardare la riunione fino a quando non è possibile ottenere le informazioni necessarie.
3. Succede qualcosa di più grande
È stata acquisita una società per cui ho lavorato e la leadership ci ha dato la notizia alla fine della giornata, quando la maggior parte delle persone si stava preparando per andarsene.
Ciò significava che il giorno successivo era pieno di incertezza. Nessuno voleva incontrarsi per parlare dei minimi dettagli di un particolare progetto. Volevano risposte a domande come "Avrò ancora un lavoro?"
Le persone hanno bisogno di tempo per elaborare quando si verificano cambiamenti di grandi aziende, sia che si tratti di un annuncio che ci saranno licenziamenti o notizie di una riorganizzazione aziendale.
E, naturalmente, hanno anche bisogno di tempo e spazio quando qualcosa di grosso scuote il mondo, come un disastro naturale o un attacco terroristico. Di conseguenza, a volte è necessario mettere da parte gli oggetti di uso quotidiano più piccoli. Avrai tutto il tempo per affrontarli quando tutti si sentiranno più stabili e pronti a concentrarsi. L'incontro può aspettare.
Le riunioni non sono le mie preferite e non sono solo. Quindi, ti prego - sii intenzionale quando pianifichi e vai avanti con uno.
Quando è necessario annullare o riprogrammare, farlo con cura. Quando si preme quel pulsante di eliminazione, fornire ai partecipanti una spiegazione. Non ha bisogno di essere qualcosa di poetico, solo una breve e dolce ragione:
o
Bottom line: Se metti qualcosa nel calendario, dovresti fare del tuo meglio per attenerci.
Ma se si presenta una di queste situazioni, allora rimandare. Un incontro in cui nulla può essere realizzato - o perché qualcosa di più grande è una distrazione o perché non hai tutti i pezzi del puzzle - di solito non vale comunque la pena.
