Sei mai uscito da una riunione pensando: "wow, non siamo arrivati da nessuna parte ?"
Riunire un gruppo può spesso essere il modo più efficiente per andare avanti su una decisione importante o un piano. Funziona solo se la riunione è impostata correttamente.
Quindi, quando tocca a te guidare, usa questi cinque passaggi per preparare la riunione al successo, prima ancora di varcare la soglia.
1. Invita le persone giuste
Nulla può de-railare una riunione come avere le persone sbagliate nella stanza. Se il tuo obiettivo è far prendere una decisione al gruppo entro la fine della riunione, assicurati che tutti coloro che hanno una posta in gioco o potere di veto su quella decisione siano al tavolo. Discutere di una nuova strategia di vendita per un prodotto? Probabilmente vorrai che ci siano i responsabili delle vendite e il product manager, altrimenti non verrà deciso nulla.
D'altra parte, avere troppe persone "extra" - o persone che sono significativamente più più anziane o più giovani di chiunque altro nella stanza - può buttare via la dinamica. Se non hai bisogno che il capo della PR intervenga su un cambio di produzione, non invitarlo. Se tutti sono intimiditi dal CFO, lasciala fuori da una riunione di brainstorming iniziale.
2. Pensa a fare i compiti
Vuoi che le persone inizino da una lavagna pulita o sarebbe utile che tutti entrassero nella riunione con alcune informazioni di base? Se stai presentando un piano su cui vuoi inserire, invialo la sera prima (non l'ora prima), quindi è probabile che almeno alcuni dei partecipanti avranno il tempo di esaminarlo e digerirlo.
E se vuoi che le persone portino idee all'incontro, diglielo.
3. Imposta un ordine del giorno
Se stai organizzando la riunione, devi impostare l'agenda. Se inizi la riunione dicendo: "Siamo qui per discutere della nostra strategia sui social media. Chi ha idee? ”- beh, stai chiedendo il caos.
Invece, distribuisci - o scrivi su una lavagna bianca o una lavagna a fogli mobili - gli argomenti su cui prevedi di discutere il gruppo, nell'ordine in cui vuoi affrontarli. Ad esempio, la tua agenda potrebbe essere:
Quando tutti conoscono il piano, è più probabile che rimangano in tema. Inoltre, l'agenda ti dà una struttura su cui ripiegare: se la discussione scende da argomenti o bancarelle, puoi ricordare a tutti nella stanza di cosa dovresti discutere.
4. Racconta alle persone gli obiettivi
Gli obiettivi non sono gli stessi di un'agenda. Un'agenda è ciò di cui parlerai. Gli obiettivi sono ciò che si desidera raggiungere o gli obiettivi per l'incontro: decisioni che devono essere prese al tavolo, i prossimi passi che devono essere concordati.
Ad esempio, gli obiettivi dell'incontro ipotetico sopra potrebbero essere:
5. Nessuna sorpresa: "pre-vendita" le tue grandi idee
Se stai presentando un grande piano o una raccomandazione, è sempre a tuo vantaggio sapere come reagiranno le persone nella stanza. Chi probabilmente ti supporterà? Chi potrebbe metterti alla prova e quali obiezioni potrebbero sollevare?
Prima della riunione, identifica le persone chiave la cui opinione è importante e condividi il tuo piano o la tua raccomandazione uno contro uno. Chiedi input. "Vendi" la tua idea prima del grande incontro. Prendi nota di tutte le preoccupazioni che sollevano e adatta il modo in cui presenti il tuo piano per affrontarle.
Il vicepresidente delle finanze pensa che il tuo piano di lancio costerà troppo? Assicurati di preparare una stima del budget e di scoprire il costo di altri lanci in modo da poter mettere in prospettiva il budget proposto. In questo modo, la conversazione non verrà annullata quando dice che il tuo piano "sembra costoso".
D'altra parte, se tutti adorano la componente social media del tuo piano, va benissimo. Non perdere 20 minuti a giustificare il motivo per cui i social media sono importanti, basta saltare nei dettagli del tuo piano reale o focalizzare l'attenzione del gruppo su altre aree in cui hai delle decisioni da prendere.
Se ti organizzi in anticipo, ottieni il gruppo giusto ed evita sorprese, ti preparerai per sfruttare al meglio il tempo del gruppo insieme. Inoltre, sei sicuro di impressionare tutti nella stanza con la tua preparazione e avere la possibilità di brillare come leader.
