I volontari ricevono molta attenzione per il loro buon lavoro in tutto il mondo, ma al fine di creare quell'esperienza ottimale di volontariato, molto accade dietro le quinte. Sia che tu sia un dipendente retribuito che ha il compito di gestire i volontari o un project manager per un'organizzazione sul campo, devi navigare tra personalità, abilità e aspettative diverse per svolgere il lavoro.
La gestione dei volontari non è molto diversa dalla gestione del personale in ufficio, tranne una grande differenza: i volontari non sono generalmente retribuiti e talvolta pagano anche per l'esperienza. E in molte situazioni, le aspettative sono alte e non ci sono sempre risultati chiari. Quindi, come garantire che i volontari traggano il massimo dalla loro esperienza e completino il lavoro? Ecco alcune strategie che ho usato per assicurarmi che manager e volontari abbiano una grande esperienza.
Sii realistico riguardo al tempismo
Il dibattito è ancora in corso sul periodo di tempo più efficiente e di maggiore impatto per i volontari per impegnarsi in un progetto. Alcuni sostengono che 3-6 settimane siano adeguate e altri sostengono che da 6 mesi a un anno sia il periodo di tempo migliore per garantire la crescita dei volontari e un impatto sul campo. Quindi, considera ciò che è meglio per la tua organizzazione e comunica qual è la quantità di tempo realistica per la tua organizzazione prima di coinvolgere i volontari.
Valutare seriamente i costi e i benefici dei volontari "porte girevoli" che sono solo per un giorno o due. A meno che tu non abbia davvero bisogno di manodopera o finanziamenti, o che possano davvero portare risorse alla tua organizzazione, lo stile di “volontariato” significa che la tua organizzazione spesso finisce per dare più di quanto dovrebbe adattarsi ai volontari. Non è sempre positivo per gli obiettivi a lungo termine di un'organizzazione e promuove sicuramente lo scetticismo nelle comunità locali.
Orienta a un nuovo ambiente
Quando arrivano i volontari, la prima cosa che dovresti fare è ospitare un orientamento, sia sulla tua organizzazione che sulla cultura in cui lavorerai. (Sareste sorpresi di quante persone arrivano senza una conoscenza di base nel paese.) Molte organizzazioni saltano questo passaggio, ma gli orientamenti sono fondamentali: servono come base per i volontari e li aiutano a comprendere le operazioni quotidiane, gli obiettivi del team e ciò che è atteso da loro.
Come parte di questo processo, può essere utile avere un colloquio di ingresso con ciascun volontario, valutando i loro livelli di abilità e come possono essere più efficaci. Questo è anche il momento di chiarire le vostre politiche come organizzazione e dettagli chiave, come la vostra politica sulla riservatezza e l'uso responsabile dei social media. (È utile che i volontari utilizzino i social media per aumentare la consapevolezza, ma è importante assicurarsi che le informazioni che i volontari divulgano online non mettano a rischio la tua organizzazione o le comunità locali.)
Un orientamento completo ti aiuta anche a creare una cultura di comunicazione aperta dal momento dell'arrivo, facendo sapere ai tuoi volontari che sei lì per ascoltare se hanno un problema o se hanno bisogno di chiarimenti. Per sostenere questa cultura, prova a organizzare incontri settimanali di volontariato per parlare delle aspettative e dei problemi, oppure usa il tempo a disposizione per fare un check-in sulla temperatura di dove si trovano tutti.
Gestisci le loro aspettative
Mentre lavoravo in Cambogia, ho gestito un gruppo di volontari che mi hanno detto a metà del nostro viaggio di ricerca, "Vogliamo costruire una biblioteca". Questa era una richiesta strana, poiché il villaggio chiedeva strumenti agricoli, non materiali di lettura. Era un suggerimento ben intenzionato, ma chi si sarebbe davvero preso cura di questa biblioteca quando saremmo andati via - e con un basso tasso di alfabetizzazione, chi avrebbe effettivamente letto i libri? Per non parlare del fatto che quello non era il nostro scopo sul campo, né la comunità voleva una biblioteca.
