Cose che sono clinicamente le peggiori: farsi coinvolgere in una conversazione quando sei sulla strada giusta per prendere gli ultimi due cubetti di formaggio in un evento di networking, ascoltare un amico parlare delle sue "lotte" del registro delle nozze e guardare il tuo programma e vedere incontri consecutivi.
No davvero! Hai mai sentito parlare di questa conversazione?
Tu: "Com'è andata la tua giornata?"
La tua normale amica del passato : “Fantastico, ho avuto un incontro dopo l'altro! PowerPoints, dovrei osare dirlo, sul punto! ”
No. Non l'hai fatto.
Eppure, siamo tutti colpevoli di far scoppiare incontri sui calendari degli altri - me compreso. E, come sa chiunque abbia mai guidato una riunione, è abbastanza scoraggiante quando ti guardi intorno nella stanza e tutti danno un'occhiata furtiva ai loro telefoni.
Ed è per questo che ho messo insieme un breve elenco di tutti i motivi per cui le persone (OK, bene, io) non ascoltano nelle riunioni, nonché alcune soluzioni rapide. Perché se tutti iniziamo a pianificare incontri migliori, inizieremo tutti a temerli un po 'meno.
1. Non avevi un'agenda
Capisco! Sei forte, rilassato, vendi pillole fredde dal tuo skateboard.
Ma ecco il punto: quando inizi il tuo incontro, "Oggi ho portato tutti qui a discutere della nostra strategia di vendita - qualche idea?" Mi sintonizzo immediatamente perché il 90% delle risposte sarà sul posto, completamente tipo inutile ("Dovremmo vendere di più, solo in generale!" e "Abbiamo considerato di fare di un cane il nostro portavoce?").
E il 100% del contatto visivo sarà il tipo imbarazzante in cui le persone si implorano a vicenda senza parole per essere quelle che parlano.
Anziché
Prima di inviare l'invito alla prossima riunione, metti insieme e invia via e-mail una ripartizione di come prevedi di utilizzare quel tempo. Questo non solo aiuterà le persone a prepararsi e a portare buone idee, ma assicurerà anche di bloccare la giusta quantità di tempo.
È facile come:
Minuti 1-5: Superare gli obiettivi della riunione: assumere Airbud come nuovo portavoce dell'azienda.
Minuti 5-15: Discutere gli obiettivi: parlare della realtà di Airbud non solo essendo disponibile, ma anche essere reale.
Minuti 15-25: Idee per il brainstorming: gira per la stanza suggerendo altri portavoce che raddoppiano come leader del pensiero nello spazio.
Minuti 25-30: Ricapitolazione di tutto: scegli le idee migliori e assegna i passaggi successivi.
2. Non hai spiegato che questo sarebbe uno spettacolo personale
A meno che tu non sia Morgan Freeman, semplicemente non riesco ad ascoltarti parlare per 30 minuti senza una pausa. C'è una ragione per cui non troverai troppi talk TED popolari in più di 20 minuti.
Anziché
Se tu, e solo tu, parlerai per l'intero incontro, quello che stai dicendo è meglio essere interessante, facile da digerire e applicabile a me.
Quindi, quando stai facendo quell'agenda di cui abbiamo appena parlato sopra, evidenzia tutto ciò che non porterà a un passo di azione (come "ricerca questo …" o "brainstorming che …" o "follow-up sui gatti che giocano a basket “).
Quindi - e preparati per questa stregoneria e magia - eliminalo. Il secondo in cui smetti di tenere la riunione sui "passi successivi" è il secondo in cui inizi a perdere persone.
Ora, se stai morendo dalla voglia di mantenere quella roba, getta una diapositiva bonus nella tua presentazione sulla falsariga di "discutere in futuro …" o includere un foglio con informazioni di base interessanti in quell'agenda che invii prima tempo.
3. Non hai bisogno di nulla da me in particolare
Quello che stai dicendo è tangenzialmente correlato al mio lavoro e pensi che mi sarebbe di beneficio ascoltarlo. E in teoria, certo!
Ma in realtà? Non appena mi rendo conto che non avrò bisogno di soppesare o prendere qualcosa di praticabile lontano dall'incontro, mi sto concentrando sulla lista delle cose da fare che mi aspetta alla mia scrivania.
Anziché
Odio continuare a lanciarti la parola A, ma tutto questo risale a quell'agenda. Inviandolo in anticipo e contrassegnando gli "ascoltatori" come ospiti opzionali, si dà all'invitato la scelta di unirsi o meno (e quindi assicurarsi che tutti coloro che stanno arrivando siano entusiasti di ascoltare). Perché qualcuno durante la riunione che sta per abbattere l'umore con il suo sguardo da zombi in bianco?
So cosa stai pensando: Jenni, questo "piano dell'ordine del giorno" sembra molto lavoro per una riunione. E sono d'accordo! Ma se stai chiedendo a qualcuno di prendersi 30 o 60 minuti della giornata, devi fare un piccolo sforzo.
Oppure - e no, purtroppo, non sto per dire “basta, Chad” -puoi trasformare quell'incontro in un'email. Richiede un po 'più di tempo rispetto alla creazione di un'agenda, ma consente di risparmiare il tempo effettivo della riunione. E fortunatamente per te, abbiamo le istruzioni su come farlo facilmente proprio qui.
