Vorrei iniziare ammettendo qualcosa di imbarazzante. Quando ho sentito due anni fa la menzione "magra" e "standup" tra il team senior della mia azienda, ho pensato che avremmo iniziato una nuova iniziativa per le risorse umane sulla salute e sulla postura dei dipendenti.
Mi sbagliavo molto. (I miei colleghi mi trolleranno all'infinito su questo quando vedranno questo articolo.)
Ciò che la mia azienda ha effettivamente implementato è stata una nuova routine di incontri quotidiani di 15 minuti chiamati "standup", in cui i membri del team forniscono brevi aggiornamenti sulle seguenti domande:
- Cos'hai completato ieri?
- Cosa c'è in corso per oggi?
- Qualcosa ti impedisce di completare qualcosa?
Ogni membro del team è in piedi durante questa riunione perché si ritiene che quella postura garantisca una migliore concentrazione rispetto alla seduta. In teoria, gli standup sono perfetti per la produttività perché riducono il grasso delle lunghe riunioni in cui nessuno presta attenzione e tutti sono attratti dal lavoro reale. E non sta solo dando rapporti sullo stato. I team identificano le priorità e le sfide all'inizio della giornata in modo che possano pianificare la rimozione di eventuali blocchi e assicurarsi che il percorso per il resto del lavoro della giornata sia chiaro.
Ha senso che le piccole aziende influenzate dal pensiero "Lean Startup" (tl; dr: fare di più con meno) sperimentino con standup. Quando sei piccolo e agile, semplicemente non hai tempo per un sacco di spese generali. Nella mia azienda, Bureau Blank, abbiamo sei team principali - strategia, design, web, servizi ai clienti, operazioni e sviluppo del business - e in qualsiasi momento stiamo lavorando a un massimo di 20 progetti per 10 o più clienti. Il nostro team ha anche solo 10 persone, quindi ogni tanto indossiamo più cappelli. Un'azienda come la nostra ha bisogno di qualcosa per mantenere tutti organizzati e informati.
Quando lavorano
Quindi funzionano? Ho visto che gli stand-up sono davvero utili quando …
Le scadenze si profilano
Hai mai sentito dire: "Quando fai un piano, Dio ride?" Bene, Dio deve ottenere un calcio dai project manager che cercano di controllare il tempo con stime e scadenze. Quando inevitabilmente arrivano quei momenti in cui due scadenze critiche si scontrano nello stesso giorno, gli stand-up sono utili perché i team guardano insieme il calendario mentre forniscono i loro aggiornamenti. Sei in grado di vedere le pietre miliari in arrivo prima che arrivino e puoi fare piani per adattare di conseguenza priorità o carichi di lavoro.
Ti piacciono le liste di cose da fare
Da quando abbiamo tenuto stand-up, abbiamo anche utilizzato sistemi di gestione dei progetti come Basecamp e JIRA. Questi sistemi consentono a tutti di vedere ogni casella (letteralmente) che deve essere controllata prima che un sito Web o un logo possano essere consegnati a un cliente. Durante le stand-up, i membri del team possono indicare rapidamente le attività su cui stanno lavorando e la riunione è finita in un attimo.
Vuoi saperne di più su ciò che fa un altro team
Uno dei vantaggi di essere in una piccola azienda è che le opportunità di apprendimento sono sempre presenti. Lo standup di ogni squadra è registrato nel nostro sistema di gestione dei progetti, quindi posso sempre vedere come i membri di un altro dipartimento stanno contribuendo a un progetto a cui sto lavorando.
Ecco uno scenario possibile: per lo sviluppo di siti Web, il mio team di strategia condurrà ricerche nel settore dei nostri clienti per cercare tendenze e noteremo, ad esempio, che un maggior numero di organizzazioni non profit sta abbracciando siti Web reattivi. Quando i nostri sviluppatori iniziano a costruire il sito, posso rivedere il loro standup per vedere i passi che stanno prendendo per visualizzare il sito su schermi di più dimensioni e chiedere loro di condividere informazioni con me. Questa è una vittoria perché ho imparato qualcosa di nuovo e ho mostrato interesse per i miei colleghi (che fanno molto per il morale individuale e dell'azienda).
Cosa fare attenzione
Gli stand-up possono anche rivelare sfide che dovrebbero stimolare l'azione di team e manager. Ecco cosa cercare:
Lavoro non distribuito uniformemente o realizzato
Gli standup riveleranno rapidamente quanto lavoro hanno tutti. Quando tutti segnalano a cosa stanno lavorando, a volte potresti avere membri del team con compiti che sembrano languire "in corso". Non farti prendere dal panico o saltare alle conclusioni che il tuo collega non sta gestendo bene il suo tempo. Ricorda che "occuparsi" non è l'obiettivo dello standup, lo è la comunicazione. Che tu sia il suo manager o collega, lavora con lui per comprendere la profondità del compito. Verifica se è troppo difficile da gestire per una sola persona o se puoi contribuire a suddividere l'attività in passaggi più piccoli.
Qualcuno sembra essere su una pagina diversa
Gli standup sono anche noti come "mischie", un termine che deriva dalla formazione di squadre di rugby che collegano insieme per ottenere il controllo della palla. Al lavoro, come negli sport, se un singolo membro della squadra non è allineato con gli obiettivi o non sta tirando il suo peso, il resto della squadra ne soffre. Se stai sperimentando standup, fai attenzione ai membri del team che sembrano non prestare attenzione quando gli altri parlano o fornire vaghi aggiornamenti su ciò su cui stanno lavorando. Potrebbe non essere che siano disimpegnati. Potrebbero non capire il contesto, gli obiettivi o le responsabilità di ciò su cui stanno lavorando. Trova il tempo per un incontro individuale per affrontare direttamente le sfide.
Non c'è abbastanza lavoro
Gli stand-up, come gli elenchi di cose da fare, sono creati per una gratificazione immediata. Quando stai completando le attività e stai facendo progressi nel tuo lavoro, è fantastico! Ma se non c'è abbastanza lavoro per la tua azienda o la tua squadra, lo standup può sentirsi come sollevare lo stesso leggero manubrio in palestra ogni giorno. Certo, stai mantenendo la routine, ma non stai diventando più forte. Per non parlare, sei annoiato a morte. Se il carico di lavoro del tuo team è leggero, lo standup può diventare un fastidio, facendo perdere interesse ai membri del team. Una volta che l'interesse per un membro del team è svanito, anche la produttività e l'impegno per l'azienda possono svanire.
Se subisci un lento periodo di lavoro, considera se mettere in pausa gli stand-up e aggiungere altri tipi di attività di team building nel mix.
Standup, come software o macchine, sono strumenti. Non risolvono i problemi da soli. Ma richiedono un'attenta distribuzione e una grande attenzione all'elemento umano per garantire che tu stia creando un ambiente aperto e vocale, in cui i team lavorano insieme per portare a termine il lavoro.
