Sono un professionista nel raggiungere la casella di posta zero. Detto questo, non sono ancora in cima alla scala, quindi ricevo solo una manciata di e-mail all'ora.
Ma quando inizi a salire di livello, quel numero di notifica diventa sempre più grande. E, cosa più importante, anche il numero di altre responsabilità che ti assumi. Fondamentalmente, l'email si sposta in fondo all'elenco "cose che devi fare" perché è necessario.
Tuttavia, ciò non impedisce l'accumulo di messaggi. Mentre molte persone usano app e hack per gestire il flusso, il CEO Tom Patterson adotta un altro approccio. Secondo uno degli articoli più votati di LinkedIn dell'anno, ha risolto questo problema utilizzando un messaggio OOO mentre è in ufficio :
Abbastanza intelligente, vero? Come manager, questo gli ha permesso di concentrarsi sulle cose che contano incoraggiando al contempo la sua squadra a risolvere i propri problemi. Betty Liu, uno dei principali influencer di LinkedIn e autore dell'articolo, riassume perché questo approccio funzioni così bene:
"Questioni che sembravano urgenti si sono risolte senza che oltre 200 e-mail volassero attraverso un terreno" Rispondi a tutti ". Cose che erano davvero urgenti, garantivano telefonate. E se la gente di Tom sapeva che doveva essere interrotto solo per questioni davvero importanti, si sono presi la responsabilità di prendere le proprie decisioni. Niente di tutto ciò sarebbe accaduto se Tom fosse sempre disponibile via e-mail per prendersi cura di ogni piccolo dettaglio. "
Detto questo, probabilmente non sei un CEO, il che significa che questa tecnica potrebbe non funzionare per te e potrebbe persino infastidire alcune persone sopra e sotto di te. Ma ciò suggerisce che ci sono modi in cui puoi usare anche i messaggi OOO per aiutarti.
Quando stai per andare in vacanza, ad esempio, puoi impostare il tuo messaggio OOO un giorno prima per ridurre i inutili avanti e indietro. In alternativa, puoi creare una risposta automatica che si spegne ogni fine settimana per addestrare il tuo capo a inviare meno messaggi dopo l'orario di lavoro. Oppure, puoi usarlo un pomeriggio per il tuo team interno quando stai cercando di concludere un grande progetto e non avrai tempo per rispondere a questioni non urgenti.
Sembra così:
Passo questo pomeriggio a completare il rapporto trimestrale sui dati. Al fine di farlo in tempo (e farlo sembrare buono per tutti voi bravi gente), sto solo rispondendo alle e-mail urgenti tra le 13:00 e le 18:00 di oggi. Dopodiché, tornerò a tutti. Grazie per la comprensione!
Il mio punto? Non devi essere un CEO per assumere il controllo della tua casella di posta. Devi solo essere disposto a trovare un approccio che abbia senso per te (e la tua squadra).
