In un'epoca in cui i budget degli eventi vengono ridotti e l'accesso a Internet a banda larga è in aumento, i webinar stanno diventando sempre più popolari. I webinar sono seminari basati sul web, che di solito includono oltre 30 partecipanti e sono utilizzati per condurre presentazioni, workshop, conferenze e incontri su larga scala. Poiché i webinar sono tenuti online, consentono alle aziende di risparmiare denaro su viaggi, catering e luoghi, tutti costi generalmente associati ai seminari faccia a faccia. Tuttavia, a causa della loro ampia partecipazione, i webinar richiedono un'attenta pianificazione per avere successo. Questo è il motivo per cui coloro che pianificano di ospitare un webinar devono prendersi il loro tempo per assicurarsi di seguire correttamente tutti i passaggi necessari che garantiranno il successo del webinar.
Per aiutarti a organizzare il tuo webinar, abbiamo evidenziato i passaggi più importanti che devi seguire.
Scegli una data lontana in anticipo
La prima cosa che dovresti fare quando pianifichi un webinar o una serie di webinar, è di fare riferimento a un calendario di festività ed eventi con largo anticipo. Tieni presente che inviteresti diverse persone a pianificare intensamente, quindi dai loro abbastanza preavviso per trovare il tempo per il tuo webinar. Ad esempio, la settimana prima della pausa natalizia potrebbe essere estremamente impegnativa, dal momento che le persone stanno cercando di legare molti aspetti negativi prima di andare in vacanza. Considerando attentamente le date scelte, è possibile garantire la massima partecipazione.
Assicurati di avere il tempo giusto
Considerare le differenze di fuso orario; se ti trovi sulla costa occidentale, ma stai anche invitando i partecipanti dalla costa orientale (e viceversa), non programmare un webinar per quando i tuoi partecipanti saranno fuori dall'ufficio. Inoltre, non programmare il tuo webinar troppo vicino alla fine della giornata: questo è quando i partecipanti vorranno rilassarsi e vedere cosa devono ancora fare per arrivare a casa in tempo. Se inviti persone di altri paesi, scegli un orario che generalmente può funzionare per tutti i partecipanti (cosa rara) o pianifica di tenere il tuo webinar più volte per tenere conto di fusi orari diversi.
Scegli lo strumento Webinar
La maggior parte degli strumenti di riunione online ha opzioni di webinar, devi solo scegliere il piano che corrisponde al numero di partecipanti che ti aspetti di invitare. Metti alla prova i vari strumenti disponibili e scegli quello con le caratteristiche e le funzionalità più adatte a te. A seconda del tipo di webinar che presenterai, potresti dover cambiare facilmente tra gli altoparlanti o registrare il webinar per la pubblicazione online. Scopri tutte le funzionalità di diversi strumenti e sei sicuro di trovare il software perfetto per la tua occasione. Assicurati che, una volta scelto lo strumento, il tuo fornitore sia disposto ad addestrarti in modo da poter sfruttare al meglio il tuo webinar.
Pratica Esecuzione di un webinar
Come host, dovrai assicurarti che il webinar funzioni senza intoppi. Non ci sono scuse per non sapere come passare da un altoparlante all'altro, fare un sondaggio o registrare il webinar, per esempio. Invita alcuni colleghi a aiutarti a testare lo strumento più volte dopo l'allenamento con il fornitore. Inoltre, assicurati che tutti i tuoi relatori abbiano familiarità con lo strumento webinar.
Sviluppa un ordine del giorno e un invito
Prima di invitare il tuo pubblico, imposta attentamente il tuo webinar. Pensa a quanto durerà il tuo webinar e gli elementi principali di cui vuoi discutere nell'ordine in cui vorresti discuterli. Pianifica anche una sessione di domande e risposte, poiché probabilmente i tuoi partecipanti avranno alcune domande alla fine della presentazione. Quindi, delinea l'ordine del giorno nell'invito. Questo è il modo più semplice per i tuoi partecipanti di sapere se il tuo webinar sarà rilevante per loro. L'invito dovrebbe includere anche un link che consente ai partecipanti di connettersi al webinar, così come un numero di chiamata, nel caso in cui preferiscono ascoltare per telefono.
Invita il tuo pubblico
Pensa attentamente a ciò che desideri presentare e scegli di conseguenza il tuo pubblico. Assicurati di tenere traccia delle tue risposte, in modo da sapere chi parteciperà al tuo webinar. Seguendo da vicino il tuo elenco dei partecipanti, sarai in grado di pianificare il tuo seguito.
Organizza la tua presentazione
Tieni presente che le migliori presentazioni di riunioni online sono altamente visive e coinvolgenti. Se stai usando PowerPoint, ad esempio, non stipare diapositive solo con le parole. Includere le immagini che sono rilevanti per ciò che stai presentando. Puoi anche utilizzare video e persino giochi online, se necessario, per dare vita alla tua presentazione. Alcuni pianificatori di webinar inviano persino materiale agli uffici dei partecipanti prima della riunione. Impara a pensare in modo creativo e il tuo webinar prenderà vita.
Registra il tuo webinar
Rendendo disponibile una registrazione del tuo webinar, coloro che desiderano rivedere parte della discussione o coloro che non sono in grado di farlo, sono in grado di ascoltare ciò che è stato detto nel loro tempo. Se colleghi il tuo webinar a una campagna di marketing online, puoi utilizzare la registrazione in qualsiasi e-mail che invii, rinforzando il tuo messaggio.
Azione supplementare
Come per le riunioni online, il follow-up su un webinar è estremamente importante. Ricorda ai partecipanti ciò che è stato discusso e conduci un sondaggio per raccogliere le loro opinioni su come è andato il webinar. Se stai pianificando un altro webinar che potrebbe interessare il tuo pubblico, assicurati di far sapere loro quando possono aspettarsi un invito.
Rivedi il tuo feedback
Assicurati sempre di rivedere qualsiasi feedback che hai ricevuto sui tuoi webinar. È così che puoi migliorare i tuoi prossimi.Presta particolare attenzione al feedback relativo alla presentazione, in quanto costituisce il nucleo del webinar.
