Se dovessi chiedermi di scegliere una cosa che mi piacerebbe per il mio successo professionale, cosa pensi che direi?
Una laurea in una prestigiosa università? Una fantastica rete di individui potenti e influenti? Un'etica del duro lavoro?
No. Sono le mie maniere telefoniche.
Sono serio. Poiché gran parte della nostra comunicazione in questi giorni è elettronica, spesso dimentichiamo l'importanza delle connessioni che facciamo al telefono. Ma la verità è che la tua voce sul ricevitore può fare un'impressione tanto grande su qualcuno quanto la tua presenza di persona.
Caso in questione: recentemente ho avuto un incontro con una donna per la prima volta di persona. Temevo l'incontro e mi preparavo per un'ora combattiva e difficile, perché dopo innumerevoli incontri telefonici, è quello che mi aveva insegnato ad aspettarmi. È così che vuoi che gli altri ti vedano? Non la pensavo così.
Quindi, ecco come potenziare le maniere del tuo telefono e renderle anche la tua arma segreta.
Rispondi sempre al secondo o al terzo squillo
Nessuno in realtà ha mai dovuto darmi questo consiglio: l'ho sviluppato come mia linea guida personale dopo aver osservato cosa mi fa impazzire quando provo a chiamare qualcuno.
Molte persone vedono il telefono come un male necessario sul lavoro, ricorrendo al suo uso solo in tempi di urgenza. Quindi provo a ricordare che se qualcuno mi sta chiamando, probabilmente hanno bisogno di qualcosa subito. Sollevare il telefono al più presto è un modo semplice per far sentire la persona che chiama come se stessi già prestando attenzione e può aiutare a iniziare la conversazione con una nota più positiva rispetto a se lasciassi indugiare per alcuni più squilli, o peggio, lascialo andare alla segreteria telefonica.
Inoltre, al giorno d'oggi tutti hanno un ID chiamante e lasciare che il telefono squilli troppo a lungo può dare l'impressione che si stiano schermando le chiamate. (Certo, stai controllando le tue chiamate, ma vuoi davvero che il tuo chiamante lo sappia?)
Comportati come sei contento che abbiano chiamato
Questo è difficile: la maggior parte delle tue chiamate probabilmente non provengono dai tuoi migliori amici. Ma se parli al chiamante come se fossi felice di sentire la sua voce, la metterà a suo agio e ammorbidirà il tono della discussione.
Certo, sii sincero. La persona con cui stai parlando conosce la sua relazione con te, quindi non ha senso fingere una connessione più forte di te, vedrà attraverso di te. Nella mia esperienza, l'iniziale "Ciao! Come stai? ”“ Oh, sto bene, e tu? ”Lo scambio è tutto ciò che è veramente necessario per far andare le cose educatamente e sinceramente.
Sii piacevole, ma breve
Uno degli stereotipi che sento spesso è che alle donne piace parlare molto al telefono. Ora per me, questo non potrebbe essere più lontano dalla verità, ma se è così per te, va bene. Basta non esercitarlo sul lavoro.
Cerca di mantenere il controllo della conversazione e non lasciare che le domande personali persistano oltre i primi 10-15 secondi - o “come stai?” Potrebbe trasformarsi in una lunga conversazione sul nuovo animale domestico del chiamante o sulle recenti avventure con un vasino allenamento il suo bambino. Dopo aver risposto, "Sto andando bene, grazie!" Mi avvio subito a "Quindi, con cosa posso aiutarti oggi?" Questo ricorda a tutti che si tratta di una chiamata di lavoro e riporta la conversazione in pista.
Infine, sii breve. Mantenere le chiamate per non più di 3-5 minuti dà l'impressione di sapere cosa stai facendo e di non perdere tempo a risolvere il problema. (Ricorda anche che, se non hai il tuo ufficio, la maggior parte delle tue conversazioni verrà ascoltata e talvolta ascoltata. Tienilo a mente quando sei tentato di fare chiacchiere.)
Offrire ulteriori informazioni e aiuto
Termino sempre le mie chiamate chiedendo se c'è qualcos'altro di cui il mio chiamante ha bisogno. In caso contrario, ricordo loro il mio indirizzo e-mail nel caso in cui desiderino dare seguito. Sembra semplice, ma assicurarti di essere percepito come attento e disponibile ti darà la reputazione di essere un collega reattivo, competente e affidabile.
Sebbene l'idea di buone maniere telefoniche possa sembrare un po 'vecchio stile "Emily Post", fidati di me, avere le tue abilità telefoniche raffinate pagherà. L'uso sapiente di quel telefono può aiutarti a trovare un nuovo cliente, a stabilire buoni rapporti con i colleghi negli uffici satellitari o persino a ispirare la tua gastronomia preferita per fare un regalo extra quando ordini il pranzo!
