Quando un dipendente si avvicina nervosamente al tuo ufficio con le mani sporche e la testa in giù, può significare solo alcune cose: ha solo "accidentalmente" dato a un cliente arrabbiato un pezzo della sua mente, ha erroneamente messo la copia finale del rapporto finanziario sul giornale shedder, o - ti sta dando il suo preavviso di due settimane.
Spero che non dovrai mai occuparti dell'intera faccenda della carta, ma come manager, prima o poi dovrai affrontare le dimissioni dei dipendenti. E se è stata una dipendente stellare che pensavi fosse in vita o entrambi l'hai visto arrivare, sta a te fare le prossime due settimane - e la transizione dopo - il più agevole possibile per te, per la tua squadra e per il tuo presto ex dipendente.
Misura la situazione
Nella mia esperienza, il modo in cui un dipendente si avvicina alle sue restanti due settimane può essere completamente imprevedibile. Ho avuto impiegati con le migliori prestazioni che hanno continuato il loro lavoro stellare fino all'ultimo venerdì 5 in punto, ma ho anche avuto impiegati in genere brillanti che diventano improduttivi e aspri, uno, in particolare, che ha annunciato apertamente la sua insoddisfazione lavorativa a i suoi collaboratori e palesemente mi hanno detto (il suo supervisore diretto!) che semplicemente "non gliene importava più".
Quindi, il tuo primo passo è prestare molta attenzione all'atteggiamento generale dell'impiegata quando si dimette. Esprime preoccupazione per aver concluso il suo lavoro rimanente? Oppure, come la mia dipendente trasformata in canaglia, le sue dimissioni improvvisamente la autorizzano a lamentarsi apertamente e ignorare il suo lavoro rimanente?
Misurare la sua reazione può aiutare in un paio di modi. In primo luogo, ti aiuterà a decidere come annunciare al meglio la sua partenza per il resto della squadra, se lo lasci a lei per dirlo ai suoi colleghi o se chiami una riunione di squadra rapida in modo da poter impostare il tono prima che lo faccia. Può anche condurre a una discussione su come la gestirà nelle prossime due settimane. Mentre è ovviamente la sua scelta discutere la sua insoddisfazione (o la sua eccitazione per il suo nuovo lavoro) nella sua vita privata, il posto di lavoro non è uno sbocco appropriato - e potrebbe essere necessario dirglielo.
Sviluppa un piano di transizione
Il prossimo passo è collaborare con il tuo dipendente per sviluppare un piano di transizione. La sua idea di ciò che deve essere completato prima che lasci l'azienda può essere diversa dalla tua, quindi è importante fare un elenco collaborativo di tutti i suoi doveri settimanali regolari, i progetti a cui sta attualmente lavorando e i clienti con cui mantiene i contatti diretti. Trascorri molto tempo in questo elenco, rendendolo il più completo possibile, poiché presto dovrai decidere chi può assumere quei progetti e responsabilità a breve termine. Dovresti anche decidere insieme come contattare in modo proattivo i clienti, i fornitori e i colleghi regolari dei dipendenti in modo che le loro e-mail e telefonate non rimangano improvvisamente senza risposta.
Il piano di transizione dovrebbe ridursi fino in fondo a tutti gli specifici fini liberi che devono essere legati prima che la torta di andare via venga tagliata venerdì pomeriggio (ad esempio, ottenere l'approvazione finale sul budget del mese scorso o finalizzare l'agenda per il mese prossimo riunione del dipartimento). Avere un elenco specifico e finito di cose da fare finali darà al dipendente un senso di scopo e struttura per le sue ultime due settimane e garantirà che la sua transizione sia il più agevole possibile.
Consiglio di farlo entro una settimana da quando ha dato la sua notifica, quindi di riconnettersi qualche giorno prima di partire per assicurarsi che sia sulla buona strada per finire tutto.
Assicurati di sapere cosa sa
Prima che la tua dipendente esca dalla porta, assicurati che non porti con sé le informazioni essenziali. Non intendo che dovresti controllare la sua borsa per le copie del rapporto finanziario dell'azienda, ma se è stata con la compagnia per molto tempo, ci sono buone probabilità che abbia sviluppato alcune abilità o conoscenze uniche che tu e il resto del team potete non essere a conoscenza di. E, a meno che tu non trasferisca tale conoscenza a un altro membro del team, andrà fuori dalla porta insieme a quel dipendente.
Circa un anno fa, uno dei miei impiegati lasciò la società all'improvviso. Dopo essere stata via per un paio di giorni, mi sono resa conto che era l'ultima dipendente dell'intero dipartimento con una conoscenza pratica di un vecchio programma software, uno per il quale non vendevamo più, ma per cui continuavamo a offrire supporto tecnico. Dato che lei era l'unica a saper lavorare quel software, eravamo in grossi guai.
Quindi, prendilo da me: è importante valutare le conoscenze del dipendente dimettente. Se scopri che sa qualcosa che deve essere condiviso con il team, siediti con lei e conduci un "trasferimento di conoscenze", ovvero chiedigli di spiegare a fondo (o meglio, documentare) quella conoscenza, così non rimarrai traballante quando parte tra un paio di settimane.
Valutare la necessità di una sostituzione
Dopo aver creato un piano di transizione e condotto un trasferimento di conoscenze, avrai una buona idea di cosa hanno fatto esattamente i tuoi dipendenti e di quanto lavoro resterà quando se ne sarà andata. Quindi, vorrai confrontare queste informazioni con le priorità, le attività e il carico di lavoro attuali del tuo team, in modo da poter determinare se e quando è necessario assumere un sostituto.
Ad esempio, potresti rendersi conto che il suo carico di lavoro è così scoraggiante da dover avere una temp in ASAP. In altri casi, potresti essere in grado di distribuire tutti i suoi progetti agli attuali membri del team per alcune settimane mentre aspetti di trovare il candidato giusto. Oppure, potresti capire che ora è un buon momento per ristrutturare la posizione e come si adatta alla tua squadra. Se sei stato in grado di fornire facilmente il lavoro rimanente del tuo dipendente ad altri membri del team, ad esempio, forse puoi rinunciare ad assumere un altro project manager e invece optare per assumere un addetto alle vendite che può iniziare a generare più lead.
In ogni caso, è una buona idea iniziare qualsiasi processo di assunzione prima o poi. Quindi, pochi giorni dopo aver dato le dimissioni, perfeziona la descrizione del lavoro, informa le risorse umane e preparati a esaminare alcuni curriculum.
Auguro bene al tuo dipendente
Alla fine, ricorda che il business della perdita di un dipendente è molto più che un semplice affare. Indipendentemente dalle circostanze, assicurati di partire entrambi in buoni rapporti. Augurale ogni bene nella sua nuova posizione, offriti di essere un riferimento in futuro e incoraggiala a rimanere in contatto. Anche se la sua esibizione non è stata la migliore durante quelle ultime due settimane, non c'è bisogno di bruciare quel ponte: non si sa mai quando si incrociano di nuovo in futuro.
Perdere un dipendente (soprattutto un ottimo lavoro) è difficile, ma come manager, prima o poi dovrai affrontarlo. Quindi, è meglio essere preparati con un piano d'azione e, naturalmente, una carta sincera e una torta d'addio possono sempre aiutare anche ad alleviare il dolore.
