Quante volte hai ricevuto un invito a una riunione e hai pensato: "Oh cavolo, dobbiamo farlo proprio ora?" Come tutti sappiamo, ci sono molte volte in cui stare insieme di persona è decisamente sciocco, specialmente quando coinvolge un folto gruppo di persone il cui input semplicemente non è necessario. Ma per quanto sia facile supporre che non avrai mai una buona ragione per frequentarne uno, ci sono momenti in cui è davvero il modo migliore per portare a termine compiti importanti.
Quindi, prima di rifiutare l'invito all'aggiornamento trimestrale della squadra, ecco alcune volte in cui partecipare è la tua migliore opzione per rimanere in rotta e raggiungere i tuoi obiettivi.
1. Quando ti riunisci per avviare un progetto sensibile al tempo
Alcuni degli incontri più frustranti sono quelli in cui si riunisce un grande gruppo di persone per discutere, beh, non c'è niente di tutto. A volte parli di cose che sarebbe bello fare, ma non creare piani d'azione. Altre volte, ti riunisci semplicemente per stare insieme.
Tuttavia, ci sono anche situazioni in cui tu o i tuoi compagni di squadra avete qualcosa di urgente che deve essere completato APPENA POSSIBILE - e molte persone sono tenute ad assicurarsi che sia fatto bene. E sicuramente, potresti inviare un documento di Google e acconsentire a lavorarci "insieme". Oppure potresti incontrarti di persona per 30 minuti, elaborare un piano, delegare attività e iniziare.
Alla fine della giornata, alcuni risultati finali vengono completati meglio come una squadra, quindi se tu o qualcun altro con cui lavori chiede una mano, non fare troppa scena sull'aggiunta di un'altra riunione al tuo calendario.
2. Quando la tua squadra si sta impadronendo dell'email
In un mondo ideale, tu e i tuoi compagni di squadra non sarete mai in disaccordo e lavorerete insieme in perfetta armonia ogni singolo giorno. La realtà della maggior parte delle squadre, tuttavia, è che la maggior parte dei gruppi testa a testa in un punto o nell'altro. Mentre sarebbe più facile ignorarlo quando le cose sono un po 'ghiacciate tra i tuoi colleghi e andare avanti, sai che questo creerà solo più problemi lungo la strada.
È quasi sempre molto più produttivo trasmettere apertamente tutte le tue lamentele con il progetto (o l'approccio di un collega al progetto) e capire come risolvere il conflitto in modo da poter rispettare le scadenze.
E il modo migliore per farlo? Trova una sala conferenze e guardati direttamente l'un l'altro quando dai un feedback. Potresti essere tentato di farlo tramite e-mail o chat, ma sii onesto: sai che farai progressi solo se lo farai di persona, in una riunione vera e propria.
Perché nove volte su 10, le critiche costruttive sembrano molto meno dure quando si dice in faccia, poi quando si tratta di posta in arrivo. Inoltre, un commento disinvolto sulla scelta del carattere della presentazione sembra molto meno personale quando fa parte di una conversazione in corso ad alta voce, e non l'unica riga in una risposta della catena di posta elettronica.
3. Quando hai bisogno di feedback su qualcosa
Ancora una volta, potresti essere tentato di dire: "Non incontriamoci. Sentiti libero di inviarmi i tuoi pensieri su questo in una e-mail. ”Ma siamo reali, a volte è utile ascoltare i pensieri dei tuoi colleghi su qualcosa di persona.
Questi non devono essere lunghi incontri e in molti casi probabilmente non hai nemmeno bisogno di un programma ufficiale. Ma alcune delle idee che nascono dal parlarne faccia a faccia spesso possono essere incredibili. E se eviti di impostarli per te stesso quando hai davvero bisogno di feedback o ti senti bloccato su un progetto, stai solo rimandando il tuo successo.
4. Quando c'è una decisione importante da prendere
Questa è la ragione più ovvia per convocare una riunione, ma anche la più importante. È così facile trascinare i piedi quando il tuo gruppo deve prendere una decisione. Se non sei sicuro di qualcosa o desideri un'opinione onesta sulla scelta che pensi di fare, non aver paura di chiedere alla tua squadra di riunirsi con l'obiettivo di decidere prima che il gruppo lasci la stanza.
E se qualcuno nella tua squadra fa una richiesta simile, non sbuffare e sbuffare fino in una sala conferenze. Fare delle scelte è difficile e, a meno che non lavori su un team di lettori di mente, il modo migliore per scoprire se tutti sono sulla stessa pagina è sedersi attorno allo stesso tavolo e parlarne.
Capisco. Le riunioni non sono sempre divertenti, soprattutto quando hai un elenco di cose che vuoi fare. E quando sono frivoli, improduttivi o una combinazione di entrambi, è comprensibile per te cercare modi per uscirne il più rapidamente possibile.
D'altra parte, è ingiusto presumere che siano tutti una perdita di tempo. Valuta ciascuno su una base caso per caso prima di non dire "No, grazie." Scoprirai che in molti casi, riunirsi è il modo migliore per fare qualcosa più velocemente.
