Quando si tratta di e-mail, tendo ad essere piuttosto prolisso.
Vivo con un'intensa paura di diventare troppo diretto o freddo, e c'è qualcosa in tutte quelle parole extra, bontà e (imbarazzante) punti esclamativi che mi fanno sembrare un po 'più caldo e amichevole.
Ma ecco il punto: alla fine sto sprecando il mio tempo, insieme al tempo della persona che legge il mio messaggio.
Nessuno vuole spendere la sua preziosa energia mentale guadando la lanugine per arrivare al punto. Quindi, se hai un debole nel tuo cuore per chiacchiere e linguaggio fiorito come me, come puoi riuscire a ridurre i tuoi messaggi alle cose che contano davvero?
Ecco quattro suggerimenti utili che mi hanno aiutato:
1. Ritaglia parole e frasi di riempimento
È molto probabile che tu sparga frasi di riempimento nelle tue e-mail.
Non mi credi? Scrivi un'email a un collega e guarda quante volte hai incluso le parole "Penso". Mentre questo aiuta ad ammorbidire la tua lingua, è totalmente inutile. Si presume che questo sia ciò che pensi, dal momento che sei tu a scrivere il messaggio.
La stessa regola vale per una parola come "solo". Tutti la pepiamo qua e là. Ma, nella maggior parte dei casi, potrebbe essere completamente tagliato.
Quando si tratta di filtrare qualsiasi altro disordine che potrebbe nascondersi, c'è un altro suggerimento del mio ex istruttore di giornalismo che rimane ancora con me: cerca dove hai incluso le virgole. Molte volte seguono un qualificatore che puoi eliminare. Sai, cose come "Inutile dire", "Tuttavia", "In effetti" o persino quel "Sai" che ho usato per iniziare proprio questa frase.
2. Utilizzare i punti elenco
Includere il contesto necessario è una cosa. Ma, soprattutto nelle e-mail, è allettante tentare di esagerare e riempire il tuo messaggio con tutti i tipi di dettagli irrilevanti.
Questo è il motivo per cui l'uso dei punti elenco può essere così utile: ti costringono a essere molto più conciso e diretto con la tua scrittura. Sfida te stesso per identificare se ci sono paragrafi che sarebbero meglio trasformati in un elenco abbreviato.
Anche se non vuoi che tutta la tua e-mail sia un elenco apparentemente infinito di punti elenco, rompere alcuni pezzi di testo più grandi può aiutare a rendere la tua nota più breve (e molto più organizzata).
3. Riferire le persone ai documenti pertinenti
Di tanto in tanto, le informazioni che stai cercando disperatamente di inserire nella tua e-mail sono già state registrate altrove, che si tratti di un documento, una presentazione, un sito Web o qualcos'altro.
Non è necessario reinventare la ruota. Quindi, se riesci a trovare una risorsa aggiuntiva che già condivide tutte quelle informazioni necessarie, fai riferimento a quello del tuo destinatario, piuttosto che provare a riassumere.
4. Salta la conversazione
Se sei come me, hai dato un'occhiata a questo suggerimento e hai pensato che mi prendi in giro? Saltare quei convenevoli sicuramente mi trasformerà nel mostro dell'ufficio!
Capisco da dove vieni: prefigurare ciascuno dei miei messaggi con una domanda amichevole sembra la cosa educata da fare. Ma, il più delle volte, rimane completamente senza risposta. È quella parte del tutto superflua che la maggior parte delle persone si limita a leggere.
Sentiti libero di continuare in modo rapido e piacevole "Spero che tu stia andando bene!" Tuttavia, è probabilmente meglio premere il pulsante backspace su qualsiasi cosa oltre.
Questi trucchi in azione
Desideri provare che questi suggerimenti funzionano davvero? Dai un'occhiata agli esempi seguenti per vedere come la seconda e-mail ottiene lo stesso punto della prima, con molte meno parole.
- I numeri di vendita di questo trimestre sono in calo. Come possiamo presentarlo in un modo che non sia troppo negativo?
- La presentazione potrebbe essere più forte se abbiamo invertito l'ordine. Cosa pensi?
Quella prima email è di 198 parole. Il secondo? Sono 93 parole concise e snelle, il che significa che il primo messaggio era più del doppio della lunghezza del secondo.
Tieni presente che alcuni messaggi saranno più facili da applicare a queste tattiche rispetto ad altri. E probabilmente non sarai in grado di tagliare a metà ogni singolo che scrivi.
Ma non lasciarti scoraggiare. Invece, ricorda che l'atto puro di cercare di essere più efficiente ed efficace nella tua comunicazione scritta è davvero ciò che conta di più. Finché si tratta di qualcosa di cui si continua a essere consapevolmente consapevoli, le e-mail continueranno sicuramente a migliorare.
