Se sei un utente di social media, probabilmente non sei estraneo all'idea di pianificare i messaggi da inviare in seguito. Da anni esistono strumenti che ti consentono di farlo; ha senso solo essere in grado di scrivere post quando vuoi, ma pubblicarli quando ha più senso per i tuoi lettori.
Ma ti sei mai chiesto perché non siamo in grado di pianificare i messaggi sullo strumento di comunicazione che utilizziamo anche più dei social media; la cosa su cui trascorriamo più di due ore e mezza al giorno; la piattaforma che gestisce il moderno mondo degli affari? Sto parlando di e-mail e sono qui per dirti che se non hai mai pensato a come programmare le e-mail può migliorare la tua vita (e carriera), dovresti.
Noi di The Muse stiamo usando (leggi: ossessionati) lo strumento di pianificazione della posta elettronica Boomerang per Gmail da un po 'di tempo. Abbiamo scoperto che non solo ci aiuta a gestire meglio le nostre caselle di posta in arrivo, ma che in realtà ci ha aiutato a migliorare la nostra comunicazione e aumentare le nostre carriere.
Non ci credi? Ecco alcuni modi intelligenti per utilizzare questo strumento.
Non dimenticare mai di dare di nuovo seguito
Supponiamo che tu sia appena uscito da un'intervista e sappia che devi inviare una pronta e-mail di ringraziamento alle persone con cui hai parlato. Non vuoi inviarlo immediatamente, perché sembrerebbe un po 'ansioso, ma non vuoi nemmeno iniziare la giornata e dimenticare di inviarlo tra poche ore.
Quindi siediti e scrivi l'e-mail ora, ma programmalo per uscire tra due o tre ore. Puoi continuare la giornata sapendo che una nota di ringraziamento impressionante arriverà nel giusto periodo di tempo dopo l'intervista.
Funziona con qualsiasi tipo di follow-up. Supponiamo che qualcuno ti chieda di ricontattarti entro un paio di settimane una volta che il suo programma è stato aperto, invece di avere questo messaggio indugiare nella tua mente (e nella casella di posta in arrivo) fino ad allora, o semplicemente dimenticare di seguire, scrivi il messaggio ora e pianificalo per tre settimane fuori.
Puoi persino pianificare che le cose tornino in cima alla tua casella di posta se qualcuno non ti ha risposto, rendendo più facile ricordare di fare il check-in quando altre persone non hanno seguito.
Assicurati che i messaggi importanti vengano effettivamente letti
Le persone, specialmente quelle di successo, di solito non si siedono a fissare le loro caselle di posta tutto il giorno, leggendo nuovi messaggi appena arrivano. Quindi, se non vuoi che il tuo messaggio venga sepolto in tutte le e-mail in arrivo, è meglio inviarlo strategicamente, quindi è in cima alla loro casella di posta proprio quando sono seduti per occuparsene.
Ad esempio, i dati hanno dimostrato che la maggior parte delle persone desidera rispondere alle e-mail prima di entrare in ufficio al mattino e durante l'ora di pranzo. Quindi, se scrivi la maggior parte delle tue e-mail alla fine della giornata lavorativa (o più tardi quella notte davanti alla TV con un bicchiere di vino), inviarle a quel punto non otterrà loro l'attenzione che meritano, quindi programmarli per un momento più ideale il giorno successivo. Potresti anche modificare il giorno in cui arriverà, considera la pianificazione delle cose per un mercoledì, quando il volume del traffico e-mail è generalmente più basso, quindi avrai meno concorrenza.
Per lo meno, questo trucco può aiutarti a sembrare super in cima al tuo gioco. Ti piace lavorare davvero a tarda notte, ma non vuoi che il tuo capo o i tuoi clienti pensino che stai bruciando l'olio di mezzanotte? Pianifica l'e-mail per prima cosa la mattina successiva per far sembrare che tu sia già sveglio e produttivo.
Ottieni informazioni esattamente quando ne hai bisogno
Boomerang non ti consente solo di pianificare e-mail ad altre persone, ma ti consente di riprogrammare anche te stesso.
Ciò significa, invece di lasciare che le cose ingombrino la tua casella di posta fino a quando non è il momento giusto per gestirle o di dover cercare nella tua posta quando hai bisogno di un'informazione, pianifica che arrivi in cima alla tua casella di posta esattamente quando ne ho bisogno in testa.
Quindi se hai una mail piena di informazioni per un incontro la prossima settimana? Pianifica che arrivi in cima alla tua casella di posta 20 minuti prima in modo da poterlo ripassare. Qualcuno ti ha fatto una domanda a cui non puoi rispondere fino a quando non parlerai con il tuo capo domani? Fallo restituire a te domani pomeriggio, quando puoi davvero affrontarlo.
Resta in contatto con la tua rete
Una delle parti più difficili della costruzione di buone relazioni professionali è ricordare di tenersi in contatto a intervalli regolari. Puoi usare questo stesso trucco per stroncare il problema sul nascere!
La prossima volta che invii un'email a un contatto per effettuare il check-in o spararle un messaggio ringraziandola per aver preso un caffè con te l'altro giorno, Boomerang lo farà tornare in cima alla tua casella di posta tra un mese o due quando vuoi assicurarti di toccare di nuovo la base con lei. Farai crescere costantemente le tue relazioni, senza dover cercare di tenere traccia di quando dovresti contattare.
Tieniti aggiornato sui tuoi obiettivi
Questo è un modo un po 'divertente per usare questo strumento: scrivi un'email a futuri utenti e pianifica che torni nella tua casella di posta in tre mesi, un anno, ogni volta che ritieni che sarà più prezioso. Descrivi dove ti piacerebbe essere in quel momento per aiutarti a rivedere i tuoi obiettivi, vedere fino a che punto sei arrivato e valutare le aree in cui devi ancora migliorare.
Se hai la versione pro del servizio, puoi persino programmare messaggi ricorrenti, il che significa che potresti inviarti un promemoria settimanale o mensile per dedicare un po 'di tempo a riflettere su di te e fare qualche grande riflessione sulla carriera. Oppure potresti semplicemente inviarti citazioni o affermazioni motivazionali settimanali per aiutarti ad andare avanti.
Questo è solo l'inizio: ci sono molti modi in cui la pianificazione della posta elettronica può aiutarti. Prova Boomerang oggi e Tweet me @erinaceously per dirmi come userete lo strumento!
