Con così tante aziende che ora scelgono di condurre riunioni cruciali online, essere un partecipante attivo e prezioso alla riunione online è diventato un'importante competenza sul posto di lavoro. Gli incontri online creano una grande opportunità per lo scambio di idee tra dipendenti dispersi che potrebbero non riuscire a interagire di persona su base regolare, stabilendoli come membri preziosi del team e creando un cameratismo tra i dipendenti. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a saperne di più su come partecipare a un incontro online:
Sii puntuale
Se qualcosa ti impedisce di partecipare in tempo a una riunione online, informa l'organizzatore. Tieni presente che il software per riunioni online consente ai partecipanti di sapere chi sta effettuando l'accesso e quando. Ciò significa che non potrai partecipare all'incontro con mezz'ora di ritardo senza essere notato. Essere in ritardo per un incontro online è altrettanto irrispettoso come arrivare tardi in sala riunioni.
Fai una pausa in anticipo
Gli incontri online di solito non vanno avanti per ore, quindi non c'è nessuna pausa naturale per te per scusarti. Inoltre, gli incontri condotti su Internet tendono ad essere frenetici, e le persone potrebbero persino essere riluttanti o infastidite nel doversi fermare e aspettare fino a quando non si torna per continuare la discussione. Quindi prendi un bicchiere d'acqua o vai in bagno prima della riunione. Inoltre, non uscire di nascosto dall'incontro senza far sapere a nessuno; non sai mai quando qualcuno potrebbe farti una domanda. Se hai un'emergenza, informa l'organizzatore della riunione che devi uscire per alcuni minuti e gli farai sapere quando torni. Il modo migliore per farlo è attraverso la funzione di chat del tuo software di riunione online, in modo da non interrompere il presentatore.
Mantieni un contegno professionale
Mentre potresti partecipare al tuo meeting online dal comfort della tua scrivania o persino della tua casa, il tuo tono non dovrebbe essere meno formale che se fossi in una sala riunioni, circondato da colleghi e superiori. Ciò significa che dovresti tenere a bada eventuali commenti sui tuoi gatti o bambini, anche se si trovano nella stanza accanto. Questo dimostra che sei un professionista fidato, in grado di tenere separate le tue vite domestiche e lavorative, anche se condividono lo stesso tetto.
Non pianificare solo ascoltando
Solo perché l'incontro è online, non è una scusa per te lavorare su qualcos'altro solo ascoltando. Se sei stato invitato alla riunione, è perché il presentatore apprezza il tuo contributo. Anche se non c'è molta possibilità di partecipazione, dovresti comunque prendere attivamente appunti. L'incontro online su cui ti è capitato di lavorare su qualcos'altro potrebbe semplicemente avere qualcosa che ti dimostrerà importante. Se hai bisogno di terminare un lavoro lo stesso giorno della riunione, dichiari di non essere disponibile per partecipare alla riunione in quel giorno, o di organizzarti abbastanza in modo da non dover lavorare su di esso.
Rendilo un punto di partecipazione
Sia che si tratti di fare una domanda durante la sessione di domande e risposte, di condividere i risultati del proprio team o qualsiasi altra storia o idea appropriata, pianificare di avere voce in capitolo nella riunione. Ogni buon ospite chiederà il contributo durante l'incontro e non passerà tutto il tempo a parlare con il team. Prendi questo come un'opportunità per dimostrare che non sei solo presente ma anche prestando attenzione. Pronuncia il tuo nome prima di parlare, quindi i partecipanti sapranno chi li sta indirizzando. Tieni presente che dovresti parlare in modo sicuro e chiaro, come faresti durante un incontro faccia a faccia. Se la tua attività commerciale non è in un linguaggio informale, allora evita di utilizzarla anche se un ambiente online potrebbe sembrare più informale rispetto a quello faccia a faccia.
Pratica prima della riunione
Se ti è stato chiesto di condividere una diapositiva o di fare una presentazione durante la riunione, dovresti assicurarti che non solo sia fatto per gli standard richiesti dall'organizzatore, ma che tu abbia anche praticato la consegna dei tuoi materiali. Se questa è la tua prima riunione online che utilizza un determinato software, chiedi all'organizzatore della riunione se può fare una prova a secco con te, per assicurarti che tu stia usando il software. Se hai già familiarità con il software, quindi esercitati semplicemente sulla presentazione. Sapere cosa stai per dire ed evitare di leggere da una stecca durante la presentazione. Leggere alcuni fatti e cifre va bene, ma non vuoi sembrare come quegli operatori di telemarketing che ti chiamano a freddo. Assicurati che la tua presentazione scorra e venga consegnata senza intoppi.
Non parlare fuori turno
Se è il turno di qualcun altro, lascia che finiscano senza interruzioni. Attendi fino a quando non sono terminati, quindi commenta o fai domande. A meno che il presentatore non abbia specificato che è giusto che i partecipanti interrompano la presentazione, astenersi dal parlare quando è il turno di qualcun altro. Altrimenti, non solo la riunione sarà rimandata, ma potrebbe anche andare fuori tema. Tieni presente che coloro che partecipano a riunioni online non hanno l'opportunità di dare indicazioni visive a cui vorrebbero parlare, lasciando che il presentatore somministri ordinatamente un punto che vogliono fare prima di prendere il commento o la domanda. Quindi ogni interruzione sarà vocale, interrompendo il flusso naturale dell'incontro.
Seguendo i suggerimenti di cui sopra, puoi assicurarti di non essere considerato solo professionista ma di sapere come comportarti in una riunione online. Mentre Internet è visto da molti come un mezzo abbastanza informale, quando viene utilizzato sul posto di lavoro, richiede ancora le stesse cortesie che si avrebbero quando si confrontano i colleghi faccia a faccia.
