Apri la tua email per prima cosa al mattino e ci sono 30 messaggi non letti. Oppure, hai finalmente affrontato la tua casella di posta e subito prima di firmare un'altra e-mail. Oppure, che ne dici di questo scenario: stai lottando per stabilire le priorità tra le altre attività e diversi messaggi speciali.
La prima domanda che ti viene in mente in una di queste situazioni è: dovrei aprirla?
Abbastanza facile da decidere, giusto?
Ma poi, il secondo pensiero che hai è: Devo rispondere a questo ora?
È difficile e, onestamente, sei l'unica persona che conosce la risposta. Quindi, anche se probabilmente non sono qualificato per dirti esattamente quando dovresti tornare da qualcuno, posso aiutarti a restringere le opzioni.
Lo dicono
Abbastanza semplice, ma se qualcuno si prende il tempo di dire "Per favore, torna da me oggi" o "Mi piacerebbe conoscere i tuoi pensieri entro questo pomeriggio" o "Fammi sapere cosa ne pensi prima della nostra riunione delle 15:00" o " Ho bisogno di questo APPENA POSSIBILE ", lo intendono.
Questo vale anche per qualsiasi termine che qualcuno ti dà, il che significa che se fissano una data per la tua risposta, dovresti comunicarglielo entro quel momento (o, se ti senti troppo produttivo, prima).
Viene da qualcuno davvero importante
Se lavori con clienti esigenti o dirigenti di alto profilo e sai che una reazione ritardata danneggerà la tua reputazione (o la tua azienda), rispondere quel giorno è sempre la scelta giusta.
Riguarda una questione urgente
I problemi si aprono, le scadenze vengono spinte, i capi hanno bisogno di cose all'ultimo minuto - se sembra urgente o prioritario, o influisce su qualcosa su cui stai attualmente lavorando, probabilmente merita la tua attenzione immediata.
Il tempismo non è giusto
Sono le 17 e qualcuno è appena tornato da te. Certo, puoi rispondere subito e lì, ma è probabile che stiano per lasciare l'ufficio per il giorno, e si perderanno nel mare di messaggi che ricevono domani.
Se sai che la persona non risponderà oggi, è OK respingerlo.
Hai bisogno di tempo per pensarci su
Qualcuno ti ha fatto una domanda difficile, o vogliono qualcosa che devi controllare con il tuo capo, o le loro parole ti sorprendono o suscitano emozioni. Concediti il giorno in più per pensarci su, calmati e crea la tua risposta: ti sentirai meglio sapendo di aver inviato la risposta professionale, anche se ha richiesto più tempo.
Richiede più di una semplice risposta
Forse una risposta non è solo necessaria da te, ma richiede il contributo di più persone. In alternativa, devi inviare loro un foglio di calcolo o una bozza di presentazione completati. È sempre meglio dedicare più tempo a raccogliere i materiali e coprire tutte le basi piuttosto che inviare una risposta a metà cottura a una richiesta completa.
Ti farà apparire bene
La scrittrice di Muse Sara McCord delinea due volte che farai un'impressione migliore se aspetti di rispondere a un'email. Il primo è quando qualcuno chiede nuove idee - fintanto che non è urgente, ti sta chiedendo di essere riflessivo, quindi trattenendoti ti dà l'impressione che stai effettivamente cercando di trovare delle cose fantastiche.
Il secondo è se qualcuno ti scrive un lungo messaggio: sembrerà maleducato se ti rispedisci semplicemente una breve e-mail di una frase, quindi concediti un margine di manovra per trovare una risposta altrettanto accurata.
Non sei disponibile (e loro lo sanno)
Infine, se sei in vacanza, o in viaggio, o fuori casa o indisposto per qualsiasi motivo, e lo comunichi in qualche modo (tramite un messaggio OOO o passaparola inter-ufficio), la persona non è aspettando una risposta immediata.
Creare quella risposta ideale è abbastanza difficile, quindi usa questo cheat sheet per capire il momento giusto per inviarlo e sei sicuro di mantenere relazioni stellari.
Detto questo, potresti star male a non rispondere subito. In tal caso, segui i consigli dell'esperta di carriera Sara McCord e rispondi a questa risposta:
In questo modo, tutti sanno che hai ricevuto il messaggio ed è sul tuo radar.
