Non so te, ma non c'è niente che amo di più di una buona lista di cose da fare, pulita e organizzata. Alcune cose facili da controllare al mattino, alcune attività più difficili ma soddisfacenti per il pomeriggio e una o due scatole bonus per i miei giorni più produttivi e vibranti con l'universo.
Sfortunatamente, non è mai così che appare la mia lista di cose da fare. I miei oggetti d'azione iniziano con "quello che devo fare oggi" e finiscono con "quello che devo fare della mia vita", e includono ogni piccolo passo che penso dovrei fare in mezzo. Ci sono cerchi, stelle, scarabocchi e una varietà di colori di evidenziatore. Riassumendo: è il caos.
Determinato a organizzare il rumore, ho cercato un mucchio di strumenti e risorse per dare alle mie cose da fare un po 'di pulizie pre-primavera. Il mio preferito? Il metodo Eisenhower.
Se stai cercando un modo migliore per gestire la tua lista di cose da fare, ecco come funziona questo semplice ma efficace strumento.
Che cos'è?
Il metodo Eisenhower è un semplice strumento per la gestione del tempo e la definizione delle priorità che ti fa porre due domande per ogni azione da svolgere: è urgente? È importante? Soprannominato il presidente Eisenhower, che si diceva avesse usato il metodo, lo strumento segue il processo di pensiero della sua famosa citazione, "Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante", e organizza le cose da fare in quattro distinti sezioni.
Come lo uso?
Per prima cosa, prendi la tua lista di cose da fare dall'aspetto folle.
Quindi, prendi un pezzo di carta bianco e disegna il seguente quadrante. (Ma lascia fuori il testo nel mezzo! È quello che devi compilare.)
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Quindi, prendi ogni oggetto elencato su quel caotico pezzo di carta e posizionalo in una delle quattro scatole. Dovrebbero essere etichettati "Urgenti e importanti", "Importanti ma non urgenti", "Urgenti ma non importanti" e "Non importanti o urgenti".
Cosa va dove?
Urgente e importante: hai una scadenza EOD? Questo va qui. Il tuo sito web si è appena bloccato? Sarebbe andato anche qui. Hai un bambino che piange? Questo andrebbe anche in questo riquadro (anche se decidere se scrivere o meno "trattare con il pianto del bambino" come da fare). Questa scatola è piena dei fuochi quotidiani che stai spegnendo. E a meno che tu non sia in PR in crisi, non vuoi troppo in questa scatola. Significa che stai spendendo più tempo per essere reattivo e meno tempo per essere proattivo.
Importante ma non urgente: in questa casella è necessario trascorrere la maggior parte del tempo. Dovrebbe includere obiettivi a breve e lungo termine, come il networking, la pianificazione aziendale e l'esercizio. Anche se stai etichettando queste attività come non urgenti, è meglio fissare un intervallo di tempo intorno a ciascuna in modo da assicurarti di averle completate.
Urgente ma non importante: si tratta di una telefonata nel mezzo di una riunione o di una casella di posta in arrivo piena di e-mail in attesa di risposte (nonostante non sia così importante per il tuo obiettivo finale). Sono le cose fastidiose che spuntano nel mezzo della giornata che non ti fanno andare avanti così tanto ma possono richiedere un sacco di tempo. Se stai scoprendo che buona parte delle tue attività rientrano qui, è tempo di creare sistemi per proteggerti meglio. Ad esempio, organizza un fuori sede per il pomeriggio in modo che la gente sappia che risponderai più tardi e di 'a tua madre di non chiamare mentre sei al lavoro.
Non importante o urgente: cosa stanno facendo nel tuo elenco di cose da fare? Seriamente, se ci sono delle attività in questa casella, trova un modo per sbarazzartene. Se non riesci a sbarazzartene, delegali. E se non riesci a delegarli, compilarli in gruppi di quattro o cinque (o 10) da spuntare durante un pomeriggio lento e nevoso.
E per tutti voi drogati di tecnologia che state accumulando liste di cose da fare sul vostro iPhone Note e chiedendovi come questo si tradurrà, non temete. C'è persino un'app Eisenhower.
Sei a conoscenza di altri utili strumenti di gestione del tempo o organizzazione che ti aiutano a superare la giornata? Parlaci di loro!
