Immagina una mattina da telelavoratore: ti siedi sul divano con il tuo laptop, inizi a scorrere la tua lista di cose da fare, mentre scarichi Lucky Charms da una ciotola e guardi le repliche di Survivor . Avviso spoiler: non è così che funziona virtualmente, nemmeno vicino .
Tuttavia, i boss che hanno un'esperienza limitata con i team virtuali ( tosse , tu) potrebbero presumere che i dipendenti trascorrano le loro giornate lavorando a distanza. Se i tuoi dipendenti ti hanno chiesto la flessibilità di lavorare da casa, ma ti senti un po 'diffidente, sono qui per mostrarti come puoi realizzarlo.
1. Dai la priorità alla trasparenza
Quando si gestisce un team remoto, è importante che la propria organizzazione abbia un alto livello di trasparenza su progetti, attività e obiettivi individuali. Pertanto, diventa fondamentale utilizzare (o iniziare a utilizzare) i sistemi di gestione del progetto a cui è possibile accedere da qualsiasi posizione. Il sistema giusto dovrebbe inoltre consentire ai membri del team di vedere cosa stanno realizzando i loro collaboratori.
Questo tipo di sistemi di gestione consente ai supervisori di tenere traccia dei progressi dei loro team e di rendere i singoli dipendenti responsabili del proprio lavoro. Per non parlare: questa trasparenza rende i team virtuali più produttivi rispetto alle loro controparti interne, con un aumento fino al 43%.
La mia organizzazione utilizza Basecamp per gestire vari progetti perché consente un elevato livello di trasparenza all'interno e tra i diversi team. Mantiene inoltre i caricamenti di file in posizioni convenienti a cui è possibile accedere da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Allo stesso modo, la mia azienda incoraggia i dipendenti a utilizzare Google Apps per condividere le nostre linee di conferenza telefonica e gli orari delle sale riunioni, in modo da non prenotare più risorse condivise.
2. Integrare la comunicazione
A differenza dei dipendenti che lavorano fianco a fianco, i dipendenti virtuali potrebbero avere difficoltà a ricevere risposte tempestive a domande o ottenere chiarezza su una questione che potrebbero non comprendere appieno. Per risolvere questo problema, includere alcuni metodi di comunicazione preferiti con le configurazioni virtuali dei dipendenti.
Ad esempio, molte aziende adottano intranet sociali come MangoApps o app di messaggistica come HipChat per mantenere i dipendenti in ufficio e virtuali connessi tra loro durante la giornata lavorativa. Se qualcuno, in qualsiasi team, ha una domanda, può chattare rapidamente con un altro membro del team e ottenere una risposta.
Alcuni potrebbero temere che tali strumenti ostacolerebbero la produttività dell'azienda quando vengono utilizzati in modo improprio. Tuttavia, se hai già preso le misure necessarie per creare trasparenza, hai minimizzato la probabilità che le persone chiacchierino senza motivo: i dipendenti sono consapevoli che la loro efficienza (o la loro mancanza) verrà notata.
Inoltre, studi hanno dimostrato che molti dipendenti virtuali si sentono soli e trascurati come parte dell'azienda più grande. Le app di messaggistica e la comunicazione integrata possono aiutare il tuo team a sentirsi più connesso all'ufficio reale.
3. Pensa in anticipo
Certamente, lavorare praticamente non è privo di sfide. Ma per fortuna, ci sono già strategie collaudate per affrontare i problemi più comuni.
Una domanda ovvia è: che dire delle cattive connessioni Internet? Bene, anche questa domanda ha una risposta ovvia: solo i dipendenti con connessioni Internet stabili dovrebbero poter lavorare virtualmente. E nel caso in cui si verifichi un problema con la loro Internet di casa, dovrebbero sapere che l'aspettativa è che andranno a un hotspot Wi-Fi locale o torneranno in ufficio (supponendo che sia nelle vicinanze), piuttosto che incolpare difficoltà tecniche e prendendo il giorno libero.
Un'altra preoccupazione comune è la cattiva comunicazione. Ma questo problema è anche abbastanza facile da risolvere. Se qualcosa viene distorto tramite e-mail o chat, imposta una chiamata Skype o Google Hangout per spiegarlo in un formato "faccia a faccia". Anche una semplice telefonata può fare la differenza. E, se l'altra persona non riesce a visualizzare ciò che stai dicendo, prova Lightshot. Prende e condivide schermate, che possono essere di grande aiuto quando un dipendente sta cercando di fare un punto e tutti stanno guardando un altro computer.
Viviamo in un momento straordinario con molti lavori virtuali molto richiesti e richiesti. E con una crescita stimata del 22% per i lavori correlati nel settore delle tecnologie dell'informazione entro il 2020, questa tendenza non sembra andare presto da nessuna parte.
Quindi, se il tuo team ti sta spingendo a considerare di lasciarli lavorare da casa, cerca di tenere il passo con i tempi. Potrebbe solo aiutarti a mantenere la tua squadra soddisfatta e a bordo.
