Considerando che la posta elettronica è la principale forma di comunicazione nella maggior parte degli uffici, non sempre scegliamo le nostre parole scritte in modo saggio come dovremmo. Soprattutto quando stiamo provando a passare rapidamente una casella di posta in arrivo o a rispondere ai messaggi tra le riunioni sui nostri telefoni, è facile essere fastidiosi, abrasivi o semplicemente maleducati senza rendersene conto. Con poche parole digitate (o omesse), un'e-mail veloce può passare da un messaggio amichevole a un disastro totale.
Bene, è tempo di un intervento di posta elettronica. Ecco alcuni degli errori più comuni sul posto di lavoro che inconsciamente facciamo e alcune strategie di soluzione rapida per evitarli in futuro.
1.
Hai mai ricevuto un messaggio di posta elettronica con solo un oggetto? Ho visto che sei al telefono: chiamami quando ne hai la possibilità o Dov'è il rapporto di fine mese? Sì, e probabilmente l'hai trovato scoraggiante, fastidioso o entrambi. Ricorda, che tu sia un socio o un manager, l'invio di e-mail e messaggi di testo non sono la stessa cosa, e non lo saranno mai. E un'e-mail con un oggetto scritto come un messaggio invierà sempre lo stesso messaggio: non vali il mio tempo.
Soluzione rapida: abbiamo tutti giorni pazzi in ufficio, quando devi solo toccare la base con un collega o fare rapporto diretto senza scrivere un romanzo. Quindi non farlo. Utilizzare un oggetto di una o due parole come Riunione o Fine mese con una riga o due nel messaggio:
Questo approccio varrà sempre e per sempre i 15 secondi in più del tuo tempo.
2.
Quando hai un progetto o un rapporto importante che stai discutendo via e-mail, sillabando parole complete in tutte le maiuscole ( HO BISOGNO del tuo abbonamento END OF THE END OF TODAY ) e evidenziando, in grassetto o sottolineando frasi complete può capitare di parlare ai tuoi colleghi.
Una volta ho lavorato con qualcuno che mi avrebbe inviato e-mail con APPROVAZIONE DEI BISOGNI in rosso e tutte le protezioni nei suoi messaggi, o con i paragrafi completi evidenziati in giallo. Stava cercando di essere istruttiva e di mettere in evidenza dettagli importanti, ma il suo approccio si rivelò eccessivamente abrasivo.
Correzione rapida: usa intestazioni in grassetto o in corsivo o punti elenco per richiamare i progetti o i punti importanti che stai formulando e mantieni la formattazione su un paio di parole, non su interi paragrafi. Se sei preoccupato che il tuo lettore possa scansionare un'e-mail e perdere elementi urgenti, assicurati di utilizzare un oggetto e-mail informativo, come i progetti che devono essere approvati alla fine della giornata. Infine, assicurati di mantenere le tue e-mail veloci e concise, il che renderà più probabile che il destinatario riceva tutte le informazioni necessarie.
3.
Quando invii un'email a un collega con un suggerimento utile o un dettaglio trascurato in un messaggio precedente, premendo "rispondi a tutti" può fare in modo che input o consigli amichevoli risultino accondiscendenti o competitivi, specialmente quando il manager della persona è cc. (Copiare il capo di qualcuno via e-mail con una correzione è fondamentalmente la stessa cosa di farle critiche costruttive mentre il suo capo è in piedi proprio lì, non è apprezzato da nessuno.)
Correzione rapida: se hai un suggerimento per il mittente, invialo direttamente per e-mail, idealmente su un thread diverso, quindi non c'è rischio di colpire accidentalmente "rispondi a tutti". Meglio ancora, rispondi al telefono! Una rapida telefonata semplifica il chiarimento dei dettagli, senza il rischio di offendere nessuno.
4.
Lo so, quando hai fretta e tieni sotto controllo la tua casella di posta, può sembrare un passaggio non necessario per scrivere Grazie, Il tuo nome , soprattutto quando c'è la tua firma e-mail. Bene, fallo comunque. Terminare un'e-mail senza il tuo nome è come allontanarsi da una conversazione senza salutare. Ti fa sembrare affrettato e sciatto, ed è maleducato.
Correzione rapida: aggiungi grazie e il tuo nome alla firma del tuo marchio e impostalo per popolare automaticamente la tua e-mail quando premi Invio. La firma in un modo amichevole e professionale verrà eseguita ogni volta, senza che tu debba fare nulla.
5.
L'invio di e-mail che non vorresti che il tuo manager vedesse può metterti in un vincolo professionale se l'e-mail viene inoltrata. E sì, questo dovrebbe essere ovvio, ma succede sempre. Una mia amica ha lavorato con una donna che si lamentava di lei in una catena di posta elettronica, e indovina un po '? Quell'email alla fine è finita nella sua casella di posta.
Ricorda inoltre che l'email aziendale è di proprietà dell'azienda e considerata un gioco equo se le risorse umane decidono che devono accedere al tuo account. I consigli sinceri a un collega, i reclami sui colleghi o i dettagli sui programmi del fine settimana non devono mai e poi mai uscire di casa.
Soluzione rapida: sii il professionista esperto e fai finta che il tuo capo sia criptato su ogni email che invii. Fine della storia.
