Di recente, ho partecipato a un numero sempre maggiore di telefonate legate al mondo degli affari che, pur essendo con persone intelligenti, mi hanno lasciato una brutta impressione. Certo, le chiamate sembrano piuttosto semplici, ma qualsiasi cosa, da problemi tecnologici che avrebbero potuto essere evitati a una cattiva gestione del tempo, può davvero influenzare le impressioni dei vostri clienti e colleghi su di voi (per non parlare della vostra produttività).
Quindi, proprio come ci sono regole non scritte per e-mail e riunioni, sto spiegando le linee guida per le telefonate aziendali e le teleconferenze che tutti dovrebbero seguire. Ecco chiamate più produttive (e meno fastidiose) per sempre!
Concordare prima della chiamata quale persona sta chiamando chi e a quale numero. L'e-mail tre minuti dopo la chiamata doveva iniziare con "dove dovrei chiamarti?" spreca il tempo di tutti.
In generale, se stai chiedendo qualcosa a qualcun altro, dovresti offrirti di chiamarlo. Se stai aiutando qualcun altro, chiedi a quella persona di chiamarti per evitare di inseguire qualcuno.
Pianifica la chiamata per il tempo necessario e ricorda che possono essere cinque, 10 o 20 minuti. Non dovresti arrotondare all'incremento di 30 minuti più vicino.
Se sai in anticipo che sarai in ritardo per una chiamata, informa l'altra persona via e-mail e offriti di chiamarlo quando sei pronto.
Se la persona che stai chiamando non risponde, non lasciare un messaggio la prima volta. Riprova 1-2 minuti dopo, e se non risponde, lascia un messaggio e anche un'e-mail, facendogli sapere che hai chiamato e indicando quanto più tempo sarai disponibile. Non chiamare più dopo, a meno che non sia urgente.
Se più di due persone parlano, impostare un dial-in in anticipo. Ci sono molti servizi gratuiti, come UberConference, che ti aiutano in questo.
Mantieni la chiamata al minor numero di persone possibile e assicurati che tutti siano davvero necessari. Più persone sono in linea, meno tutti prestano attenzione.
Assicurati di ricevere la chiamata da una posizione tranquilla con un buon segnale. L'uso delle linee di terra quando possibile aiuta a evitare problemi di segnale.
Se vieni sorpreso in un luogo rumoroso, fai sapere subito alle persone che sarai muto a meno che tu non stia parlando. È la cosa rispettosa da fare.
Se non stai chiamando da un telefono che usi regolarmente, assicurati di sapere come gestirlo. Ciò è particolarmente importante quando si utilizza un sistema telefonico dell'ufficio sconosciuto.
Non consiglio di usare le diapositive per presentare qualcosa sulla chiamata, a meno che tu non stia facendo una demo, ma se lo sei, non inviarle via e-mail. Utilizza invece un servizio di condivisione dello schermo come GoToMeeting o Screenleap per assicurarti che le persone non sbirciano, saltino avanti e quindi smettano di prestare attenzione.
Se si utilizza un servizio di condivisione dello schermo, assicurarsi che funzioni prima dell'inizio della chiamata e che le controparti abbiano installato tutto ciò di cui avrebbero bisogno prima della chiamata.
Se stai incontrando persone per la prima volta o vuoi davvero che le persone prestino attenzione, prendi in considerazione la videoconferenza.
Proprio come con le riunioni, inizia in tempo. Aspettare i ritardatari li incoraggia solo.
Se stai partecipando a una chiamata in conferenza, presentati immediatamente in modo che nessuno sia sorpreso di aver ascoltato per tre minuti quella che pensavano fosse una conversazione individuale.
Se qualcuno si unisce tardi, non raggiungerlo. Spreca il tempo di tutti gli altri. Incoraggia questa persona a mettersi in contatto con qualcuno alla fine della chiamata per vedere cosa è stato perso.
Fornisci una panoramica di chi sei e del motivo per cui stai chiamando entro i primi 120 secondi dalla chiamata, quindi imposta l'agenda o l'obiettivo. Le altre persone alla chiamata dovrebbero sapere subito cosa vuoi da loro.
Nei primi minuti di ogni chiamata, conferma per quanto tempo devono parlare tutti, in modo da poter gestire la conversazione di conseguenza.
Se ci sono più di tre persone sulla linea, l'organizzatore deve effettuare una chiamata rapida per assicurarsi che tutti siano presenti e presentarli brevemente, se possibile.
Andare in giro a fare presentazioni individuali solo se ciò consentirà di fare affari, e tenerne conto nella propria agenda. Altrimenti, perderai molto tempo.
A meno che la chiamata non riguardi la condivisione delle tue competenze, non dovresti parlare per più del 70% delle volte. Se molte persone sono in linea, quel numero scende al 25%.
Mantieni le frasi brevi e fai una pausa regolare tra le idee. Ciò consentirà alle persone di saltare o fare domande.
Se sei l'organizzatore della chiamata, è tuo compito chiamare le persone a partecipare se non parlano e qualcun altro sta monopolizzando la conversazione.
Usa il pulsante mute strategicamente. Se sei silenziato per il 90% della chiamata, probabilmente non stai prestando la massima attenzione.
Non essere la persona che sta controllando la posta elettronica e deve porre una domanda da ripetere. Se ti ritrovi a controllare la posta elettronica durante la maggior parte delle chiamate, sono troppo lunghi, sono troppe le persone coinvolte o non è necessario essere presenti.
Cinque minuti prima della fine della chiamata, avvisa tutti che si sta concludendo e chiedi se ci sono domande. Non lasciarlo travolgere, se possibile, è irrispettoso del tempo degli altri.
Tieni traccia dei passaggi successivi durante la chiamata e inviali in seguito via e-mail come promemoria.
Dicci! Qual è la tua regola di telefonata preferita? Qualcosa che abbiamo perso?
