Siamo stati tutti alla ricezione di quelle e-mail che ispirano letteralmente il fumo a iniziare a fluire dalle nostre orecchie.
Un minuto, sei totalmente calmo, freddo e raccolto. Ma quando la tua casella di posta suona? Quel messaggio apparentemente innocente ti spinge oltre il limite.
Prima che tu lo sappia, hai scatenato una risposta brutale e brusca che dice qualcosa del tipo: “Seriamente, Janet, quante volte devo dirti di scambiare il numero nell'angolo in alto del foglio di calcolo ?! Questo sta diventando RIDICOLO. "
Cringe, vero? In genere, sei abbastanza saggio da fare una pausa e raccogliere te stesso prima di rispondere. Ma oggi? Bene, Janet e la sua incompetenza sul foglio di calcolo hanno avuto la meglio su di te - e hai risposto prima di avere la possibilità di frenare la tua breve miccia.
Sai che la tua e-mail era scortese e forse un po 'più aggressiva della conversazione richiesta. Quindi, come puoi retrocedere da questa situazione, senza guadagnare una reputazione come collega che perderà la calma in un momento?
Bene, inizia rispondendo (il prima possibile!) Alla stessa email con un messaggio che assomiglia molto a questo.
Modello di email Come follow-up dopo l'invio di un'e-mail maleducata
Nel nostro esempio di quella fastidiosa Janet e della sua incapacità percepita di compilare correttamente quel foglio di calcolo di routine, ecco come sarebbe una e-mail di follow-up con i dettagli necessari compilati.
Un campione
Ecco una cosa importante da notare: mentre puoi e dovresti fornire una breve spiegazione del perché la tua risposta è stata scortese, mantienila abbastanza generica e resisti alla tentazione di scuotere un sacco di scuse.
Il destinatario del tuo messaggio eccessivamente arrabbiato probabilmente non si preoccuperà del fatto che quella mattina hai picchiato il dito del piede, hai una cattiva indigestione e la tua auto non si avvia sulla strada per il pranzo del tuo cliente - lui o lei vuole solo sapere che sei consapevole della tua insensibilità e sei disposto a rendere conto delle tue azioni.
Sfortunatamente, non c'è modo per te di riprenderti quella tua e-mail maleducata (sarebbe bello però, no?). Tuttavia, dare immediatamente seguito a un'e-mail di scusa dovrebbe aiutare a sistemare le cose e annullare parte di quei danni che hai causato con i tuoi tempi di risposta troppo rapidi.
