Come persona che si preoccupa di offendere accidentalmente le persone, tendo a esagerare con le e-mail, specialmente quando fornisco feedback.
Uso eccessivi punti esclamativi, pongo le mie critiche costruttive sotto forma di domanda ("Penso che questo rapporto possa usare alcuni elementi visivi?"), E chiedo sempre se preferirebbero incontrarsi di persona per discutere ulteriormente.
A volte rileggerò i messaggi che ho inviato e rabbrividire: i punti esclamativi che mi sono sembrati così amichevoli quando ho scritto la mia risposta ora fanno sembrare che io sia malsano ossessionato dagli elementi visivi nelle presentazioni.
Mentre so di dover ridurre queste abitudini di tanto in tanto a volte, di recente ho letto qualcosa che mi ha fatto sorridere. Si scopre che tutto il mio calore e confusione in realtà mi sta dando un vantaggio.
Secondo un recente articolo su Quiet Revolution intitolato "7 modi per usare la comunicazione impotente", queste sono solo alcune delle tecniche di persone che sono più influenti e di successo sull'e-mail. Fondamentalmente, dice, le persone che si presentano più umili, altrimenti conosciute come "comunicatori impotenti", tendono a ispirare fiducia e costruire relazioni più forti.
E anche il contrario è vero: quando pronunci domande come ordini, usi solo punti e parli con troppa autorità nelle tue e-mail, hai meno probabilità di ottenere una buona risposta (o una risposta). Dice la fondatrice e autrice dell'articolo QR, Susan Cain:
Si riduce a questa intuizione: quando le persone pensano che tu stia cercando di influenzarli, mettono in guardia. Ma quando sentono che stai cercando di aiutarli, di orientarti verso la risposta giusta o di essere onesto sulle tue stesse imperfezioni, si aprono a te. Sentono quello che hai da dire.
Cosa significa questo? Che essere meno formale, meno fiducioso e più emotivo nelle tue e-mail non sia una cosa così negativa - in effetti, afferma Cain citando la ricerca dell'autore Adam Grant, "i comunicatori impotenti generano il 68% di entrate in più".
Ovviamente, sbirciare ogni e-mail che invii con emoji, maiuscole e punti interrogativi per esprimere correttamente i tuoi sentimenti ti farà probabilmente sembrare poco professionale, incerto e persino inappropriato in determinate situazioni. Ma altre volte, potrebbe fare la differenza.
Forse questo significa chiedere l'approvazione di qualcuno prima di lanciare un altro incarico a modo suo: funziona per te? Felice di discutere su come dividere il lavoro tra di noi! piuttosto che ho bisogno dei tuoi appunti entro venerdì.
Oppure, prenditi un momento per rendere umane le tue richieste - per esempio, dicendo Potresti tornare da me con i pensieri? piuttosto che avvisare.
Oppure, anche semplicemente firmando le tue e-mail con "Grazie!" O "Passa un magnifico weekend!" Piuttosto che il più formale "Il migliore".
Proprio come non parleresti di persona ai tuoi colleghi in modo estremamente abbottonato e formale, non vorrai imbatterti in messaggi di posta elettronica freddi. Perché se vuoi che le persone rispondano, devi dare loro una buona ragione per - e qualcuno che è amichevole e talvolta vulnerabile è in definitiva molto più propenso a guadagnare rispetto di qualcuno che non si apre affatto.
Vuoi sapere cos'altro infastidisce davvero i tuoi colleghi? Abbiamo raccolto tutti i suggerimenti per l'etichetta e-mail necessari per assicurarci che tutti leggano (e rispondano) effettivamente ai tuoi messaggi.
