Le opzioni di convalida dei dati di Excel includono la creazione di un elenco a discesa che limita i dati che possono essere immessi in una cella specifica a un elenco preimpostato di voci.
Quando un elenco a discesa viene aggiunto a una cella, accanto a esso viene visualizzata una freccia. Cliccando sulla freccia si aprirà la lista e ti permetterà di selezionare una delle voci dell'elenco per entrare nella cella.
I dati utilizzati nell'elenco possono essere localizzati:
- sullo stesso foglio di lavoro dell'elenco
- su un altro foglio di lavoro nella stessa cartella di lavoro
- in una cartella di lavoro diversa
Esercitazione: utilizzo dei dati memorizzati in una cartella di lavoro diversa
In questo tutorial, creeremo un elenco a discesa utilizzando un elenco di voci che si trovano in una cartella di lavoro diversa.
I vantaggi dell'utilizzo di un elenco di voci che si trovano in una cartella di lavoro diversa includono la centralizzazione dei dati dell'elenco se viene utilizzato da più utenti e la protezione dei dati da modifiche accidentali o intenzionali.
Nota: Quando i dati dell'elenco sono memorizzati in una cartella di lavoro separata, entrambe le cartelle di lavoro devono essere aperte affinché l'elenco funzioni.
Seguendo i passaggi degli argomenti del tutorial in basso, puoi creare, utilizzare e modificare l'elenco a discesa simile a quello visualizzato nell'immagine sopra.
Queste istruzioni tutorial, tuttavia, non includono i passaggi di formattazione per i fogli di lavoro.
Questo non interferirà con il completamento del tutorial. Il foglio di lavoro sarà diverso dall'esempio a pagina 1, ma l'elenco a discesa fornirà gli stessi risultati.
Argomenti tutorial
- Apertura di file e salvataggio dei dati dell'esercitazione
- Creazione di due intervalli denominati
- Apertura della finestra di dialogo di convalida dei dati
- Immissione dell'origine dati e completamento dell'elenco a discesa
- Modifica degli articoli dell'elenco
- Opzioni per proteggere l'elenco a discesa
Immissione dei dati dell'esercitazione
Apertura di due cartelle di lavoro di Excel
Come accennato, per questo tutorial i dati per l'elenco a discesa si troveranno in una cartella di lavoro diversa dall'elenco a discesa.
Per questo tutorial segui questi passaggi:
- Aprire due cartelle di lavoro Excel vuote
- Salva una cartella di lavoro con il nome Dati-source.xlsx - questa cartella di lavoro conterrà i dati per l'elenco a discesa
- Salva la seconda cartella di lavoro con il nome discesa-list.xlsx - questa cartella di lavoro conterrà l'elenco a discesa
- Lasciare entrambe le cartelle di lavoro aperte dopo aver salvato.
Immissione dei dati dell'esercitazione
- Immettere i dati di seguito nelle celle da A1 a A4 di Dati-source.xlsx cartella di lavoro come si vede nell'immagine sopra.
-
A1 - Pan di zenzero A2 - Limone A3 - Uva passa d'avena A4 - Stracciatella
- Salva la cartella di lavoro e la lascia aperta
- Immettere i dati di seguito nelle celle B1 di discesa-list.xlsx cartella di lavoro.
-
B1 - Tipo di cookie:
- Salva la cartella di lavoro e la lascia aperta
- L'elenco a discesa verrà aggiunto alla cella C1 di questa cartella di lavoro
Creazione di due intervalli denominati
Creazione di due intervalli denominati
Un intervallo denominato consente di fare riferimento a un intervallo specifico di celle in una cartella di lavoro di Excel.
Gli intervalli denominati hanno molti usi in Excel incluso il loro utilizzo nelle formule e durante la creazione di grafici.
In tutti i casi, viene utilizzato un intervallo denominato al posto di un intervallo di riferimenti di cella che indica la posizione dei dati in un foglio di lavoro.
Quando vengono utilizzati in un elenco a discesa situato in una cartella di lavoro diversa, è necessario utilizzare due intervalli con nome.
- Uno viene creato per gli elementi dell'elenco nella cartella di lavoro in cui si trovano i dati
- Un secondo viene creato nella cartella di lavoro in cui si trova l'elenco a discesa. Questo secondo intervallo denominato collega all'intervallo denominato nella prima cartella di lavoro
Passi tutorial
Il primo intervallo denominato
- Seleziona le celle A1 - A4 del Dati-source.xlsx cartella di lavoro per evidenziarli
- Fare clic sulla casella Nome situata sopra la colonna A
- Digitare "Cookie" (senza virgolette) nella casella Nome
- premi il ACCEDERE tasto sulla tastiera
- Celle da A1 a A4 del Dati-source.xlsx la cartella di lavoro ora ha il nome dell'intervallo Biscotti
- Salva la cartella di lavoro
Il secondo intervallo denominato
Questo secondo intervallo denominato non utilizza i riferimenti di cella dal discesa-list.xlsx cartella di lavoro.
Piuttosto, come accennato, sarà collegato al Biscotti nome dell'intervallo nel file Dati-source.xlsx cartella di lavoro.
Ciò è necessario perché Excel non accetta i riferimenti di cella da una cartella di lavoro diversa per un intervallo denominato. Tuttavia, eccetto un altro nome di intervallo.
