Vorrei iniziare dicendo che, sì, ci sono troppe poche ore al giorno. La tua lista di cose da fare non è mai vuota, non torni a casa come desideri e non ti senti come se avessi realizzato tutto quello che volevi fare.
Dal momento che non posso magicamente concederti più tempo del giorno (anche se sono abbastanza sicuro che sarebbe il miglior super potere di sempre), lasciami condividere con te il segreto per fare di più nel tempo che hai: aggressivo a guardia del tuo programma.
Con questo, non intendo non tenere riunioni (anche se credo che meno siano migliori), intendo gestire l'equilibrio e la sequenza degli eventi della tua giornata per darti la massima produttività. Questa è una delle cose più potenti che puoi fare per te stesso: in effetti, sembra quasi di aggiungere più tempo alla tua giornata.
Ecco due semplici passaggi per iniziare:
Step 1: Immagina la tua settimana ideale
Per prima cosa, siediti e rispondi brevemente alle seguenti domande:
- Quali sono le tue ore di lavoro in un giorno e una settimana medi?
- Quali sono le riunioni permanenti o le cose che devono essere fatte a una certa data e ora?
- A che ora del giorno sei più produttivo? (ad esempio, fai molto la mattina, poi fai una pausa dopo pranzo?)
- Ci sono giorni della settimana che sono più o meno produttivi per te? (Caso del lunedì, qualcuno?)
- Diversi tipi di lavoro vengono realizzati meglio in giorni o orari diversi? (La mia co-fondatrice Kathryn scherza sul fatto che inviare e-mail di vendita venerdì pomeriggio è un buco nero, quindi fa diversi tipi di lavoro.)
Dopo aver risposto a queste domande, fai un passo indietro e vedi come il tuo programma, le riunioni, le attività quotidiane e i livelli di produttività si adatteranno tutti insieme in una settimana lavorativa perfetta.
Quindi, utilizzare un calendario vuoto per tracciare effettivamente tale programma. Includi i periodi di tempo migliori per un lavoro mirato (idealmente blocchi di tempo in cui ti senti molto produttivo), i blocchi che sono i migliori per le riunioni (al mio collega Adrian piace programmarli nel pomeriggio: la eccitano quando altrimenti essere sonnolento) e, ovviamente, blocchi per rispondere alla posta elettronica.
Step 2: Reverse Engineer Il tuo calendario (adattando gli altri al tuo programma)
Ora, le cose accadono e potresti non essere in grado di rispettare questo programma ogni settimana. Ma puoi e dovresti custodirlo come un drago (amichevole) che sputa fuoco - in particolare il tuo tempo per fare un lavoro mirato. Te lo dico, avere una manciata di blocchi ininterrotti in cui puoi davvero lavorare è prezioso per spremere più tempo della tua giornata.
Tratta quei periodi di lavoro come qualsiasi altra riunione del tuo calendario. Quando qualcuno ti chiede se sei libero allora, non lo sei (a meno che tu non possa riprogrammare quell'ora per più tardi nel giorno o nella settimana). Se le persone della tua azienda possono vedere il tuo tempo libero o prenotato sul tuo calendario, puoi anche mettere il tuo orario di lavoro su di esso per evitare di averlo preso da te.
Un altro ottimo modo per proteggere il tuo tempo è quello di assumere un ruolo guida nella pianificazione delle riunioni. Ora, non sto dicendo di prendere il posto di qualcun altro se non sei tu quello che di solito coordina la pianificazione, che richiederebbe più lavoro e che sicuramente non è una mossa nella giusta direzione!
Voglio dire, far sapere alle persone a che ora funzionano per te non appena umanamente possibile - e idealmente, prima che qualcun altro abbia buttato via un momento. Se ti piace tenere riunioni nel pomeriggio o in un giorno specifico, elimina "Sempre dopo le 15:00" o "Venerdì è aperto". In questo modo, le opzioni saranno ancorate nei tuoi suggerimenti, non nei momenti che desideri mantenere a te stesso.
Non sarai mai in grado di aggiungere tempo al giorno, ma puoi essere intelligente sulle ore che hai. E massimizzando i tuoi tempi produttivi (e i tuoi tempi non così produttivi, scoprirai rapidamente che puoi fare di più.
