Non c'è più niente da affrontare nella tua lista di cose da fare. Sfortunatamente, non è perché sei stato una superstar della produttività. È perché l'ultima cosa della tua lista è ferma: in attesa di approvazione, modifiche o indicazioni da parte del tuo manager.
I manager spesso lo fanno con le migliori intenzioni. Vogliono vedere, rivedere e approvare tutto ciò che esce dal dipartimento per assicurarsi che sia il migliore possibile. Ma mentre lo fanno, le e-mail si accumulano nelle loro caselle di posta e i dipendenti siedono in attesa delle approvazioni di cui hanno bisogno per proseguire con i loro progetti.
Come gestite un collo di bottiglia che impedisce la capacità di svolgere il lavoro? Ecco alcuni suggerimenti per affrontare un boss di micromanage.
Pianificalo
Conosci quell'amico che è in ritardo per tutto? È quella che dice "Sono quasi lì!" Quando non è ancora uscita dal suo vialetto. Potresti occuparti del suo perpetuo ritardo per un po ', ma quando sai che c'è un evento importante per cui deve assolutamente essere puntuale - come il tuo matrimonio - le dici che inizia un'ora prima di quanto non faccia realmente. E poi si presenta perfettamente in tempo.
Allo stesso modo, devi pianificare in anticipo quando sai che stai per incontrare un collo di bottiglia. Ciò potrebbe, ad esempio, significare ottenere il rapporto nella posta in arrivo del proprio responsabile una settimana prima di quanto si farebbe altrimenti, concedere un po 'di tempo extra affinché lui o lei lo riesaminino e lo approvino. Oppure, se stai scrivendo una newsletter aziendale, potresti ottenere le approvazioni del tuo manager su ciascuna delle idee della storia prima di iniziare effettivamente a scrivere, invece di lavorare per completare l'intera newsletter e quindi presentarla alla sua approvazione, forzando una scadenza serrata che probabilmente non sarà soddisfatto.
Ricorda, ricorda ancora
La cosa peggiore in assoluto che puoi fare è inviare una richiesta o un incarico al tuo capo via e-mail, quindi semplicemente attendere (e attendere e attendere) una risposta. Ciò sta praticamente implorando che il tuo compito venga colto nel collo di bottiglia.
Alla radice del problema, il tuo capo è probabilmente molto impegnato (e forse un po 'disorganizzato), e ciò significa che potrebbe aver bisogno di un paio di promemoria per assicurarsi che i compiti vengano svolti. Quindi, forse invii un'email al tuo capo lunedì pomeriggio con la tua richiesta o incarico per la revisione. Martedì, mentre passi davanti al suo ufficio durante il pranzo, ti fermi e dici: "Volevo solo ricordarti che ho bisogno della tua recensione e dell'approvazione sulla proposta di Smith entro la fine della giornata di mercoledì, è nella tua casella di posta ora". poi mercoledì mattina, fai di nuovo visita per chiedere: “Sarai in grado di farmi le tue modifiche e l'approvazione questo pomeriggio? Posso inviarti di nuovo se necessario. "
Lo so, sembra fastidioso. Ma francamente, il tuo capo probabilmente apprezzerà i promemoria e, se ti aiuta a ottenere ciò di cui hai bisogno, alla fine sta aiutando il tuo capo (e l'intero dipartimento) ad avere successo.
Chiedi di prendere l'iniziativa
Mentre è chiaro che il tuo manager preferisce rivedere e approvare tutto ciò che passa attraverso il dipartimento, se lo fai sentire più sicuro delle tue capacità, potrebbe essere disposto a consegnare le redini.
Ad esempio, recentemente ho avuto un manager a cui piaceva dare un'occhiata a tutto ciò che la mia squadra e io ho scritto, fino alle e-mail più banali, e stava rallentando significativamente i progressi di tutti. Alla fine ho colto l'occasione per mantenere la mia posizione su un piccolo incarico che sapevo di aver inchiodato: “Ehi Lisa, ci sono due inviti al webinar che sono previsti oggi. Ho esaminato la copia e c'erano pochissime modifiche. So che hai già molto sul tuo piatto; andrebbe bene se andassi avanti e li avessi spostati in avanti? "
Lei (in qualche modo con riluttanza) acconsentì, e alla fine fui in grado di cancellare quell'elemento dalla mia lista di cose da fare - e vide che andava bene. Dopo aver testato le acque, lentamente ho iniziato a sentirmi più sicuro di fare quelle chiamate per altri incarichi: “Non penso che questo abbia bisogno della tua recensione, quindi andrò avanti e lo finalizzerò. Va bene? ”E la maggior parte delle volte, lei era d'accordo. Certo, se stessimo scrivendo una comunicazione e-mail a livello aziendale per conto del team esecutivo, avremmo bisogno della sua approvazione. Ma se stavo apportando modifiche minori a un opuscolo di vendita esistente o un mazzo PowerPoint, ha accettato che non aveva bisogno di rivedere. E questo ha aperto il suo tempo e allentato il collo di bottiglia.
Avere una conversazione Frank
Ovviamente, il tuo capo potrebbe essere più un pignolo e la sua risposta al tuo tentativo di eludere il processo stabilito potrebbe essere: “No, ho ancora bisogno di rivederlo. Ci arriverò appena posso. "
In tal caso, è necessario affrontare il problema in modo più diretto. Durante la riunione individuale uno a uno regolarmente programmata (se non ne hai uno impostato, dovresti), sollevare il problema e come sta influenzando il team: “So che hai molti progetti e incarichi che ti stanno aspettando per la revisione. C'è un modo per rendere il processo più efficiente? C'è qualcosa che posso fare individualmente per renderti più semplice? ”
Ad esempio, forse preferisce che tu specifichi la scadenza nella riga dell'oggetto della tua e-mail, in modo da poter dare priorità alla sua casella di posta in base a ciò che è dovuto immediatamente. Oppure, forse il tuo capo preferirebbe che tu portassi un elenco di articoli in sospeso a una riunione di check-in settimanale e che tu possa rispondere a qualsiasi domanda e controllare immediatamente le approvazioni mentre procedi.
Ma anche se non riesci a determinare una soluzione immediata, avvisare direttamente il tuo capo lo aiuterà a rendersi conto che non è solo una questione di disorganizzazione o di una casella di posta traboccante: è un problema che influisce sulla produttività dell'intero team. E questa può essere la sveglia che il tuo capo ha bisogno per trovare una soluzione.
