Ecco qualcosa di eccezionale sugli smartphone: qualcuno ti invia un'e-mail e mentre stai aspettando in linea o in transito, puoi riprendere una risposta rapida e controllarla dalla tua lista.
E ora qualcosa di non eccezionale sugli smartphone: ti permettono di rispondere istantaneamente.
Lasciatemi spiegare. Hai mai sfogliato un messaggio in arrivo e hai lanciato una risposta rapida mentre aspetti o vai da un posto all'altro? (Confessione: ho inviato e-mail mentre ero sul tapis roulant.)
Sembra conveniente, conveniente - persino premuroso - tornare a qualcuno al più presto. Tuttavia, se la tua risposta abbassa tutte le formalità (e non sei a quel livello), o peggio, non risponde alla domanda dell'altra persona; ti fa sembrare davvero male.
Quindi, ecco le due volte che aspettare di inviare una e-mail farà un'impressione molto migliore.
1. Quando ti vengono chieste nuove idee
La tua idea è stata abbattuta. Comprensibilmente, vuoi tornare subito là fuori e dimostrare che hai molti altri grandi pensieri che turbinano nella tua testa. Quindi, scrivi di nuovo il primo che ti viene in mente e dici: "Che ne dici di provare invece x?"
Tuttavia, quando qualcuno chiede un nuovo pensiero, vuole che tu sia, beh, pensieroso. E forse l'idea che ti salti in mente sarà ancora il tuo miglior concorrente dopo aver finito il pranzo, terminato l'incontro in cui stai per saltare o dormirci sopra. Ma potrebbe non esserlo - e quindi dovresti dare seguito al tuo follow-up per dire questa volta che ci hai davvero pensato.
Quindi, se non è urgente, concediti del tempo per formulare una risposta. Annota quell'idea iniziale in bozze in modo da non perderla, ma lasciati fare il brainstorming in modo da poterne prendere alcune opzioni.
Vuoi riscrivere immediatamente per provare che ci sei sopra? Invia una e-mail di conferma che ti informa che sarai in contatto con nuove idee entro un determinato periodo di tempo (come più tardi quel giorno, entro 24 ore o entro la fine della settimana). Se l'altra persona chiede un nuovo approccio APPENA POSSIBILE, prova una frase del tipo "Fuori dalla mia testa …" che mostra che si tratta di un suggerimento rapido, non di un tono corposo.
2. Quando l'altra e-mail è davvero lunga
Immagina questo: scrivi un lungo messaggio toccando diversi punti delicati o complessi e qualcuno risponde "Fantastico!" Solo 30 secondi dopo aver premuto Invia. Probabilmente ti staresti chiedendo se l'altra persona abbia effettivamente letto quello che hai scritto.
Ma quando i ruoli vengono invertiti, potresti dimenticare quella sensazione ed essere concentrato sulla gestione efficiente della posta in arrivo. Quindi, sfogli una lunga e-mail e poiché nulla ti salta addosso, scrivi di nuovo "Sembra buono!" E controlla dalla tua lista.
Ed è buono - fino a quando non ti rendi conto di aver accettato qualcosa che non avevi precedentemente discusso o di avere una domanda su uno dei punti.
Per evitare questo problema e fare un'impressione migliore, utilizzare una delle due seguenti strategie. Se conosci qualcuno che desidera una risposta urgente, prova il suggerimento sopra: conferma la ricezione e condividi quando potresti essere in grado di rivedere l'e-mail in modo più completo. Si legge così: “Grazie mille per avermelo inviato. Sono in riunione tutta la mattina, ma seguirò più approfonditamente più tardi oggi. ”
La strategia due è la migliore quando hai rivisto l'e-mail, funziona per te e il tuo obiettivo principale è dimostrare che, anche se rispondi rapidamente, l'hai letto davvero. In questo caso, menziona una cosa specifica: se sei fortemente d'accordo con il punto uno o apprezzi l'aggiornamento al punto quattro. E, a meno che tu non sia famoso per le tue abilità di lettura veloce, concedi comunque almeno alcuni minuti.
Sì, trattenere una risposta per fare un'impressione migliore sembra controintuitivo, perché la tempestività è una virtù. Ma, alla fine, è più facile per tutte le persone coinvolte se ti prendi il tempo di inviare una e-mail ponderata, piuttosto che una risposta rapida, una domanda quando in seguito leggi l'e-mail completa e un chiarimento una volta che ci hai pensato. Quindi, concediti una pausa e concediti il tempo di elaborarla, oh, e rileggi la tua risposta.
