In alcune settimane, hai un lungo elenco di cose da fare e, soprattutto, un elenco ancora più lungo di riunioni a cui sei "tenuto" a partecipare. Quelle riunioni non stanno andando da nessuna parte, ma nemmeno le attività che ti sei impegnata a completare. Quindi, naturalmente, quando trovi l'opportunità di saltare una delle riunioni, dovresti prenderla, giusto?
In alcuni casi, sì. Ad esempio, quando sei stato invitato "per ogni evenienza". O quando sai che è solo una riunione di aggiornamento dello stato e non hai bisogno degli aggiornamenti.
Ma ci sono anche delle ragioni piuttosto brutte per uscire da una riunione. E, a dire il vero, voglio dire che perderai il rispetto della tua squadra, e possibilmente, anche le opportunità se usi una di queste scuse.
1. Hai "bisogno" di prendere cibo
Ci sono poche cose sulla faccia della terra che mi motivano tanto quanto un pasto. Capisco quanto siano veri i dolori della fame, specialmente nel mezzo di una lunga serie di incontri. Ma tanto empatico quanto lo sono per te quando sei alla disperata ricerca di una pausa merenda, è una terribile scusa per frenare un importante incontro.
E so che lo sai, eppure so anche che ci sono persone che usano questa scusa per tirarsi indietro.
Anziché
Metti in valigia uno dei cassetti della tua scrivania con snack facili da afferrare, preferibilmente quelli che non gratteranno per essere ascoltati da tutti mentre li mangi.
2. Hai una commissione "urgente" da eseguire
Ho una manciata di matrimoni per andare a questa estate, il che significa che ho una manciata di commissioni da eseguire ogni settimana. E, naturalmente, tutte quelle commissioni, di solito coinvolgono negozi con orari molto specifici. Anche se detesti annullare così all'ultimo minuto, non sai quando ritirerai il tailleur dal sarto, se non in questo momento.
Anziché
Fai una rapida valutazione della tua giornata e metti tutti i tuoi compiti in ordine di priorità. C'è qualcos'altro oltre a questo incontro che puoi rimandare? Potresti restare più tardi per fare tutto? Che ne dici di venire prima?
Potrebbe essere scomodo per te, ma è meglio rimanere un'ora dopo, piuttosto che anonima o ritardare tutti i tuoi colleghi perché non puoi partecipare a una riunione.
3. Hai troppo lavoro da fare
Ci sono giorni in cui ti senti come se avessi semplicemente troppo da fare, e lo capisco. E in quei giorni, partecipare alle riunioni può sembrare una perdita di tempo. Allo stesso tempo, saltare questo incontro può creare più lavoro per le persone coinvolte, e questo non è necessariamente giusto.
Anziché
Chiedi aiuto al tuo manager per decidere qual è la cosa più importante da fare per te: le attività sulla tua lista di cose da fare o questa riunione. Se è davvero impossibile fare tutto e l'incontro è più importante, chiedi una proroga del termine per gli altri lavori.
Potresti pensare: "È fantastico, ma cosa succede se faccio eccezione a ciò che è sopra?"
Bene, lavorerò con te qui. Se devi assolutamente annullare l'iscrizione, ecco l'e-mail che devi inviare ai partecipanti. Ovviamente, personalizza in base all'argomento della riunione e al tuo ruolo.
Le riunioni hanno una cattiva reputazione e, in molti casi, sono garantite. A nessuno piace perdere tempo con qualcosa che può essere facilmente risolto tramite e-mail o rapidamente alla tua scrivania. Ma il fatto che non ti piacciano non è una buona ragione per iniziare a ritirarti all'ultimo minuto, specialmente se rientrano nella categoria "importante".
Invece, fai uno sforzo maggiore per rimuovere dal tuo programma riunioni che non sono realmente necessarie (questo articolo può aiutarti in tal senso) e organizzare il tuo programma settimanale in modo da consentire pause pranzo e sacche di tempo per affrontare i problemi personali.
Organizzarsi non è sempre facile, ma ne vale sicuramente la pena
