I migliori capi hanno una politica a porte aperte - giusto? Ma cosa significa esattamente in pratica? Essere un buon manager significa che la tua squadra può entrare, sedersi e "scegliere il tuo cervello" ogni volta che vogliono?
Non sembra molto efficiente, e perché non lo è. La disponibilità richiede molto tempo ed energia, due delle risorse più preziose e limitate. È fondamentale riconoscere se ne valga la pena il costo / beneficio di dare così tanto ai tuoi dipendenti. È possibile che il tuo coinvolgimento eccessivo non li stia solo frustrando, ma ti impedisce anche di avere il tempo di pensare in modo creativo e di gestire i compiti al di fuori della supervisione degli altri.
Fortunatamente, ci sono quattro passaggi che puoi iniziare a implementare oggi per porre rimedio a questa situazione e riportare il tuo stile di gestione in pista:
Passaggio 1: azzerare il problema
È facile dire "il mio team ha bisogno di me" e coinvolgerti nel lavoro di tutti. È più difficile fare un passo indietro ed esaminare se ci si può permettere di arretrare un po '.
L'autocoscienza inizia con l'autodiagnosi. Per scoprire se sei troppo disponibile, poniti le seguenti domande:
- I tuoi dipendenti si disperdono quando entri nella stanza delle pause?
- Ti ritrovi a lavorare regolarmente fino a tardi e nei fine settimana per svolgere il tuo lavoro?
- Arrivi la mattina per trovare una fila di impiegati che ti aspettano alla tua porta?
Se hai risposto sì a una (o tutte) queste domande, sei troppo disponibile.
Passaggio 2: modifica le tue abitudini
Ora che sai che sia tu che i tuoi dipendenti potete beneficiare di un minor impegno, impostate i confini creando momenti in cui siete nel vostro ufficio con la porta chiusa. (Lavori in una configurazione aperta? Blocca il tempo sul calendario come DND per creare lo stesso effetto.)
Ma non si ferma qui. Oltre al tempo di programmazione per svolgere il tuo lavoro alla tua scrivania, dai ai tuoi dipendenti la stessa cortesia. È vero che vuoi rimanere in contatto con il tuo staff per massimizzare le opportunità di riconoscere il lavoro ben fatto, fornire feedback critici e identificare le aree problematiche, ma non devi essere in faccia 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Una soluzione rapida per questo è iniziare a programmare incontri one-to-one settimanali con ciascuno dei tuoi rapporti diretti. Spiega che questo è il momento di verificare eventuali problemi non urgenti e di porre domande, sia che si tratti di un progetto attuale o di un'iniziativa aziendale imminente. Durante questo periodo, assicurati di prestare alla persona la tua completa attenzione. Trascorrere da 15 a 30 minuti a discutere di lavoro ti spingerà molto più che a rispondere a domande una tantum durante il giorno mentre corri da una cosa all'altra.
Passaggio 3: rimanere sull'argomento
A proposito di attenzione, troppi manager che superano eccessivamente la loro disponibilità compensano non ascoltando abbastanza o con tutta la loro attenzione. (Se i loro dipendenti li cercano sempre, ogni volta che risponderanno alle e-mail?). Limitare queste conservazioni eccessive, chiarendo quali sono (e non sono) argomenti appropriati per il tuo team.
Ad esempio, una volta ho avuto un assistente esecutivo che ha preso l'abitudine di condividere con me diverse volte durante la giornata questioni profondamente personali e non legate al lavoro. Dopo alcuni giorni di questo comportamento, ho apportato due modifiche. Innanzitutto, ho organizzato quell'incontro individuale settimanale per ripassare i suoi progetti e le ho chiesto di mettere in piedi tutto ciò che riguardava il suo lavoro (che non stava premendo). In secondo luogo, le ho chiesto di raggruppare le sue preoccupazioni e di limitarle agli argomenti relativi all'ufficio in quegli incontri. Ha funzionato. Ha smesso di venire da me con problemi personali e abbiamo sviluppato un rapporto di lavoro più forte.
Ora, questo non vuol dire che non puoi mai scendere dall'argomento. Non sei un robot e nemmeno la tua squadra, e dovresti favorire relazioni con loro oltre la loro lista di cose da fare. Tuttavia, impostando chiari limiti nei tempi appropriati per parlare delle loro relazioni, delle loro vite per appuntamenti, delle loro code Netflix e dei loro piani per il fine settimana, puoi risparmiarti molte interruzioni. È semplice come dire dalle 9 a mezzogiorno, sto lavorando intensamente per rispettare le scadenze del progetto, quindi per favore contattaci solo se è davvero importante.
Step 4: fai piccoli passi per potenziare (e riqualificare) i tuoi dipendenti
Per quanto tempo sei stato responsabile, hai detto ai tuoi dipendenti che potevano fare pop in qualsiasi momento durante la giornata lavorativa e inviarti un'e-mail in qualsiasi momento durante le ore non lavorative. Hai ragione a pensare che non puoi semplicemente inviare un'e-mail che dice "D'ora in poi, per favore, vieni da me solo con domande urgenti e lasciami in pace per il resto del tempo."
Invece, incoraggia il cambiamento bit per bit. Quando la tua squadra viene da te con una domanda, invece di dare una risposta immediata, chiedi cosa farebbe. Se qualcuno viene da te nel tempo, inseriresti il calendario come "DND" e chiedigli se ha bisogno di assistenza immediata o può tornare più tardi.
Quando una conversazione ha preso una piega verso il personale, sii diretto sul tuo bisogno di rispettare una scadenza o affrontare un altro problema. Se vuoi continuare la conversazione, tuttavia, assicurati di impostare un orario per parlarne, preferibilmente in un ambiente non lavorativo, come ad esempio un caffè o a pranzo.
Le politiche a porte aperte e l'ascolto attivo sono eccellenti strategie di gestione. Tuttavia, anche le migliori pratiche portate all'estremo creano inefficienza e inefficacia. Da qualche parte nell'universo del boss esiste un equilibrio tra giusto coinvolgimento e eccessivo. Ma sapere che è OK e più produttivo trovare il tempo di chiudere la porta - letteralmente e figurativamente - è un ottimo inizio.