La creazione del secondo intervallo denominato, quindi, non viene eseguita utilizzando il Casella del nome ma usando il Nome Manager opzione situata sul formule scheda del nastro.
- Fare clic sulla cella C1 nel discesa-list.xlsx cartella di lavoro
- Clicca su Formule> Nome Manager sul nastro per aprire il Nome Manager la finestra di dialogo
- Clicca sul Nuovo pulsante per aprire il Nuovo nome la finestra di dialogo
- Nel tipo di riga Nome: Dati
- Nel tipo Fa riferimento alla linea: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Fare clic su OK per completare l'intervallo denominato e tornare alla finestra di dialogo Gestione nomi
- Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Gestione nomi
- Salva la cartella di lavoro
Apertura della finestra di dialogo di convalida dei dati
Apertura della finestra di dialogo di convalida dei dati
Tutte le opzioni di convalida dei dati in Excel, inclusi gli elenchi a discesa, vengono impostate utilizzando la finestra di dialogo di convalida dei dati.
Oltre ad aggiungere elenchi a discesa a un foglio di lavoro, la convalida dei dati in Excel può essere utilizzata anche per controllare o limitare il tipo di dati che possono essere inseriti in celle specifiche in un foglio di lavoro.
Passi tutorial
- Fare clic sulla cella C1 del discesa-list.xlsx cartella di lavoro per renderla la cella attiva - questo è dove verrà individuato l'elenco a discesa
- Clicca sul Dati scheda del menu della barra multifunzione sopra il foglio di lavoro
- Clicca sul Convalida dei dati icona sulla barra multifunzione per aprire il menu a discesa
- Clicca sul Convalida dei dati opzione nel menu per aprire la finestra di dialogo Convalida dati
- Lasciare la finestra di dialogo aperta per il passaggio successivo nel tutorial
Utilizzo di un elenco per la convalida dei dati
Selezione di un elenco per la convalida dei dati
Come già detto, in Excel è disponibile una serie di opzioni per la convalida dei dati oltre a un elenco a discesa.
In questo passo sceglieremo il Elenco opzione come il tipo di convalida dei dati da utilizzare per la cella D1 del foglio di lavoro.
Passi tutorial
- Clicca su impostazioni scheda nella finestra di dialogo
- Fare clic sulla freccia giù alla fine del permettere linea per aprire il menu a discesa
- Clicca su Elenco scegliere un elenco a discesa per la convalida dei dati nella cella C1 e per attivare il fonte linea nella finestra di dialogo
Immissione dell'origine dati e completamento dell'elenco a discesa
Poiché l'origine dati per l'elenco a discesa si trova in una cartella di lavoro diversa, il secondo intervallo denominato creato in precedenza verrà inserito nel file fonte linea nella finestra di dialogo.
Passi tutorial
- Clicca sul fonte linea
- Digitare "= Dati" (senza virgolette) nella riga Origine
- Clic ok per completare l'elenco a discesa e chiudere il Convalida dei dati la finestra di dialogo
- Un piccolo Freccia in giù icona situata sul lato destro della cella C1
- Facendo clic sulla freccia verso il basso dovrebbe aprire l'elenco a discesa contenente i quattro nomi di cookie inseriti nelle celle da A1 a A4 del Dati-source.xlsx cartella di lavoro
- Cliccando su uno dei nomi dovrebbe inserire quel nome nella cella C1
Modifica dell'elenco a discesa
Modifica degli articoli dell'elenco
Per mantenere aggiornato l'elenco a discesa con le modifiche apportate ai nostri dati, potrebbe essere necessario modificare periodicamente le scelte nell'elenco.
Dal momento che abbiamo usato un intervallo denominato come origine per le nostre voci di elenco anziché i nomi di elenchi effettivi, cambiando i nomi dei cookie nell'intervallo denominato situato nelle celle da A1 a A4 del Dati-source.xlsx cartella di lavoro cambia immediatamente i nomi nell'elenco a discesa.
Se i dati vengono inseriti direttamente nella finestra di dialogo, apportare modifiche all'elenco comporta tornare nella finestra di dialogo e modificare la riga di origine.
In questo passaggio cambieremo Limone a biscotto al burro-scozzese nell'elenco a discesa modificando i dati nella cella A2 dell'intervallo denominato in Dati-source.xlsx cartella di lavoro.
Passi tutorial
- Fare clic sulla cella A2 nella Dati-source.xlsx cartella di lavoro (limone) per renderlo la cella attiva
- genere biscotto al burro-scozzese nella cella A2 e premere il tasto Invio sulla tastiera
- Fare clic sulla freccia giù per l'elenco a discesa nella cella C1 di discesa-list.xlsx cartella di lavoro per aprire la lista
- L'articolo 2 nell'elenco dovrebbe ora essere letto biscotto al burro-scozzese invece di Limone
Opzioni per proteggere l'elenco a discesa
Opzioni per proteggere l'elenco a discesa
Poiché i nostri dati si trovano su un foglio di lavoro diverso dall'elenco a discesa, le opzioni disponibili per proteggere i dati dell'elenco includono:
- Proteggi il foglio di lavoro che prevede il blocco delle celle da A1 a A4 sul foglio 2
- Richiedere una password per modificare la cartella di lavoro
- Avere la cartella di lavoro aperta come Sola lettura
