Nella migliore delle ipotesi, l'e-mail è una delle forme di comunicazione più efficienti: può essere breve, dolce e inviata in viaggio per ottenere risposte alle tue domande o messaggi.
Detto questo, la tua casella di posta può causare più problemi di quanti ne risolva quando, al posto di una risposta senza fronzoli e ridotta, ricevi una risposta di una frase che essenzialmente non significa nulla. A differenza di una telefonata, in cui è possibile utilizzare il flusso e riflusso della conversazione per continuare a porre la stessa domanda in nuovi modi, può essere difficile premere per nuove informazioni tramite e-mail.
La buona notizia è che le e-mail criptiche di solito rientrano in una delle due categorie e esiste una strategia per rispondere a ciascun tipo. Continua a leggere per i criminali comuni e il miglior approccio per ognuno.
1. La risposta "Non ho letto l'e-mail"
Il primo tipo di email criptica è il tipo che ti fa chiedere perché ti sei preoccupato di scrivere, in primo luogo. Mandi via email al tuo capo che il tuo volo è a terra, e lui risponde che ti vedrà in ufficio "tra poche ore". Oppure, chiedi a un gruppo di elettori per gli indirizzi aggiornati e metà di loro ti inviano tutti le loro informazioni e l'altra metà ti invia solo i loro numeri di telefono.
Ugh. Quanto è difficile leggere un'e-mail?
In realtà, questo è il tuo punto di partenza. Come si suol dire, è più facile cambiare te stesso che cambiare gli altri. Quindi, la prima cosa che dovresti fare è rivedere le tue e-mail in modo obiettivo. Stai addestrando le persone a non leggerle seppellendo la domanda in un'e-mail di cinque paragrafi? Pensando all'esempio sopra, hai menzionato il tuo volo in ritardo alla fine del riepilogo di due pagine del tuo viaggio d'affari (che probabilmente il tuo capo stava pianificando di rivedere in seguito)? Prova le nostre linee guida per assicurarti che le tue e-mail vengano lette e che abbiano risposto.
Ma mentre scrivere e-mail più chiare va bene per la prossima volta, come dovresti rispondere al tuo non lettore in questo momento? L'approccio migliore è presentare le informazioni chiave come "nuove informazioni" (il che spiega il motivo per cui si sta rispondendo).
Nel caso degli esempi sopra, potresti provare, "Nuove informazioni dalla compagnia aerea: il volo probabilmente non decollerà fino al mattino. Sembra che passerò la serata a Chicago "o" Grazie per aver inviato il tuo numero di telefono; potresti anche inviare un indirizzo aggiornato quando ne hai la possibilità? ”Tienilo il più breve possibile (una o due righe, quindi non puoi perdere nulla), ribadendo educatamente ciò di cui hai bisogno.
2. La risposta "Questa non è una priorità per me"
Descrivi una situazione chiedendo a un collega senior se dovresti adottare l'approccio A o B, e la sua risposta è: "Buona fortuna". Oppure, chiedi a un nuovo contatto quando potrebbe essere un buon momento per connettersi e lei dice che le piacerebbe a - ma trascura di includere eventuali orari effettivi.
Suona familiare? Ho delle brutte notizie: la persona con cui ti stai avvicinando non è proprio quella di risponderti proprio ora.
Certo, c'è una differenza tra un'e-mail che ti respinge completamente e una che dà il momento in cui il tuo contatto potrebbe essere più disponibile, ad esempio "Mi piacerebbe incontrarmi per un caffè, ma sono invaso dal fine del mese ”si presta a un naturale follow-up del tornare indietro in poche settimane.
Ma la risposta sprezzante senza ulteriori informazioni, ad esempio "Quando posso vedere alcuni numeri?"; "Certo". - suggerisce di procurarti le informazioni di cui hai bisogno non è una priorità per il tuo lettore.
Se è sicuramente una priorità per te, è tempo di attirare la sua attenzione. Prova a rispondere con questa formula:
- Le informazioni che ti servono
- Una scadenza fissa
- Confermando attraverso una domanda.
Ad esempio: "So che hai alcuni eventi questo fine settimana, ma ho bisogno del preventivo di catering riveduto entro mercoledì - sarai in grado di fornirlo entro quel momento?" Oppure, "La mia riunione con i clienti è prevista per venerdì 10 mattina; è possibile fornire brevi note sulla mia presentazione prima di allora? ”Il targeting su ciò di cui hai bisogno focalizzerà il lettore; includendo una data specifica ("il prossimo martedì" invece di "nelle prossime due settimane") ti farà saltare l'elenco delle priorità; e terminando con una domanda significa che il destinatario deve riscriverti.
Può essere frustrante quando qualcuno si prende il tempo di rispondere, ma non fa lo sforzo di darti le informazioni di cui hai bisogno. Usa i suggerimenti sopra per capire il problema e rispondere in un modo che ti aiuterà a completare il lavoro.
