Probabilmente hai già un buon senso fin dalle prime settimane in un nuovo lavoro quali compiti e incarichi sono designati come urgenti. Sai qual è la massima priorità e come vengono gestite le scadenze. Forse hai progetti a lungo termine di cui tu e il tuo manager discutete su base settimanale.
Sei un professionista nel gestire la tua lista di cose da fare e sai cosa puoi lasciare per il giorno, la settimana o il trimestre successivo e cosa devi assolutamente completare prima di lasciare l'ufficio. Conosci anche il protocollo e-mail: non è necessario controllare la posta in arrivo durante il fine settimana. Ma devi rispondere ai clienti durante l'orario non lavorativo.
L'unica cosa di cui non sei sicuro è cosa succede se c'è un'emergenza di lavoro durante il fine settimana?
Ah, il buon vecchio lavoro d'emergenza. Che cosa vuol dire, anche? E cosa fai al riguardo se succede al di fuori degli orari di ufficio indicati? Manda un'email a un collega? Il tuo capo? CC qualcuno in un altro dipartimento che ritieni possa aiutare o che dovrebbe essere almeno al corrente?
Tutto quanto sopra, ovviamente, dipende dalla natura dell'emergenza e dal luogo di lavoro specifico. Proprio come conosci la tua lista di cose da fare avanti e indietro, dovresti anche avere un'idea di cosa può aspettare fino al mattino o al lunedì e cosa no.
In un precedente lavoro, per quanto odiassi svegliarmi sabato mattina e controllare la mia e-mail di lavoro, sapevo che non c'era modo di evitarlo. Il nostro team di copyedit ha lavorato fino a tardi venerdì sera e sapevo se ci fossero domande su uno qualsiasi dei miei pezzi, rispondendo loro prima cosa sabato era molto meglio che affrontare gli incendi di domenica. L'aspettativa in quell'organizzazione era che eravamo tutti in cima alla posta elettronica, indipendentemente dall'ora o dal giorno.
Se non ti è completamente chiaro come la tua azienda si aspetta che i problemi vengano risolti, usa il tuo miglior giudizio: è una questione che ti sta stressando? Hai scoperto un errore evidente nel rapporto che hai inviato ai clienti e lo rettificheresti prima che il fine settimana sia nel migliore interesse di tutti?
Una buona regola empirica è chiedersi quanto segue:
- Sono in gioco entrate?
- Questo rende la società un brutto aspetto esternamente?
- Questo problema peggiorerà più a lungo aspetto?
Se hai risposto sì a una di queste domande, rivolgiti al tuo collega o capo o a chiunque debba essere contattato.
Il mezzo migliore?
Per la maggior parte di noi, sarà e-mail. (A meno che tu non abbia validi motivi per credere che la tua organizzazione sia formata da persone che non danno almeno uno sguardo alla loro casella di posta fino a lunedì alle 9 di mattina.)
Se è una questione di cui ti preoccupi in particolare, considera una riga che include la parola "Puntuale", "Urgente", "Importante" o "Rispondi". Se sei sicuro al 100% di aver bisogno di input o istruzioni da qualcuno prima di poter procedere con la risoluzione dei problemi, quest'ultimo è particolarmente utile. Indica al destinatario che non può aspettare.
L'e-mail non è l'unico modo per andare però. A seconda della relazione con le parti che è necessario coinvolgere per gestire la situazione, è possibile scegliere di inviare SMS o chattare su un'app di gruppo.
Ancora una volta, c'è molto da dire per conoscere il mezzo che la tua festa preferisce, e questo è vero sia che tu sia in ufficio il martedì mattina o che esca con la famiglia la domenica pomeriggio.
Se sei attualmente nel mezzo di un'emergenza e leggi questo tipo, "Come diavolo lo saprei?", Risolvi prima il problema. Quindi trova il tempo nei prossimi giorni per porre al tuo capo alcune domande chiave:
- Come definiresti un'emergenza?
- Come preferisci che ti contatti?
- C'è qualcun altro che dovrei contattare?
Conoscere la risposta a queste domande ti aiuta a evitare il panico dell'ultimo minuto di "Cosa devo fare? Chi chiamo / email / testo / chat? ”E invece, vado avanti al gioco.
E sì, molto di questo è buon senso, che, in una vera catastrofe di lavoro, può essere difficile da recuperare. Quindi, l'importanza di conoscere il piano in anticipo e giocare dalla struttura che la tua squadra ha impostato. Se lo fai, è improbabile che ti imbatti in qualcosa che ti lascia agitato o impazzito.
