Leslie, direttrice esecutiva di una organizzazione no profit, voleva rifare la brochure per il programma dell'organizzazione per aiutare i giovani a rischio a rimanere a scuola e ha incaricato Emma, la responsabile dell'ufficio.
Emma ha trascorso ore ad aggiornare immagini, colori e caratteri. Era orgogliosa della sua reinvenzione più audace e luminosa, entusiasta di mostrarlo al suo capo.
Quando lo fece, tuttavia, c'era chiaramente un problema. “Oh”, osservò Leslie del nuovo opuscolo, “Sembra fantastico. Ma perché la copia è sempre la stessa? "
Stupita, Emma non riusciva a credere alle sue orecchie. Non aveva mai pensato di rivedere la copia. E Leslie non l'aveva mai suggerito. Come possono due persone che parlano di una cosa semplice avere interpretazioni così diverse?
Leslie ed Emma hanno vissuto il classico problema immortalato da George Bernard Shaw, "Il singolo più grande problema nella comunicazione è l'illusione che si sia verificato."
Ci saranno persone sul posto di lavoro che, come Leslie, non sono molto brave a farti conoscere le loro idee. E quando non lo fanno, può creare ostacoli. Può farti girare in un limbo di cattiva comunicazione. Tempo perso, rilavorazioni temute e incendi totali possono aumentare quando il collega o il capo non comunica ciò che desidera in modo efficiente o efficace.
Puoi desiderare tutto il giorno che queste persone comunichino in modo più chiaro. Ma quella probabilmente non dovrebbe essere la tua strategia preferita. Invece di desiderare, prova le tre tecniche seguenti per ottenere una comunicazione più chiara ed efficace dagli altri.
1. Quando stai assumendo un incarico
Emma pensava di sentire quello che voleva il suo capo. Dopotutto, erano nella stessa stanza a parlare tra loro. Ma in realtà, le istruzioni di Leslie di "ridisegnare la brochure" erano vaghe e incomplete.
Una grande strategia per rendere gli altri più concisi e specifici è quella di porre domande che forniscano chiarezza.
Ecco come sarebbe sembrato Emma: "Leslie, quando dici" ridisegna la brochure "puoi dire di più su di me cosa intendi e quali sono le tue aspettative?"
Emma avrebbe scoperto abbastanza rapidamente che lei e il suo capo avevano idee uniche sul prodotto finale. Quindi, avrebbe potuto approfondire ulteriormente con ulteriori domande, indagando su tutto, dalla grafica e la combinazione di colori alla scadenza per una prima bozza.
Le domande sono la tua arma segreta sul posto di lavoro. In caso di dubbi, chiedi agli altri di chiarire le loro aspettative. Chiedi finché non sei sicuro di aver capito. Rimarrai stupito da come semplifica quasi tutto.
2. Quando sei in riunione
Sei mai stato in una riunione che ha dato una cattiva fama alle riunioni? Ho visto manager che si muovono apparentemente senza uno scopo chiaro o il risultato desiderato. Inoltre, il leader sembra che stia elaborando i suoi pensieri ad alta voce, più che facilitando una conversazione di gruppo. Nessuno è sicuro di cosa prendere sul serio come idea e cosa ignorare. E tutti stanno pensando al mucchio di lavoro sui loro banchi. Dopo un po ', il team dimentica qual era il punto di parlare e lascia mentalmente i locali, rassegnato a controllare la posta elettronica sui loro telefoni.
Essere nel bel mezzo di una riunione fallita può essere un posto difficile per chiedere a un capo o un collega di essere più efficace nel suo discorso. Ma puoi, e non devi essere cattivo a riguardo. Basta interrompere quando c'è una pausa e chiedere chiarimenti.
“Bob, sto notando delle sopracciglia solcate nella stanza. Sembra che alcuni di noi non ti stiano seguendo su questo argomento. Puoi tornare indietro di qualche passo e rivedere i punti chiave di alto livello? Voglio essere sicuro che sappiamo di cosa hai bisogno da noi. "
È probabile che tu faccia cenno di assenso e altri che saltano dentro per esprimere confusione. Riceverai le informazioni di cui hai bisogno, così come i tuoi colleghi, che senza dubbio ti ringrazieranno più tardi per aver parlato.
3. Quando lavori su e-mail
La maggior parte delle comunicazioni sul posto di lavoro, non a caso, avviene tramite e-mail. Quindi, quando ricevi un tomo lungo, sconclusionato e sfocato da Angela, il tuo amico del progetto, vuoi piangere.
Ti ci vorranno 30 minuti solo per passare in rassegna i paragrafi, capire cosa sta dicendo, determinare se devi fare qualcosa, e poi capire come rispondere. Uno sguardo e ricordi perché odi aprire l'email di questa donna. Potresti sbattere la testa contro il muro frustrato.
Invece, esercitati a chiedere ciò di cui hai bisogno, in modo gentile e non conflittuale. Chiedi ad Angela se sarebbe aperta a riformattare le sue e-mail in modo da poter rispondere più rapidamente. E ricorda, se hai intenzione di chiedere a qualcuno di fare qualcosa di diverso, dille perché è buono anche per lei.
“Ciao Angela, noto che spesso le tue e-mail sono lunghe e dettagliate. È fantastico che tu fornisca così tante informazioni, ma quando guardo velocemente, non riesco sempre a decifrare esattamente ciò di cui hai bisogno da me e quando - e odio le scadenze mancanti o le istruzioni di interpretazione errata. Saresti in grado di mettere in primo piano il punto principale in modo che io possa risponderti più rapidamente o anche rendere il soggetto più dettagliato? Ad esempio, "Azione necessaria entro venerdì alle 9:00 | Il Progetto ACME "mi ricorderà di inserirlo immediatamente nel mio programma".
Probabilmente inizierai a ricevere immediatamente un'e-mail di qualità superiore da Angela e avrai fatto un favore al tuo collega aiutandola a comunicare in modo più professionale. Datti una pacca sulla spalla per quello.
Sarebbe bello se tutti comunicassero in un modo che non lasciava nulla all'immaginazione. La realtà è che comunichiamo in luoghi di lavoro complessi e rumorosi carichi di distrazione e stress. Quando avvengono conversazioni importanti, è buona norma aiutare le persone intorno a te a comunicare in modo conciso in modo da estrarre le informazioni di cui hai bisogno. Potrebbe essere un po 'scomodo quando provi per la prima volta, ma a lungo andare ti sentirai meglio e più a tuo agio nel farlo. Bonus, ti farà risparmiare ore di stress ed energia indiretta nel processo.
