Un collega ti invia un'email chiedendo se sei disponibile per una riunione delle 14:30 e il tuo primo pensiero è: come uscirò da questo?
Non hai bloccato quella volta sul tuo calendario, perché tecnicamente non sei già impegnato in qualcos'altro. Tuttavia, hai un elenco di cose in programma per il pomeriggio, e no, non c'è un incontro a sorpresa.
Prima di concordare automaticamente (sebbene, a malincuore) perché non pensi di avere una scelta, tieni presente che è una cosa: mentre è vero che le persone giudicheranno qualcuno che rifiuta ogni incontro o indietreggia dopo aver concordato, non è quello che sta succedendo qui. Se il tuo compagno di squadra ti sta chiedendo di unirti all'ultimo minuto - e spieghi perché non riesci in modo pensieroso - è probabile che capirà.
In altre parole, è possibile dire di no a una riunione dell'ultimo minuto e sembrare ancora un giocatore di squadra. Ecco come:
1. Quando sei troppo occupato
Sì, ci sono momenti in cui le riunioni sono utili e aiuteranno la squadra a raggiungere i suoi obiettivi. Tuttavia, ci sono anche situazioni in cui altri progetti hanno la priorità e, poiché siamo stati tutti lì, la maggior parte delle persone lo capisce.
Caso in questione: ho appreso che potevo smettere di dare una risposta approfondita a un'e-mail condividendo che ero in scadenza - che era la verità! Le persone coinvolte potrebbero riferirsi e mi hanno dato un passaggio. (Mi hanno anche augurato buona fortuna per il mio altro progetto!)
Lo stesso approccio si applica quando desideri rifiutare una riunione in un giorno in cui sei sommerso. Non inventarti nessuna vecchia scusa. Siate onesti e dite: “Sfortunatamente, sto dedicando ogni momento che devo fare tra due giorni. Per favore, tienimi aggiornato se c'è qualche modo in cui posso essere di aiuto entro questa settimana. ”
2. Quando non pensi di aver bisogno di essere lì
Come un CC di cortesia, a volte i colleghi pensano che includerti anche quando non è del tutto necessario sia la cosa carina da fare, e non hanno idea che ti stia creando un lavoro extra.
L'approccio migliore qui è sia riconoscere il loro gesto sia affermare che non sarai offeso se l'incontro si svolge senza di te. Sembra così: “Grazie mille per avermi incluso. Dall'ordine del giorno, sembra che l'incontro si concentrerà sul prodotto, quindi non credo che sarò in grado di aggiungere qualcosa alla discussione. ”
Un altro vantaggio di questa risposta è che, se sbagli e l'organizzatore vuole che tu contribuisca, sarà in grado di correggerti e lo saprai in anticipo, così non verrai colto di sorpresa.
3. Quando stai cercando di partecipare a meno riunioni in generale
Le persone di successo evitano riunioni extra. Sapendo questo, potresti aver deciso di provare a limitare il numero a cui partecipi ogni settimana.
Ma come qualsiasi altro cambiamento che stai tentando di apportare, devi capire quali sono le persone intorno a te. Ad esempio, devi dire ai tuoi amici che preferiresti incontrarti per una passeggiata piuttosto che nachos e bevande all-you-can-eat perché il tuo nuovo obiettivo è quello di essere più sano.
Quindi, se chiami semplicemente le riunioni in un attimo e dici di no, il tuo collega potrebbe benissimo essere rimandato. (Chiaramente, pensa che sia importante, ecco perché lo ha chiamato in primo luogo.)
Concentrati sul tuo esperimento dicendo qualcosa del tipo: "Sto cercando di stabilire un limite di riunioni al giorno per aumentare la mia produttività".
Se si tratta di una riunione uno contro uno, ti preghiamo di chiedere se potresti riprogrammare per un periodo che funziona meglio per te. E dire che nel frattempo, sei felice di iniziare la conversazione via e-mail (rimarrai stupito da quanti problemi possono essere risolti in questo modo!). Se un gruppo numeroso è invitato, chiedi se per te andrebbe bene inviare in anticipo pensieri o commentare le note in seguito, a seconda di quale sarebbe più utile.
Se accetti sempre di soddisfare le richieste, all'inizio il calo potrebbe sembrare un po 'snervante. Quindi, pensa a ciò che stai realizzando. Non solo potrebbe salvarti da una perdita di tempo oggi, ma in futuro, potrebbe incoraggiare le persone a contattarti solo con inviti pertinenti.
