Alcune settimane fa, ho scritto delle regole non scritte dell'e-mail e sono rimasto sbalordito da quante persone l'hanno trovato utile. A quanto pare, ci sono molte regole là fuori che potremmo trarre vantaggio da tutti sulla carta!
Con questo in mente, farò alcune altre di quelle liste, a partire dal secondo punto più grande dell'ufficio: le riunioni. Continua a leggere per conoscere le regole indispensabili su come gestire una riunione di successo e i colleghi di tutto il mondo ti ringrazieranno.
Assicurati di aver davvero bisogno di una riunione prima di programmarla. Questo potrebbe essere risolto in 10 minuti al telefono o via e-mail?
Ogni incontro dovrebbe avere uno scopo: o devi prendere una decisione o completare un'azione insieme. Dare un aggiornamento può quasi sempre avvenire via e-mail.
Non programmare più tempo del necessario. La maggior parte delle riunioni è programmata per un'ora intera, quando dovrebbero essere 20 minuti, 30 minuti o 45 minuti- max .
Inizia in tempo. Non aspettare i ritardatari: li incoraggia solo.
Fine in tempo. Dire: "So che abbiamo molto da fare, quindi proviamo a mantenere questo valore per meno di 30 minuti", ricorderà alle persone che desideri un incontro efficiente tanto quanto loro.
Invita solo le persone che hanno assolutamente bisogno di essere lì. Più persone partecipano a una riunione, meno viene eseguita.
Ogni incontro dovrebbe avere qualcuno chiaramente assegnato in anticipo al suo svolgimento. Se non sei tu, dai un nome a qualcun altro (e assicurati che quella persona sappia di essere al comando).
Cuocere in pochi minuti per chiacchierare all'inizio della riunione. Siamo persone, non robot, e costruire rapporti con i colleghi aiuta le aziende a funzionare più agevolmente.
Se vuoi che le persone leggano qualcosa in anticipo, inviarlo con almeno tre ore di anticipo è positivo e il giorno prima è meglio. Inviarlo 20 minuti prima è inutile.
Prenota lo spazio della riunione in anticipo o concediti 10 minuti prima della riunione per capirlo. Girovagare per le sale con tutti a rimorchio significa sprecare il tempo di tutti.
Imposta un'agenda e condividila all'inizio della riunione per tenere tutti in pista.
Se vuoi che le persone prestino attenzione, non dare loro più dispense all'inizio della riunione. Inizieranno a sfogliarli e saranno distratti.
Non controllare il telefono o l'e-mail durante la riunione. Tutti possono dire cosa stai facendo e inizieranno a fare lo stesso.
Tieni traccia dei passaggi successivi durante la riunione. Eventuali elementi di azione devono essere inviati come promemoria dopo la riunione.
Un oggetto azione senza qualcuno assegnato ad esso è inutile. Nella maggior parte dei casi, è necessaria anche una scadenza.
Se qualcuno parla troppo, interrompilo (bene). Allo stesso modo, se qualcuno parla troppo poco, prova a coinvolgerlo.
Se la conversazione va fuori tema, è accettabile e necessario per te reintegrarla. Un semplice "Pianifichiamo il tempo per discuterne in seguito se è utile, dato che ci restano solo 10 minuti", funziona perfettamente.
Se la riunione dura più di un'ora, pianifica il tempo per le pause e informa i partecipanti in anticipo. Sapere di poter controllare la posta elettronica in 45 minuti ti aiuterà a mantenerlo concentrato ora.
Guarda il linguaggio del corpo. Puoi facilmente capire se le persone sono annoiate, disimpegnate o hanno la sensazione che il loro tempo sia sprecato, finché lo cerchi.
Se necessario, assegna un appunti, in modo da poterti concentrare sulla gestione della riunione.
Valuta regolarmente se sono necessarie riunioni ricorrenti nel tuo calendario e, in tal caso, se il formato, la lunghezza e i partecipanti stanno contribuendo alla loro efficacia. Altrimenti? Sostituiscili!
