Sai che devi tornare a qualcuno il più presto possibile quando invia un'e-mail etichettata come "urgente". Puoi immaginare l'altra persona che fissa il suo schermo, scollega o aggiorna ossessivamente la sua casella di posta, perché ti sta aspettando i numeri finali, l'approvazione, il via libera, la risposta o i passaggi successivi.
Ma sapevi che non è l'unica volta che devi dare la priorità alla riscrittura? È vero: se lasci un messaggio qualche giorno in uno dei seguenti scenari, rischi di sembrare piuttosto insensibile o poco professionale.
È sicuramente un equilibrio difficile, perché in ogni caso, vuoi anche dire la cosa giusta. Ma è importante prendersi il tempo di rispondere.
1. Quando hai puntato prima
Hai familiarità con il punting di un'e-mail per gestire la tua casella di posta? Come spiega Alex Cavoulacos, cofondatore e COO di Muse:
Invia un breve "Grazie per aver pensato a me: ho prenotato questo mese, ma se mi contatti, mi piacerebbe aiutarti, comunque posso." Molte persone non seguiranno mai affatto - o perché hanno dimenticato o perché non hanno più bisogno del tuo tempo e dei tuoi consigli - quindi puoi essere certo che le persone che seguono sono quelle che più hanno bisogno del tuo aiuto.
Mentre questa strategia ti salverà dal rispondere a tutte le persone che non rispondono mai, il compromesso è che se qualcuno fa ciò che chiedi - aspetta per un lungo periodo e poi ti segue - te lo devi davvero inviare una risposta. È rispettosa contattandoti in un secondo momento, e quindi vuoi mostrarle la stessa cortesia.
Certo, potresti essere ancora troppo occupato per dare una mano (e va bene). Ma non dovresti essere troppo occupato per inviare una risposta utile, anche se si tratta di dare una risposta breve, indicarla a qualcun altro o fornire un collegamento a una risorsa, e se possibile entro 24 ore. Inoltre, la composizione di una risposta reale ti evita di iniziare una catena di e-mail senza fine "Ti ricontatterò più tardi", che verrà vista come protagonista dell'altra persona.
2. Quando hai detto qualcosa di personale
Molte persone hanno difficoltà a condividere le informazioni personali con i propri colleghi. Quindi, se qualcuno si prende il tempo di condividere notizie sconvolgenti con te via e-mail, è sempre necessario scrivere rapidamente.
Non deve essere una risposta lunga ed è OK se non sei sicuro al 100% della cosa giusta da dire. Puoi quasi sempre guidare con "Mi dispiace tanto sentire …" Quindi, indirizza in modo ponderato qualsiasi azione contenuta nell'e-mail (supponendo che ce ne fosse una, che di solito c'è) con qualcosa come "Per favore, prenditi il tuo tempo …" o "Sentiti libero di tornare indietro quando torni."
E se c'è un problema sensibile al tempo che richiede di chiedere qualcosa di tangibile, prenditi qualche minuto per capire la domanda minima prima di rispondere.
Ad esempio, è così che potresti rispondere a un collega che ti dice che non sarà in grado di terminare la presentazione del consiglio prevista per questa settimana a causa di un decesso in famiglia:
Anche quando non hai le parole esatte, e nessuno lo fa, rispondere rapidamente dimostra che ti interessa. Rende la tua preoccupazione più genuina e chiarisce che non hai superato queste notizie o aggiunto a un elenco come faresti con qualsiasi altro messaggio.
Sì, stiamo tutti combattendo la buona battaglia per raggiungere la casella di posta zero; e capisco perfettamente l'impulso di voler rimandare a rispondere a quell'email forte perché potresti rispondere a 10 di base nello stesso lasso di tempo. Ma non vale la pena far sentire qualcun altro poco importante o rischiare la tua reputazione di persona premurosa. Quindi, prenditi il tempo per rispondere a un messaggio in una di queste categorie: non sei l'unico che sarà contento di averlo fatto.
