Sai come va. Inizi il messaggio di posta elettronica al tuo capo, collega, cliente o direttore delle risorse umane con un saluto adeguato. Incroci i tuoi Ts e punteggi la tua Is e concludi il messaggio con una firma formale come "Best" o "Sinceramente".
Il destinatario dell'e-mail risponde con la stessa formalità, rivolgendosi a un messaggio di saluto standard e quindi scrivendo un paio di paragrafi grammaticalmente validi prima di avvolgere la nota con una firma simile; forse è "Saluti", o più casual, "Saluti".
Dal momento che quel messaggio richiede una tua risposta, continui a giocare con quello che pensi sia il modo professionale - scrivendo il saluto completo (di nuovo), componendo il corpo del messaggio e poi concludendo con "Tutto il meglio". Continui a farlo anche dopo diversi avanti e indietro, anche se alla fine sembra totalmente inutile e anche un po 'imbarazzante.
A meno che tu non lavori in un ufficio aziendale super rigido, dove anche i punti esclamativi sono disapprovati, devi riuscire a rinunciare al discorso formale, in particolare se comunicare con il tuo capo o colleghi durante la giornata lavorativa è un evento frequente.
Non appena è naturale raschiare "Ciao", convenevoli e ridondanti "Grazie", addii, fallo. E per aiutarti a sentirti davvero bene nel farlo (e non come un mostro di etichetta), ho escogitato alcune linee guida.
1. Sentiti libero di seguire l'esempio
Mentre può essere allettante formalizzare tutti gli scambi se è quello a cui sei abituato o perché è come ti è stato insegnato, molte volte, non è proprio necessario. Presta attenzione ai segnali del tuo posto di lavoro, o finirai solo per uscire. Se il tuo capo ti inoltra una e-mail con nient'altro che una nota su come dare un'occhiata per vedere se è di interesse, e rispondi con un messaggio formale, ti prometto che non stai vincendo punti brownie - stai solo intasando nella sua casella di posta e ignorando come la tua squadra gestisce la corrispondenza casuale. Oppure, se il tuo collega ha iniziato a comunicare con te in modo casuale (senza indirizzarti per nome o includendo una firma ufficiale), accettalo come segno per rispondere in natura.
2. Cambia (a seconda di chi stai parlando)
Non importa se il tuo ultimo capo ha chiarito che l'adozione di un tono informale era intollerabile; non lavori più per lei. Tuttavia, una parola di cautela, solo perché raggiungi un punto in cui lasci andare il "migliore" con il tuo manager non significa che dovresti abolire del tutto la parola dal tuo vocabolario. Se parli regolarmente con qualcuno che non hai mai incontrato e la tua relazione è più formale che no, non essere così veloce a firmare senza includere una chiusura adeguata, soprattutto se sei sulla barriera su come procedere. Errare sul lato della cautela sarà sempre un buon consiglio.
Sappi questo: cambiarlo non si applica solo a persone diverse. Anche se una corrispondenza con una persona inizia formalmente, ti viene permesso di saltare nella carne dell'argomento quando stai discutendo un elemento attraverso un lungo thread di e-mail, piuttosto che preoccuparti di saluti o approvazioni.
3. Valuta i tempi
Se vai in vacanza per una settimana e ritorni in ufficio con un elenco di domande per il tuo capo, con cui non hai parlato o visto da quando sei andato via, probabilmente è meglio iniziare quella prima e-mail con un piacere come “Buongiorno”, “Spero che tu stia bene” o, se il tuo manager era quello in vacanza, “Bentornato”, anche se tu e il tuo supervisore di solito saltate il saluto o le chiacchiere. La riduzione dei tempi è importante anche per gli scambi con clienti o fornitori esterni. Se sei in contatto una volta alla settimana o solo un paio di volte al mese, potrebbe essere opportuno iniziare il messaggio iniziale dopo che è trascorso un po 'di tempo con l'intro di go-to e la firma di chiusura appropriata.
Una touch-base mensile con un membro senior del tuo dipartimento potrebbe anche richiedere di inclinarti a scrivere in modo più prudente. Se quel messaggio iniziale si traduce in un significativo avanti e indietro per un paio di giorni, allora probabilmente va bene ridurre il fattore formale, specialmente se l'altra parte lo ha fatto.
Alla fine, devi determinare il tono e la struttura dei tuoi messaggi in uscita. Posso dirti una cosa però, personalmente non l'ho mai trovato problematico quando qualcuno con cui parlo regolarmente decide di abbandonare l'apertura e la chiusura standard; in effetti, trovo un po 'di sollievo che possiamo solo andare avanti dicendo ciò che siamo venuti online per dire. Accessorizzare un'e-mail è spesso appropriato solo fino a un certo punto, e il mio sospetto è che saprai quando eliminare la formalità.
