L'email, come qualsiasi forma di comunicazione, è una cosa personale. Il modo in cui controlli, gestisci e invii qualsiasi cosa, da una linea a missive elettroniche, è spesso un mix di preferenze e abitudini.
Detto questo, ci sono alcune regole essenziali che tutti dovremmo seguire per sfruttare al meglio la nostra comunicazione e-mail, la nostra produttività e il nostro tempo. Continua a leggere per tre errori comuni nella posta in arrivo, in che modo ti fanno male sul lavoro e come apportare la modifica a una migliore gestione della posta elettronica.
Errore n. 1: lasciare le e-mail nella posta in arrivo
Inizierò con il più controverso: lasciare tutte le e-mail nella tua casella di posta. So che pensi che sia lo stesso se lasci e-mail nella tua casella di posta dopo averle trattate o meno, ma il tuo cervello supplica di differire. Uno studio del 2011 del Neuroscience Institute di Princeton ha stabilito che "quando il tuo ambiente è ingombra, il caos limita la tua capacità di concentrazione". Questo vale anche per il tuo ambiente virtuale; più email puoi vedere, anche quelle che non contano più, più tempo il tuo cervello impiegherà inconsciamente a pensarci.
La ricerca suggerisce che la riduzione del disordine nella posta in arrivo ti renderà meno distratto, più produttivo e in grado di elaborare meglio le informazioni. Se questa non è una buona ragione per archiviare quelle 3.679 vecchie e-mail nella tua casella di posta, non so cosa sia.
Come effettuare il cambiamento
Inizia a utilizzare la posta in arrivo solo per la nuova posta. Se hai finito con una e-mail, questa dovrebbe essere archiviata, archiviata o eliminata (vedi sotto per quale utilizzare quando). Puoi sempre cercare qualsiasi email di cui hai bisogno in seguito.
Errore n. 2: eliminazione dell'archiviazione o dell'archiviazione (e viceversa)
Quindi ora che stai usando la tua casella di posta solo per la nuova posta (evviva!), La domanda è: cosa dovresti fare con tutte le email con cui hai finito?
Le opzioni sono a) elimina b) file nella relativa cartella (o archivio, per gli utenti di Gmail). Molte persone commettono l'errore di virare troppo estremo: o cancellando tutti i messaggi o conservandoli tutti. La verità è che un sano equilibrio è la soluzione migliore. L'accumulo di e-mail che non ti serviranno contribuisce alla quota di archiviazione sul tuo account e-mail e rende più difficile trovare le e-mail che volevi conservare quando le cercavi. E la cancellazione eccessiva? Potresti finire come un mio amico che ha cancellato un'email di conferma del volo e ha quasi perso il suo volo.
Come effettuare il cambiamento
Quando hai finito con un'e-mail, prenditi due secondi per pensare se potresti voler riaccedervi in futuro. Se no: tempo di eliminare. Se sì: archiviare o archiviare!
Errore n. 3: utilizzo della Posta in arrivo come elenco di cose da fare
Per le persone che non amano le liste di cose da fare, una soluzione semplice (o almeno così pensano) è quella di utilizzare la propria casella di posta come una. Ora, quando si tratta di attività standard relative all'e-mail come "Rispondi all'e-mail di Jerry sugli orari delle riunioni", penso che quelle persone siano morte. Tali attività non dovrebbero essere in alcun modo nell'elenco di cose da fare, dovrebbero solo avere una risposta come parte del normale corso degli affari.
Ma per attività vere, come "Crea proposta per un nuovo cliente" o "Paga l'affitto dell'ufficio", consiglio vivamente di trovare un sistema di elenchi di attività che funzioni per te e di attenersi ad esso. Perché? Perché se vuoi svolgere le attività più importanti ogni giorno, devi essere in grado di stabilire le priorità e focalizzare la tua lista di cose da fare. L'uso della posta in arrivo come elenco di cose da fare mette il tuo tempo nelle mani di altre persone. Con ogni nuova e-mail arriva una nuova cosa da fare, che ti piaccia o no. Ma dover aggiungere consapevolmente un compito alla tua lista di cose da fare è un'opportunità per determinare se dovresti davvero farlo proprio ora, invece di altri lavori.
Non sei ancora convinto? Anche Jill Duffy, Leo Babauta e Jesse Garner sono ottimi casi per questo.
Come effettuare il cambiamento
Passa attraverso la tua casella di posta ed estrai tutte le cose da fare. Se questa era l'unica cosa che rendeva quella posta degna di posta, archiviare, archiviare o eliminare l'e-mail ora. E OK, se insisti davvero a usare la tua casella di posta come un elenco di cose da fare, prova Mailbox, un'app che può aiutare a trasformare le e-mail in cose da fare e farle uscire dalla casella di posta.
