Se consideri le riunioni come un male necessario per soffrire, potresti perdere l'ambiente ideale per mostrare le tue capacità di leadership.
Come spiega Luann Pendy, vicepresidente della qualità globale di Medtronic, "Le riunioni sono la tua più grande opportunità per essere visibili e mostrare alla tua organizzazione ciò che porti sul tavolo".
Pendy dovrebbe saperlo. Supervisiona le operazioni di qualità e ha il compito di garantire che i dispositivi medici per i pazienti di tutto il mondo siano della massima qualità e affidabilità. "Le riunioni sono il modo in cui il lavoro viene svolto", continua. Ma non è sempre quella che chiama i colpi. “Trascorro la maggior parte del mio tempo a partecipare alle riunioni piuttosto che a tenere riunioni. Il mio obiettivo è essere un buon partecipante alle riunioni perché i leader vogliono che io venga alle loro riunioni per aiutarli ”.
Vedete, per essere riconosciuto come leader emergente, dovrete fornire prove che siete in grado di fornire molto più di quanto la vostra descrizione del lavoro richieda. Come dice Pendy, "Puoi usare il tuo tempo nelle riunioni per mostrare la tua efficacia, la tua intelligenza e le tue capacità di leadership". È difficile mostrare quel potenziale quando sei seduto su una postazione di lavoro, a testa bassa, facendo il tuo lavoro.
Parlare e contribuire alle riunioni può essere la tua migliore opportunità per spostare la percezione degli altri su di te: da tattico a stratega, da responsabile di compiti a agente di cambiamento, da agente a leader. Con i tuoi compagni di squadra, i dirigenti e, occasionalmente, i leader senior chiave nella stanza, le riunioni sono una piattaforma su misura per te per modellare il modo in cui gli altri nella tua organizzazione ti percepiscono.
Per sfruttare questa opportunità, ecco quattro dei migliori consigli di Pendy su come condurre le riunioni, anche quando non sei il leader della riunione.
1. Conosci il tuo ruolo
Prima dell'incontro, studia l'agenda e comprendi il tuo ruolo nella conferenza. Pendy consiglia di prendere in considerazione diverse domande chiave, come: Perché sei stato invitato alla riunione? In che modo il leader vuole che tu partecipi? Qual è lo scopo della riunione? Cosa ci si aspetta da te?
Quindi, consegnare oltre quelle aspettative. "È molto importante assicurarsi di adempiere al ruolo che ci si aspetta da te", aggiunge.
Ad esempio, sei lì per dare un aggiornamento dello stato dalla tua parte dell'azienda? Non limitarti a dire "Le cose stanno andando bene" quando puoi portare fatti e dati per esprimere la tua opinione con maggiore autorità. Invece, dì "La soddisfazione del cliente è aumentata del 3% rispetto allo scorso mese" e fornisci la tua analisi del perché. O se stai entrando come esperto esterno (ad esempio, come specialista di marketing che partecipa a una riunione di ingegneria), prova a portare una prospettiva unica, come essere il campione dei clienti.
Se non conosci il tuo ruolo, chiedi. Per lo meno, guadagnerai punti per la cura.
2. Parla
Diversi anni fa, Pendy ricevette feedback sul fatto che fosse percepita come difficile da leggere e silenziosa durante le riunioni e, di conseguenza, le persone trovarono difficile lavorare con lei.
Questi commenti hanno aperto gli occhi a Pendy. "Andrei alle riunioni ed essere molto cortese e rispettoso", spiega Pendy. "Stavo ascoltando quello che tutti dicevano, elaborandolo e imparando", ha detto. In tal modo, tuttavia, alcuni colleghi hanno ritenuto che non fosse impegnata o interessata a quello che stava succedendo.
"Quindi sono cambiato", racconta. Ha iniziato a parlare e ha subito iniziato a ricevere feedback più positivi. "I dipendenti hanno detto: 'Grazie per avermi supportato.' I miei colleghi hanno detto: "Grazie per aver condiviso i tuoi pensieri e le tue idee". E il management ha detto: 'Grazie per la guida.' ”
Invece di aspettare il permesso o un invito a parlare, vieni preparato con l'aspettativa che tu possa contribuire. Brainstorming con almeno tre punti di discussione in anticipo e sfidare te stesso a sollevare ogni punto durante l'incontro. Diventa più difficile interrompere la conversazione man mano che la riunione procede, quindi parla presto per stabilire la tua "voce" nella stanza.
E se non hai suggerimenti che aggiungono valore alla conversazione? Parlare per sostenere il punto di vista di un collaboratore o porre una domanda ben ponderata può andare altrettanto lontano.
3. Trova i tutor delle riunioni
Pendy suggerisce di trovare un modello che guidi bene le riunioni. “Trova qualcuno all'interno della tua organizzazione che sia molto esperto con l'etichetta aziendale e abbia successo nel condurre e partecipare alle riunioni. Osservali per vedere come il loro comportamento contribuisce al loro successo ", offre. "Imparerai molto sulla cultura e l'etichetta della tua organizzazione."
Ad esempio, capire quante domande e commenti sono considerati appropriati e cosa è considerato sopra le righe. In alcune culture aziendali, le domande vengono ricevute meglio al di fuori dell'incontro e se stai lavorando contro quell'etichetta, ti sarà difficile riuscire.
Oppure, ad esempio, supponiamo che tu veda un modo più efficiente per strutturare una sequenza temporale del progetto. Aiuta a sapere se l'etichetta di riunione impone che la modifica sia fatta per consenso di gruppo in quel momento, o se probabilmente non dovresti occuparti del tempo di riunione per deliberare su un problema che potrebbe essere rapidamente risolto in una conversazione privata.
Prestando molta attenzione alle regole non scritte e non dette del rispetto dell'etichetta, puoi condurre efficacemente evitando passi falsi che potrebbero danneggiare la tua reputazione.
4. Sii presente
Se sei stato incluso nell'invito alla riunione, dovresti essere presente per contribuire. Una parte importante di ciò è sedersi al tavolo. "Spesso, vedo impiegati junior entrare in una stanza dove c'è un grande tavolo da conferenza e cercano di trovare la sedia nell'angolo lontano dal tavolo", ha detto Pendy. “Ciò non si rivela positivo, sicuro di sé, impegnato e entusiasta. Il modo per ottenere un posto al tavolo è presentarsi in tempo o presto, quindi c'è un posto aperto. "
Secondo Pendy, anche la tua postura è importante. "Metti i gomiti sul tavolo, qualcosa che tua madre ti ha insegnato a non fare mai a cena", raccomanda. Sorpreso? "Quando sei in una riunione di lavoro, se ti stai sporgendo in avanti e stai mettendo i gomiti sul tavolo, dice al gruppo che sei impegnato, interessato e hai qualcosa da contribuire."
TED Talk di Amy Cuddy, professore associato della Harvard Business School, ha raccolto oltre 16 milioni di punti di vista, diffondendo la posa del potere: la posizione di "Wonder Woman" che aumenta la fiducia in se stessi aumentando la percezione degli altri della propria autorità.
Secondo Cuddy, alzati in piedi per parlare se possibile, con i piedi comodamente divaricati, le spalle all'indietro, il mento sollevato e le braccia espansive, in modo che il tuo linguaggio del corpo aggiunga credibilità al tuo messaggio. Funziona anche da seduto; stare dritti a braccia aperte aumenta lo spazio che occupi, il che è una dimostrazione di potere.
Infine, non lasciare l'incontro senza offrirti volontario per guidare qualcosa o affrontare un oggetto d'azione. Ti garantirai un posto all'ordine del giorno nella prossima riunione.
