Come trovare l'e-mail che stai cercando

Con l'aumentare del volume di e-mail che inviamo e riceviamo, con ciò si presenta un nuovo problema: trovare un messaggio specifico o un'informazione specifica all'interno del tuo vasto archivio.

Fortunatamente, con alcuni tasti premeditati e un po 'di know-how di ricerca avanzata, è possibile recuperare le informazioni necessarie dalla propria e-mail più facilmente che mai.

Trucco 1: Scrivi ora per trovare più tardi

Una delle cose n. 1 che faccio prima di inviare un'e-mail è leggere per la ricerca. Penso a cosa avrei cercato per trovare questa e-mail in seguito e quindi assicurarmi che quelle parole siano nell'e-mail.

Nella maggior parte dei casi, non cambio nulla, ma ogni tanto trovo di aver scritto "il partenariato di cui abbiamo discusso stamattina" invece di "il partenariato Mashable di cui abbiamo discusso stamattina" o "Appunti dall'incontro con Jack "invece di" Appunti dall'incontro con Jack Smith da Amazon ". Quando cerco questa discussione in futuro, so che cercherò" Mashable "o" Jack Smith Amazon ", e senza quelle soluzioni rapide, non lo farei ho trovato una cosa.

Trucco 2: utilizzare etichette e cartelle

Se sei un utente Gmail, puoi utilizzare le etichette o puoi scegliere di archiviare tutto in un unico oceano di e-mail. Trovo che il miglior motivo per considerare l'utilizzo delle etichette sia la ricerca.

Ad esempio: la mia co-fondatrice Kathryn e io inviamo un'e-mail relativamente frequente sulla città di Chicago. Alcune e-mail sono correlate alla nostra espansione delle vendite in città, e altre sono completamente indipendenti (come una conferenza in corso lì, o un candidato che ha sede lì). Essere in grado di cercare "Kathryn Chicago" all'interno dell'etichetta "Vendite" mi aiuterà a trovare quello che sto cercando molto più rapidamente rispetto alla ricerca di tutte le mie e-mail per quella stessa query.

La stessa cosa vale per le cartelle in altri client di posta elettronica come Outlook. Essere in grado di cercare all'interno di un insieme più limitato di e-mail semplifica la ricerca di ciò che stai cercando.

Trucco 3: Conosci i tuoi comandi di ricerca e-mail

Infine, conosci le tue opzioni di ricerca. La differenza tra la ricerca di e-mail che includono "Kathryn" in qualsiasi parte del corpo rispetto alle e-mail inviate da Kathryn, inviate a Kathryn o con "Kathryn" nella riga dell'oggetto è piuttosto significativa. Per Gmail, questi sono i principali comandi di ricerca per sapere:

Per cercare e-mail da o verso una persona specifica: a: XYZ e da: XYZ
Suggerimento professionale: per entrambi questi comandi, è possibile scegliere tra l'indirizzo e-mail, un nome o un cognome, ad esempio, da: [email protected], da: jane, da: smith. Se qualcuno ha più indirizzi e-mail, inserendo il proprio nome o cognome si otterranno risultati da tutti loro.
Per cercare un'e-mail con parole specifiche nella riga dell'oggetto: oggetto: XYZ
Suggerimento professionale: se vuoi cercare una frase, assicurati di metterla tra virgolette. Oggetto: i viaggi a New York cercheranno e-mail con “NYC” nella riga dell'oggetto e “viaggeranno” da qualche parte nel corpo - devi invece soggetto: “Viaggio a New York”.
Per cercare un'e-mail con un allegato: has: allegato.
Suggerimento professionale: è anche possibile cercare tipi di file specifici utilizzando il nome file: doc, il nome file: ppt e così via.
Per cercare un'e-mail con un'etichetta specifica: etichetta: XYZ
Suggerimento professionale: se fai clic su un'etichetta in Gmail, questa verrà già aggiunta alla barra di ricerca, quindi puoi utilizzarla come punto di partenza per la tua ricerca.
Per restringere la ricerca alle e-mail che vengono lette o non lette: is: unread o is: read