Quando un collega ha attirato la mia attenzione su un vecchio articolo sulla produttività delle e-mail di George Kao che stava di nuovo facendo il giro, mi ha fatto capire che la lotta per la posta in arrivo è reale. Sono appena tornato da una luna di miele di tre settimane in Giappone, quindi so di persona quanto sia vero. C'è un vero talento nel gestire la tua casella di posta, e se non esattamente un'arte, allora un'educazione. Durante tutto il nostro viaggio, mio marito, che in pratica cerca sempre la posta in arrivo zero, lancia un'occhiata al mio telefono, vede l'icona della posta e il numero che si libra da qualche parte intorno al 400 ed è stupito.
"Questo mi dà stress", ha detto, e ho praticamente potuto vedere il sudore che gli borda la fronte. Ma ero in vacanza! E avevo un risponditore fuori sede, per il mio account di lavoro e il mio indirizzo personale! Nessuno si aspettava nulla da me, e al mio ritorno mi sentivo a mio agio a fronteggiare quel numero sempre crescente.
Naturalmente, anche i dettagli della posta in arrivo, sebbene a volte noiosi, sono anche esigenti. Non importa se stai controllando i tuoi messaggi il lunedì mattina dopo aver scollegato tutto il fine settimana o nel pomeriggio di un giovedì a caso. Se non sai in pochi secondi se il messaggio richiede - per non parlare dei meriti - una risposta, probabilmente stai sprecando preziosi minuti di lavoro cercando di capirlo.
Il sottotitolo del pezzo di Kao, "Come arrivare regolarmente a Inbox Zero", mi ha ricordato l'importanza di sapere semplicemente a cosa rispondere e quando. Questa consapevolezza può significare la differenza tra una casella di posta traboccante e una ordinata e ordinata. Ecco alcuni suggerimenti rapidi per aiutarti a decidere.
1. Cerca indizi
A volte sono ovvi. Uno dei miei colleghi inoltra un certo numero di e-mail relative a eventi, studi e relazioni, ma nota sempre: "Sentiti libero di archiviare". All'inizio, mi sono sentito come se fossi stato maleducato non rispondendo almeno con la maggior parte frammentaria delle risposte ("Grazie!"), ma ho capito subito che la sua palese nota sull'archiviazione significava che non voleva né aveva bisogno di una risposta.
Se non hai un indizio così diretto, leggilo di nuovo e pensa davvero a come la tua risposta avrebbe un impatto sulla nota. Se così non fosse, per esempio, una persona nel tuo dipartimento sta semplicemente condividendo un progetto a cui sta lavorando e al momento non hai nulla di valore da aggiungere, non rispondere per il solo scopo di riconoscere la ricevuta.
2. Annusa una domanda
Come con quello sopra, questo sarà spesso semplice. Se c'è una domanda chiara a cui sei intenzionato a rispondere, allora ovviamente è necessaria una risposta, e forse una rapida a quella - o una entro 24 ore. Dal momento che non tutte le persone che ti contattano sono sicure di scrivere le e-mail più eloquenti o puntuali, potresti dover setacciare i paragrafi per vedere se c'è qualcosa per te a cui rispondere.
Se hai stabilito che non ci sono domande ma hai le tue domande, allora, sicuramente, rispondi per chiarimenti. Vale la pena seguire e aggiungere alla posta in arrivo di qualcuno se ha il potenziale per salvare futuri equivoci.
3. Parla: se desideri essere ascoltato
Questo è il più complicato del gruppo, ma una volta capito, diventerà come una seconda natura. Molte volte riceverai e-mail che chiaramente non ti chiedono nulla. Potresti ricevere una risposta a qualcosa che hai inviato, feedback su un progetto che hai completato, consigli per gestire una situazione, informazioni su un obiettivo specifico del dipartimento. Se non hai nulla di nuovo da aggiungere alla conversazione o se puoi prendere in modo pulito il commento e procedere con il tuo lavoro, puoi sentirti a tuo agio nel non rispondere.
Ma se, d'altra parte, ti senti in dovere di esprimerti, per chiarirti o elaborare una decisione che hai preso o fornire nuove informazioni, allora ovviamente dovresti premere il pulsante di risposta. Ciò può essere particolarmente vero se l'ambiente di lavoro è uno che incoraggia il pensiero indipendente e contribuisce agli argomenti in discussione.
Va da sé che newsletter, e-mail di massa o qualsiasi cosa che sembri una lettura opzionale non richiede una risposta. Se lo trovi utile, puoi creare cartelle in base ai suggerimenti di Kao e organizzare la posta in arrivo e mantenerla sembrerà praticamente automatico.
Un'altra cosa da considerare è questa: mettiti al posto del mittente. Se fossi stato tu a inviare quel messaggio, avresti cercato una risposta? Anche se ci sono sicuramente momenti in cui ringraziare, se corrispondi regolarmente a qualcuno o hai molto avanti e indietro, alcuni dei quali richiedono una risposta più ponderata, probabilmente puoi lasciare tranquillamente l'e-mail da sola e fare attenzione a non inviare un risposta in due parole non necessaria a qualcuno che, come te, sta probabilmente cercando di raggiungere la casella zero.
