Finalmente! le 23 regole non scritte dell'e-mail

Solo quando ho aiutato mio fratello all'età di un college a hackerare (ehm, impostare) la sua casella di posta e ho spiegato alcune sfumature di questo onnipresente metodo di comunicazione, ho capito quante regole non scritte di e-mail sono state sviluppate nel corso degli anni.

Alcuni sono abbastanza ovvi, ma vale la pena ripeterli (perché vedo ancora persone che li infrangono di tanto in tanto). E altri non sono immediatamente intuitivi, ma, se seguiti universalmente, aiuteremmo tutti meglio a inviare e rispondere alle e-mail.

Quindi, li sto mettendo per iscritto. Rivedi l'elenco e ripeti dopo di me: "Giuro solennemente che seguirò per sempre le regole dell'email".

La riga dell'oggetto deve essere sempre descrittiva. "Intro" non è abbastanza descrittivo. "Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" è migliore.
Tieni tutte le email più brevi che puoi; ti fa risparmiare tempo e, soprattutto, rispetta il tempo del destinatario.
Più velocemente rispondi, più breve sarà la tua risposta.
Includi sempre una riga di contesto se il destinatario non si aspetta questa email. Questo è tanto rilevante per le e-mail per la prima volta ("Qui è dove ci siamo incontrati") quanto per le e-mail a qualcuno con cui lavori regolarmente ("Questa e-mail riguarda la fase successiva di quel progetto su cui stiamo lavorando insieme").
Inserisci i tuoi "chiedi" o "elementi di azione" per primi nell'e-mail, non per ultimi, e rendili espliciti. Dovrebbe essere immediatamente chiaro al destinatario ciò che desideri.
Se c'è una scadenza, dillo. Se la richiesta non è urgente, dillo.
Se non hai bisogno di una risposta e l'e-mail è solo FYI, dillo.
Fai qualsiasi domanda il più specifica possibile. "Cosa ne pensi della proposta?" Non è una buona domanda. "Possiamo andare avanti con la proposta del venditore di $ 20.000 entro venerdì?" È meglio.
Usa i punti elenco o gli elenchi numerati quando possibile. Questi sono più facili da sfogliare rispetto ai blocchi di testo.
Quando qualcosa è davvero importante, sfidalo.
Non abusare eccessivamente in grassetto delle e-mail.
Usa caratteri leggibili. Comic Sans non è un carattere leggibile.
Se ricevi una domanda da qualcun altro ma non riesci a rispondere immediatamente, rispondi facendogli sapere quando ci arriverai. Ciò ti salverà le e-mail di check-in e aiuterà la pianificazione dell'altra persona.
Controlla sempre il numero minimo di persone necessarie per svolgere il lavoro. Maggiore è il numero di persone nella catena di posta elettronica, minore è la sensazione di responsabilità di rispondere.
Usa "Rispondi a tutti" solo quando veramente necessario. A nessuno piace quella persona che ostruisce la posta in arrivo dell'intero dipartimento.
Se qualcuno si trova su un thread di posta elettronica, non è più necessario accedervi, sposta quella persona in BCC nella risposta successiva e dillo nella prima riga dell'email. ("Sam, grazie per aver presentato Mary e me: ti sposterò a BCC e lo prenderò da qui.")
Fai sempre delle doppie introduzioni opt-in. In caso contrario, le persone inizieranno a temere di avere tue notizie.
Non dirottare una discussione su un argomento per discutere un altro argomento. Inizia invece una nuova discussione via e-mail, con l'oggetto e i destinatari pertinenti.
Non accatastarti. Nessuno ha bisogno di un 20esimo messaggio di posta elettronica "Anche a me è sembrato fantastico!".
Se stai inviando un'e-mail per scopi commerciali, inserisci le informazioni di contatto e il titolo nel piè di pagina. Più semplice, meglio è.
Se stai inviando un'e-mail a una persona molto impegnata, è del tutto accettabile e in qualche modo previsto che inoltrerai l'e-mail iniziale a lui o lei con un messaggio di follow-up dopo una o due settimane. Le persone più impegnate richiedono almeno una di queste. Non fare più di tre.
Non è accettabile dare seguito a un'e-mail entro 48 ore a meno che non sia veramente urgente. Molte persone trattano l'e-mail come una forma di corrispondenza e possono semplicemente avere priorità più elevate rispetto alla risposta immediata.
Se ricevi o desideri inviare un'e-mail arrabbiata, attendi. Se è urgente, chiama invece il telefono.