Molti di noi sono stati lì: hai otto milioni di cose da finire, ma nulla sembra mai essere fatto. Disegni un elenco di cose da fare dopo un elenco di cose da fare e ti senti come se stessi aggiungendo più elementi all'elenco di quelli che stai spuntando. Questo significa che sei terribile nella gestione dei tempi, o è qualcos'altro?
Ecco un fatto terrificante (ma stranamente confortante): un enorme 89% delle persone non termina regolarmente le proprie liste di cose da fare quotidianamente. Quindi, non preoccuparti, non sei solo!
Un altro motivo per non preoccuparsi: ci sono semplici strategie che puoi utilizzare per fare di più e rendere la tua lista di cose da fare molto più gestibile. Ecco una carrellata dei nostri migliori consigli sull'elenco delle cose da fare, perché è il momento di diventare uno di quegli 11% che effettivamente finisce ciò che si prefiggono di fare.
1. Prendi seriamente la regola 1-3-5
Nel corso della giornata, è facile lasciarsi coinvolgere da tutte le piccole cose che accadono. Certo, volevi davvero finire quel gigantesco rapporto del comitato che ti pesava da settimane, ma dovevi solo riempire la tua lista di cose da fare con altre 17 cose che richiedono la tua attenzione immediata.
O loro?
È qui che la regola 1-3-5 è utile: mappando una cosa grande, tre cose medie e cinque cose più piccole che vuoi fare quel giorno (e, sì, questo è generalmente il numero di attività che puoi ragionevolmente fare in un giorno), saprai immediatamente dove si trovano le tue priorità (e cosa può aspettare). E se la priorità è in effetti il tuo problema più grande quando si tratta di produttività, questo ti aiuterà a migliorare.
Se lavori in un lavoro in cui le cose si presentano davvero e devono essere affrontate al più presto, lascia uno dei tuoi medium e uno o due dei tuoi piccoli slot aperti ogni giorno per riempire con le più importanti esigenze immediate.
Per rendere questo ancora più semplice, abbiamo creato un foglio di calcolo molto semplice (e carino) per mappare i tuoi articoli 1-3-5, che puoi scaricare qui.
2. Utilizzare il metodo Eisenhower
Alex Honeysett fa una grande interruzione del metodo Eisenhower, ma l'essenza è che devi iniziare a capire due cose su ciascuna delle tue cose da fare: quanto è importante e quanto è urgente? La grande lezione qui è che ciò che è importante non è sempre urgente, e viceversa.
L'idea di stabilire le priorità delle attività può essere scoraggiante (soprattutto se non si sa dove dovrebbero trovarsi le priorità), quindi questo sistema crea una griglia molto semplice su cui basare l'elenco delle cose da fare. Cerca le cose che sono sia urgenti che importanti, e prima fai quelle. Non perdere tempo a preoccuparti di cose che sembrano solo urgenti e blocca blocchi di tempo specifici nel tuo programma per quelli che sono importanti ma che non devono essere fatti proprio in quel momento. E qualsiasi cosa tu determini non è urgente o importante? Fai tutto il possibile per toglierlo dal tuo elenco di cose da fare troppo pieno.
3. Impegnarsi in una sola app per l'elenco delle cose da fare
Una mia buona amica una volta si stava lamentando con me di come non fosse mai stata in grado di avvicinarsi a fare la sua lista di cose da fare, e una volta aperto il suo computer ho visto perché: aveva nove differenti produttività o lista di cose da fare app che vanno contemporaneamente sul suo desktop!
Molte persone commettono l'errore di pensare che il termine "più è bello" si applica alle app (in particolare a quelle di produttività), ma per la stragrande maggioranza delle persone non lo è. Trascorrerai metà della giornata a scherzare con tutto e non c'è modo di imparare i dettagli di ogni singola app.
Invece, prenditi un po 'di tempo per esaminare le opzioni dell'app per la produttività (ecco un buon elenco per iniziare) e scegline solo uno a cui impegnarti. Scaricalo, leggi le funzionalità e impegna un mese intero a utilizzare esclusivamente quell'app per le tue esigenze. Sarai scioccato da quanto più sarai in grado di fare quando non ti agiti con così tante cose diverse in ogni momento.
4. Siate specifici su ciò che ogni elemento della lista delle cose da fare suggerisce
Non dovresti dare la stessa quantità di peso al completamento di un rapporto che ti richiederà cinque ore per scrivere e inviare un'e-mail che richiede solo due minuti del tuo tempo. Invece, abbassa i passaggi che ogni elemento dell'elenco di cose da fare comporta fino a quando non prendono tutti lo stesso tempo e lo stesso sforzo (un esperto suggerisce che ogni compito non dovrebbe richiedere più di 10 minuti) e pensa a quelli come a loro da fare Elementi della lista.
Visualizzando effettivamente quanto lavoro richiederà tutto, è più facile pianificare di conseguenza il resto dell'elenco delle cose da fare e il programma giornaliero. Mentre dire semplicemente "scrivere un rapporto del comitato" può sembrare facile, tracciare i sei passaggi che ne derivano che ti consentiranno di bloccare la giusta quantità di tempo e spostare altre voci dell'elenco di cose da fare in una data successiva, se necessario .
5. Creare un elenco "Fatto"
Ho un amico che si attacca a un classico elenco di cose da fare con la carta e la penna, e uno dei motivi per cui le piace così tanto è perché adora l'aspetto di avere degli oggetti incrociati su un foglio di carta dopo una lunga giornata. C'è un senso di realizzazione lì che non esiste con molte app di elenchi di cose da fare.
La creazione di un elenco "Fatto" (altro qui) non solo ti dà lo stesso senso di successo quando sei in grado di guardare indietro a tutto ciò che hai fatto quel giorno, ma se dai un'occhiata all'elenco e ti rendi conto che davvero non ha realizzato nulla, è anche un ottimo campanello d'allarme che devi rifocalizzare e ripensare a ciò che stai trascorrendo la giornata.
Tieni presente quando provi un nuovo trucco di produttività che richiede tempo per adattarsi, quindi se le cose non sembrano funzionare dopo un giorno, non mollare. Dai un nuovo trucco alla lista delle cose da fare almeno un mese. Sarai una macchina per la produttività in pochissimo tempo!
