Ho imparato negli ultimi anni che se sviluppi la reputazione di essere d'aiuto, un numero sempre crescente di richieste ti verrà incontro.
Per me, le richieste di caffè per "scegliere il mio cervello", per le presentazioni alla mia rete, o per me per raccontare la storia della fondazione di The Muse (che è online se lo si fa su Google!) Sono le più comuni in questi giorni. Non sono affatto una celebrità, ovviamente, ma ho contato oltre 35 richieste di e-mail per il mio aiuto, consulenza o tempo solo nell'ultimo mese, non correlato alle mie operazioni commerciali quotidiane o ai programmi di tutoraggio che ho già tempo dedicato a.
Adoro essere utile quando posso, ma c'è un conflitto intrinseco tra dire di sì e dire di no. Dire di sì toglie tempo al mio team in crescita, che ha bisogno del mio tempo, presenza e supporto, nonché dai miei amici e dalla mia famiglia. In effetti, se avessi detto di sì a tutte le richieste il mese scorso (supponendo che ciascuna impiegasse 30 minuti), mi ci sarebbero volute più di 17 ore. È quasi un'ora ogni giorno lavorativo!
Dire di no, tuttavia, è sia un'opportunità mancata per aiutare qualcuno e costruire una relazione, sia il rischio di venire fuori come maleducati, anche se le tue ragioni sono pure. Oh, per non parlare, più difficile da fare. Ho optato per il bilanciamento dei due il più possibile, ma trovare il modo migliore per dire di no ha richiesto del tempo.
Che si tratti di quel pubblicista che continua a provare a lanciarti (dopo che hai detto di no, quattro volte) o quel giovane laureato che continua a chiedere di incontrarti per un caffè, tutti si occupano di domande da parte di persone che preferiscono non dire di sì a. Quindi cosa deve fare un professionista impegnato quando arriva un'email di richiesta che non vuoi prendere?
Ecco come l'ho gestito.
Situazione 1: vieni lanciato
Cominciamo con il più semplice. Se vieni segnalato da qualcuno a cui non sei interessato o in grado di aiutarti (che si tratti di pubblicista o fornitore di servizi), procedi come segue:
- Controlla se c'è un link per annullare l'iscrizione nella parte inferiore dell'e-mail. Se esiste, annulla l'iscrizione immediatamente.
- In caso contrario, ignora e archivia questa prima e-mail, a meno che non sia chiaramente scritta personalmente per te. Ho scoperto che il 99% di questi sono inviati in blocco e nessuno lo prenderà sul personale se non rispondi.
- Se la stessa persona segue (anche se è chiaramente scritta da un robot), invia una breve nota dicendo che non sei interessato. Penso a questa come un'opportunità per essere gentile e dare a venditori o pubblicisti le informazioni che non sono un buon vantaggio, in modo che possano trascorrere il loro tempo altrove (e anche smettere di mandarmi email). Questo è il modello e-mail che utilizzo:
Ciao,
Grazie per la vostra email. Non siamo sul mercato per nessuno al momento, ma ti farò sapere se questo cambia. Nel frattempo, potresti per favore togliere il mio indirizzo e-mail dalla tua lista?
Grazie in anticipo,
Indipendentemente da ciò, non concordare di ricevere una chiamata per "solo conoscere ciò che possiamo offrire" a meno che tu non sia effettivamente interessato. Questo non fa mai andare via nessuno, e di solito porta a un follow-up più persistente, dal momento che hai dimostrato di essere un lead più caldo.
Situazione 2: ricevi una e-mail fredda per tempo o consigli
Quindi hai ricevuto un'e-mail da una persona a caso, chiedendo tempo o consigli. Hai usato il tuo giudizio e, in base alla tua capacità e alla sua domanda, non sembra che tu abbia il tempo libero per dare una mano. In questi casi, ci sono due grandi opzioni:
- Se vuoi aiutare, ma non hai tempo, prova quella che chiamo la "puntata tattica". Invia un breve "Grazie per aver pensato a me: ho prenotato questo mese, ma se mi raggiungi, io mi piacerebbe poterti aiutare come posso. ”Molte persone non seguiranno mai affatto - o perché hanno dimenticato o perché non hanno più bisogno del tuo tempo e dei tuoi consigli - così puoi stare certo che le persone che seguono sono quelle chi ha più bisogno del tuo aiuto.
- Se non pensi che sarai in grado di aiutarti indipendentemente dalla sequenza temporale, comunicare perché non sei in grado di farlo in modo amichevole e chiaro e offrire la prossima migliore alternativa è l'approccio migliore. Non sei sicuro di come dirlo? Prova una versione modificata del modello di email killer di Alexandra Franzen per rifiutare una buona amica.
Situazione 3: ti viene chiesto di aiutare un amico di un amico
A volte, ci sono alcune circostanze speciali coinvolte: per esempio, quel giovane laureato che chiede tempo è il fratello di un ex collega. Sfortunatamente, il tuo contatto reciproco non ha verificato prima con te (come dovrebbe) prima di introdurre o divulgare le tue informazioni di contatto, quindi sei lasciato a decidere se puoi rifiutare questa persona e come farlo senza rovinare il relazione. Le tue opzioni:
- Se ritieni di doverlo fare, anche se non hai idea di come adattarlo al tuo intenso programma, suggerisci una chiamata di 15 minuti anziché incontrarti di persona. Trasformare un'ora del caffè in una chiamata veloce è più gestibile e costringe chi lo chiede a trascorrere saggiamente il tuo tempo. Puoi anche offrirti di rispondere a una o due domande urgenti via e-mail. (Le persone di solito capiscono se aggiungi il contesto che sei troppo pianificato in questo momento ma vuoi aiutare prima piuttosto che dopo.)
- Se non sei la persona giusta per aiutarti ma senti di dover fare qualcosa, considera se qualcun altro nella tua rete potrebbe essere disposto ad aiutare. Inoltra la richiesta al tuo contatto prima, chiedendo se lui o lei può risparmiare 15 minuti per una chiamata per aiutare qualcuno, dal momento che non hai l'esperienza giusta per farlo. Puoi quindi far sapere al richiedente che non sei la persona giusta per aiutare, ma che hai chiesto a qualcun altro se lui o lei si sarebbero sentiti a proprio agio nell'introdurre e ti daranno seguito se risponderai.
- Se l'introduzione è avvenuta tramite una conoscenza approssimativa e preferisci rifiutarla, prova la tattica sopra e dai al richiedente un po 'di tempo o un consiglio via e-mail se seguirà in futuro.
Potrebbe non essere facile, ma una volta che hai rifiutato delicatamente una richiesta che non è adatta, sei già un passo verso passare il tempo sulle cose che contano di più per te. E questo è qualcosa da celebrare.
