Cari negoziatori,
Comunicatore aziendale perplesso
Caro perplesso,
Sono passati 20 anni da quando gli uomini d'affari hanno iniziato a usare la posta elettronica e non abbiamo ancora trovato un modo per evitare la maggior parte dei problemi che causa.
Secondo il dottor Randi Gunther, uno psicologo clinico della California del sud, rischiamo di comunicare male l'uno con l'altro se non riusciamo a utilizzare una delle cinque modalità di comunicazione: parole, tono della voce, tocco, postura ed espressioni facciali.
Quando parliamo al telefono, adattiamo ciò che diciamo non solo in risposta alle parole pronunciate, ma anche al tono con cui vengono pronunciate quelle parole. Il nostro socio in affari è esigente e severo, insistente e direttiva, freddo o caldo, dubbioso o certo, casuale o formale? Regoliamo più o meno naturalmente il nostro tono per adattarlo a quello dell'altra persona o per abbassarlo se la sua temperatura sembra troppo alta per la risoluzione di problemi collaborativi.
Ma anche al telefono manca la piena espressione delle nostre idee. Quando parliamo al telefono, ci mancano il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, entrambi i quali possono trasmettere dubbi quando sottolineiamo la nostra certezza, resistenza quando rivendichiamo conformità o umorismo quando evitiamo i conflitti.
Aggiungete a questi deficit la nostra reciproca ignoranza del contesto in cui ciascuna parte sta comunicando, e avete quello che il professor Raymond A. Freidman della Graduate School of Management di Owen definisce una "conversazione profondamente asociale".
Questa è la brutta notizia.
La buona notizia è che le "sole parole" sono in grado di comunicare contesto e tono, nonché empatia, passione, curiosità e dubbio. Se così non fosse, non avremmo pianto quando i nostri genitori ci leggessero Bambi , non si sarebbero arrabbiati quando avremmo letto della pulizia etnica più recente e non avrebbero riso leggendo una rubrica umoristica nel nostro feed di Facebook. Ci vuole solo un po 'più di cura.
Ecco solo alcuni dei modi in cui possiamo aggiungere tono, consistenza, contesto ed emozione appropriati alle negoziazioni condotte via e-mail, con uno script di esempio che puoi adattare per adattarti alla tua situazione.
1. Imposta lo stage e porta la sensazione nella conversazione
3. Menziona i sentimenti che mancano di solito nelle comunicazioni aziendali
6. Non abbiate paura di menzionare il vostro dubbio
7. Chiudi sottolineando un alto grado di fiducia nella tua capacità di trovare una soluzione reciprocamente vantaggiosa
In breve, porta tutta la tua personalità, l'emozione temperata, il rispetto per il tuo partner di negoziazione e l'ottimismo sulla tua capacità di raggiungere un accordo il più possibile. Più imiti la conversazione della "vita reale" in un'e-mail, meno spazio ci saranno per sospetti e incomprensioni. Questa conversazione di esempio lascia molto spazio al tuo partner di contrattazione per chiedere chiarimenti, porre domande e dare ulteriori suggerimenti. Questo da solo dovrebbe evitare incomprensioni che portano all'impasse.
Non ho motivo di dubitare che tu sia, come dici tu, bravo nelle negoziazioni individuali e di persona. Inserisci nella tua e-mail le qualità che porti a quelle sessioni di contrattazione, siano esse simpatia, autorità, chiarezza, preoccupazione per il benessere del tuo partner di contrattazione, valori condivisi o abilità di risoluzione dei problemi di alto livello.
Buona fortuna con le tue sfide particolari, e non esitare a riscriverci per maggiori dettagli, una spiegazione migliore o una relazione sul successo delle nuove competenze che hai messo al lavoro nelle negoziazioni via e-mail.
Questo articolo fa parte della nostra serie Chiedi a un esperto, una colonna dedicata ad aiutarti ad affrontare le tue maggiori preoccupazioni di carriera. I nostri esperti sono entusiasti di rispondere a tutte le tue domande ardenti e puoi inviarne una inviandoci un'e-mail all'indirizzo editor (at) themuse (punto) com e utilizzando Chiedi a un esperto nella riga dell'oggetto.