I volontari possono presentarsi con molte aspettative: che la tua organizzazione dovrebbe funzionare senza problemi, che dovrebbe funzionare come un'organizzazione occidentale o che dovrebbe fare qualcosa di più o di diverso. Per prevenire conflitti che possono derivare da queste aspettative, è necessario essere molto chiari su ciò che è possibile e ciò che non è possibile fornire, quali sono i propri obiettivi e quali non sono e a quali risorse si potrà e non si avrà accesso. Più i volontari comprendono sulla tua organizzazione, più a bordo saranno con i tuoi progetti e obiettivi.
Analogamente, è fondamentale gestire le aspettative dei volontari sull'esito del loro viaggio: stanno facendo qualcosa di eccezionale, ma non cambieranno il mondo dall'oggi al domani. A volte nuovi volontari vengono scoraggiati e frustrati quando non vedono un cambiamento immediato e possono essere pronti a incolpare l'organizzazione ospitante o il manager volontario. Impostando le aspettative in anticipo, puoi aiutarle a capire che questo lavoro richiede tempo e che fanno parte di un obiettivo o movimento molto più ampio, contribuendo con il loro tempo.
Creare un sistema di valutazione e responsabilità
Sebbene le posizioni di volontariato non siano retribuite, spesso rappresentano un trampolino di lancio verso altre attività non profit, quindi è importante assicurarsi che i volontari apprendano e crescano durante il processo. Allo stesso modo, anche se non gestisci dipendenti retribuiti, hai un lavoro da svolgere, quindi devi impostare un sistema per garantire che i volontari finiscano il progetto che si sono prefissati di fare.
Proprio come faresti in un ufficio, è necessario impostare obiettivi e scadenze target, tenere riunioni di follow-up e check-in a medio termine. Potresti anche prendere in considerazione la possibilità che i volontari firmino un codice di condotta o un documento che evidenzi il loro impegno (più simbolico che legale), in modo da poter ricordare loro cosa hanno deciso di fare al loro arrivo.
Se hai problemi con i volontari, parla direttamente con loro come faresti con un dipendente, e se non ci sono cambiamenti, parla con la loro organizzazione sponsor (di solito è una scuola o una società di collocamento). Se ciò non funziona e stanno sprecando il tuo tempo e le tue risorse, hanno infranto una politica o semplicemente non stanno tirando il loro peso, allora sì, puoi licenziarli. Questo è difficile per molti manager (perché l'intera idea del volontariato riguarda l'essere altruista), ma ci sono momenti in cui un volontario fa più male che bene, e non è di alcun beneficio per nessuno.
Sii onesto sul follow-up
Tra lacrime e abbracci, i volontari spesso dicono "Prometto di tornare, non ti dimenticherò mai", alla comunità locale e al personale. Ma per quanto commossi siano dall'esperienza, potrebbero non avere le risorse o il tempo di tornare quando tornano a casa. Va bene, ma incoraggiali a essere realistici su ciò che possono fare una volta tornati a casa, che si tratti di organizzare una piccola raccolta fondi, tenere alcuni discorsi per incoraggiare altri volontari, o niente del tutto. Può essere utile sviluppare un piano d'azione con una sequenza temporale prima che se ne vadano, in modo che entrambi sappiate cosa aspettarvi e potete seguirlo. Detto questo, puoi incoraggiare i volontari a rimanere coinvolti e connessi mantenendo un server di elenchi, un gruppo di Facebook o un feed di Twitter.
E come nota a margine, assicurati di essere onesto sul seguito che puoi fare per conto dei tuoi volontari. È fantastico essere un riferimento o scrivere lettere di raccomandazione per i tuoi volontari se puoi, ma se il tuo tempo non ti consente di consigliare tutti (o se non ti senti a tuo agio), sii onesto e faglielo sapere.
Offrire ai tuoi volontari una grande esperienza richiede molta pianificazione, follow-up e comunicazione. Sii pratico, preparato e onesto e sia la tua base di volontariato che l'organizzazione possono trarre beneficio dal fare del bene.
