LinkedIn ha pubblicato un sondaggio l'anno scorso rivelando che le nostre liste di cose da fare professionali hanno un disperato bisogno di essere rinnovate. Si scopre che non siamo così bravi a "fare" le cose che ci diciamo che dobbiamo fare. In effetti, quasi il 90% dei professionisti ha ammesso di non essere in grado di svolgere tutte le attività nell'elenco delle cose da fare entro la fine di una giornata lavorativa media.
Quindi, se sei stanco di affrontare le stesse cose da fare stantio ogni giorno, è tempo di cambiarlo. Ecco cinque trucchi per aumentare la tua produttività e aiutarti davvero a farcela attraverso la tua lista.
1. Tenere un unico elenco di cose da fare per lavoro
Siamo onesti: se volevi avere una visione completa di tutto ciò che dovevi fare per lavoro in questo momento, è probabile che non riesci a trovare tutto in un unico elenco. Invece, hai alcuni post-it qui, una bozza salvata nella tua e-mail lì, stickies o file di testo sul tuo computer e forse un'app o due sul tuo telefono.
E mentre è generalmente buona pratica separare lavoro e gioco, avere un posto unico per i tuoi compiti legati al lavoro è un must. Quindi scegli il tuo metodo di scelta e inizia a consolidare. Può essere ovunque: un elenco scritto a mano all'interno del tuo fidato planner, un documento che conservi sul desktop o un'app sul telefono .
Assicurati, tuttavia, di poter aggiungere al tuo elenco da qualsiasi luogo, il che significa che se utilizzi un'app desktop, ti consigliamo di impostare un sistema per acquisire le cose da fare sostenute lontano dal tuo computer, come le assegnazioni che ricevi durante una riunione. Personalmente mi piace scriverli su foglietti adesivi e poi eliminarli o gettarli dopo averli trasferiti nell'elenco principale.
2. Seguire la regola 1-3-5
Ora che hai un elenco completo di tutto ciò che devi fare per lavoro, dovresti definire un elenco giornaliero di cose da fare. In un dato giorno, supponi che puoi realizzare solo una cosa grande, tre cose medie e cinque piccole cose. (Nota: se trascorri gran parte della giornata alle riunioni, potresti doverlo rivedere un po '.) Prima di lasciare il lavoro, prenditi qualche minuto per definire il tuo 1-3-5 per il giorno successivo, quindi sei pronto colpire il terreno correndo al mattino. Se la tua posizione è quella in cui ogni giorno porta molte attività inaspettate, prova a lasciare vuote una media e due piccole attività, in preparazione delle richieste dell'ultimo minuto del tuo capo.
Sì, so che può essere difficile restringere il tuo elenco di cose da fare a 1-3-5, ma è importante stabilire le priorità. Piaccia o no, hai solo così tante ore al giorno e otterrai solo un numero finito di cose. Forzarti a scegliere un elenco 1-3-5 significa che le cose che farai saranno le cose che sceglierai di fare, piuttosto che ciò che è appena successo.
Pianificare in anticipo in questo modo significa anche che sarai in grado di avere conversazioni più informate con il tuo manager quando lui o lei ti rilascia qualcosa di nuovo su di te che deve essere fatto immediatamente, così come gli strumenti per ri-dare priorità al tuo altro lavoro. Ad esempio, quando una presentazione a sorpresa cade in grembo, prova: "Certo, posso riceverti entro le 15:00, ma i rapporti Q1 non saranno pronti fino a domani, dato che avevo programmato di lavorarci su oggi ".
Dai un'occhiata alla nostra lista di cose da fare 1-3-5!
3. Completa un'attività significativa prima di pranzo (la tua meno preferita, se possibile)
Devo ammettere che questo è difficile per me, ma funziona. Prendi uno dei tuoi compiti grandi o medi e affrontalo per prima cosa al mattino, prima dell'email anche se puoi. Non c'è sensazione migliore di superare un compito difficile prima di pranzo. L'autore Brian Tracy chiama questo "mangiare la tua rana", adattato dalla famosa citazione di Mark Twain: "Mangia una rana viva per prima cosa al mattino e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata".
La mia co-fondatrice, Kathryn, spesso definisce le sue "rane" la sera per prepararsi al giorno successivo; con ciò, è pronta ad affrontarli al mattino e le impedisce di svolgere compiti meno piacevoli per molti giorni.
4. Usa il tuo calendario come un elenco di cose da fare
Se scopri che sopravvaluti sempre quanto puoi fare in un giorno, un approccio efficace è quello di mettere le cose da fare nel tuo calendario, proprio come una riunione. Piuttosto che delineare le cose da fare quotidianamente su un elenco, programmarli, lasciando abbastanza tempo ciascuno. L'invio delle informazioni di conferma W2 a HR potrebbe richiedere 15 minuti, mentre la preparazione della strategia Q1 per il tuo team potrebbe richiedere alcune ore. L'importante è essere realistici.
Quando provi questo approccio, assicurati anche di bloccare il tempo nel tuo calendario per aggiornarti su e-mail, brainstorming o altre attività importanti ma non consegnabili. Ad esempio, prova a bloccare un'ora al mattino e un'ora al pomeriggio per esaminare la tua casella di posta, quindi non perdere tempo nel tentativo di gestire le e-mail nel momento in cui arrivano, quando avevi davvero programmato di lavorare su qualcos'altro.
5. Ridurre le riunioni per aumentare i tempi di produzione
Infine, se scopri che non puoi davvero fare ciò che pensi che dovresti essere in grado di fare in un giorno, nonostante tutti i consigli di cui sopra, considera se potresti soffrire di un incontro-itis.
Come disse una volta l'economista John Kenneth Galbraith, "gli incontri sono indispensabili quando non si vuole fare nulla". In effetti, più sondaggi condotti sull'argomento hanno raggiunto conclusioni simili che da qualche parte tra un quarto e la metà del tempo trascorso nelle riunioni è uno spreco, per non dire che non puoi davvero fare le altre cose da fare mentre sei seduto giù a parlare con qualcun altro.
La soluzione: limitare le riunioni. Prima di pianificare una riunione, pensa se questo potrebbe essere risolto con un'e-mail o una telefonata o facendo un salto nell'ufficio di qualcuno per alcuni minuti. Se è necessaria una riunione, elencare gli argomenti principali dell'agenda per determinare i partecipanti necessari e il minor tempo che è possibile pianificare. E sì, è assolutamente OK pianificare una riunione di 20 minuti, non è necessario arrotondare a 30! Se devi tenere delle riunioni, prova a raggrupparle per lasciare grandi periodi ininterrotti durante la giornata per fare il vero lavoro.
Sì, riorganizzare e pianificare in anticipo sono entrambi investimenti anticipati, ma pensa solo a quanto sarai felice quando riceverai una lista di cose da fare per un'intera giornata. Quindi, organizzati, raccogli tutte le cose da fare in un unico posto, riduci al minimo le distrazioni e inizia a conquistare quell'elenco (di un giorno)!
