Amo l'estate. Certo, a volte può essere ridicolmente caldo, ed è difficile trovare abiti adatti al lavoro, ma se sei fortunato, è tempo di vacanze.
Negli ultimi anni, però, ho notato che le vacanze non sono più solo un'occasione per rilassarsi: hanno anche iniziato a diventare sinonimo di stress. Lo stress legato alle e-mail, per essere precisi: le persone sembrano sentirsi sopraffatte dall'idea di essere vincolate alla loro e-mail, di non avere abbastanza accesso ad essa o di tornare in una casella di posta che sta esplodendo.
Bene, prendilo da me: con un po 'di preparazione e alcuni confini chiari, sarai in grado di concentrarti sul relax in piscina con il tuo mojito - senza laptop - in pochissimo tempo.
Prima che tu vada
Proprio come fai il tuo letto, svuota il frigo e porta fuori la spazzatura prima di andare in vacanza, svuota la tua casella di posta prima di partire per tornare molto più facile. Quindi, poche settimane prima di partire per il viaggio, mettiti da parte qualche ora per fare un po 'di pulizie di primavera in arrivo per prepararti (pensalo come un'abbronzatura di base, tranne che migliore per te e infinitamente più facile da fare dal tuo divano).
Ti consigliamo inoltre di preparare il tuo team e i clienti 10-15 giorni prima di partire. Invia loro un'e-mail per ricordare loro le tue date di trasferta, fornendo punti di contatto secondari per le diverse aree di cui sei responsabile (ovvero, facendo loro sapere di non inviarti un'e-mail!) E chiedendo loro di trattenere qualcosa che non è urgente mentre tu sei via. Assicurati di richiedere che ti inviino qualsiasi lavoro o risposta prima della data di partenza 4-5 giorni prima del viaggio, in modo da avere il tempo di tornare da loro.
Consiglio anche di dire che non controllerai spesso la posta elettronica, ma di inserire "URGENTE" nella riga dell'oggetto se qualcosa non può davvero aspettare fino al tuo ritorno. Preparando il tuo team a chiedere ciò di cui hanno bisogno prima di partire e chiedendo loro di trattenerti per contattarti fino al tuo ritorno, ridurrai drasticamente il carico complessivo di email.
Infine, assicurati di installare un risponditore automatico via e-mail prima di decollare. Alcune persone vanno all'estremo e chiudono completamente la posta elettronica mentre sono assenti, ma non consiglierei di seguire questa strada a meno che tu e il tuo posto di lavoro non possiate supportarla. Un messaggio di distanza che dice "Sono fuori dall'ufficio e non controllo la posta elettronica fino al 15 agosto - ti preghiamo di contattare così e se hai bisogno di aiuto" è sufficiente.
Suggerimento professionale: aggiungi 1-2 giorni alla tua data di ritorno nell'auto-responder per guadagnare tempo prima di iniziare a bombardarti di nuovo con le email.
Mentre sei via
Ora, ecco dove la tua personalità è un grande fattore, quindi ho diviso il mio consiglio per i due estremi:
Per i Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
Se il pensiero di non controllare la tua e-mail per due settimane suscita sentimenti di terrore invece di gioia, potresti essere più simile a me, quindi passa alla sezione successiva. Se questo non suona affatto come te, ecco cosa ti consiglio: scambia un giorno in meno di ferie per una pausa completa dall'e-mail.
So che molti di voi odieranno l'idea, ma abbiate pazienza. O hai un lavoro in cui puoi recuperare una volta tornato, oppure no. Se sai di rientrare in quest'ultimo gruppo, tornare a casa di sabato e raggiungerlo tranquillamente la domenica prima di tornare al lavoro è stata una strategia di grande successo per molti dei miei amici non dipendenti da e-mail.
Per i tossicodipendenti e-mail onesti
Per i tossicodipendenti via e-mail (come me), consiglio di controllare la posta in arrivo ogni 1-2 giorni da uno smartphone e di concentrarsi sull'eliminazione delle cose . Queste due cose sono fondamentali:
1. Utilizzare uno smartphone: perché? È molto più difficile essere risucchiati nella tua casella di posta via telefono: non puoi davvero scrivere e-mail lunghe o cercare cose. Ma se viene fuori qualcosa di importante, lo vedrai.
2. Concentrati sull'eliminazione delle cose: è fondamentale resistere all'impulso di rispondere alle e-mail non urgenti, non importa quanto siano veloci e facili, perché segnalerà al destinatario che sei disponibile e rispondendo alle e-mail. Nel momento in cui le persone ricevono qualsiasi tipo di email da parte tua, pensano che tu sia disponibile e che tu sia brindisi.
Hai, tuttavia, il mio permesso di fare quanto segue: Rispondi alle e-mail contrassegnate come "URGENTE" (si spera che tu non ne abbia), elimina le e-mail che non ti servono o non vuoi leggere, e leggi e archivia le e-mail informative. (Le e-mail che vengono inviate a gruppi, in cui non sei specificamente richiamato, cadono nel bucket di lettura e archiviazione.) Ciò che rimarrà al tuo ritorno sono e-mail che richiedono attenzione e risposta, ma non sono così urgenti che tu Devo rispondere prima di tornare.
Durante la mia ultima settimana di vacanza, questa strategia mi ha permesso di avere 90 e-mail da gestire al mio ritorno (anziché i 380 che sono arrivati durante il mio viaggio). Mi ci sono voluti 15-30 minuti al giorno. Per me, ne vale la pena, e mi ha dato la tranquillità di cui avevo bisogno per rilassarmi veramente quando ero in vacanza.
Quando torni
Indipendentemente dal metodo che scegli mentre non ci sei, i tuoi primi giorni probabilmente richiederà ancora un po 'di recupero. Concediti due giorni lavorativi completi per iniziare a lavorare ed evitare scadenze o grandi riunioni durante quel periodo. Di solito mi blocco 2-3 ore al giorno per i primi due giorni indietro per gestire sia la posta in arrivo sia il recupero generale con la mia squadra. Assicurati di prendere un caffè con il tuo manager per chiedere eventuali cambiamenti nelle priorità o scadenze o nuovi progetti avviati. Se gestisci gli altri, organizza del tempo con loro per vedere come sono andate le cose mentre eri fuori.
Con un po 'di preparazione, un po' di autocoscienza e qualche intervallo di tempo al tuo ritorno, puoi assicurarti di ottenere il riposo e il relax di cui hai bisogno durante la tua prossima vacanza.
