Non mi considero necessariamente un grande multitasker. In effetti, trovo piuttosto difficile fare più di una cosa alla volta. Diciamo solo che accarezzarmi la testa e massaggiarmi lo stomaco non è il mio trucco da festa.
Una tramoggia di progetto, tuttavia? Questa è una reputazione di cui sicuramente prenderò la proprietà. Descrivo un articolo, rispondo a un'e-mail casuale e quindi inizio a un progetto, il tutto prima di tornare alla mia casella di posta per rispondere a un altro messaggio. Non affronto sistematicamente una cosa alla volta. Invece, salto da un compito all'altro per continuare a tagliare la mia lista di cose da fare apparentemente senza fine.
Tuttavia, recentemente ho realizzato qualcosa che mi ha fatto venire voglia di cambiare i miei metodi. Sì, le mie giornate lavorative erano follemente impegnate. Ma non si sentivano necessariamente produttivi . Arriverei alla serata con grandi progetti incombenti ancora appesi alla mia lista. Sapevo di aver passato le ultime otto ore a digitare febbrilmente sul mio computer. Quindi, come sono riuscito a fare quelle cose? Dove stava andando il mio tempo?
È proprio per questo motivo che ho deciso di provare un metodo chiamato "batching". È una parola divertente, ma un concetto incredibilmente semplice. Fondamentalmente, significa che si raggruppano compiti simili e poi si prendono cura di loro in un colpo solo. Questo metodo presumibilmente aumenta la produttività aiutandoti ad evitare quella frenetica commutazione degli ingranaggi che si verifica sempre quando salti da un progetto all'altro. Invece, puoi rimanere concentrato e suddiviso in zone sui compiti da svolgere, ridurre le distrazioni e conquistare strategicamente le cose da fare.
Inutile dire che sembrava una tattica progettata solo per me. Quindi, ho provato questo sistema per una settimana solida per vedere se era qualcosa che effettivamente ha contribuito a dare alla mia produttività e concentrazione un calcio tanto necessario nei pantaloni. Curioso di cosa ho pensato? Bene, atteniamoci al tema "raggruppare insieme cose simili" e diamo un'occhiata ad alcuni pro e contro.
Professionisti
Ho davvero perso meno tempo
Mentre la tecnica Pomodoro è riuscita a influenzarmi un po ', mi considero ancora uno scettico quando si tratta di diversi hack di produttività che promettono di massimizzare le mie ore di lavoro. Quindi, ero titubante riguardo a questo esperimento. Semmai, ho pensato che avrei perso solo tempo prezioso cercando di capire come farlo in modo efficace.
Tuttavia, sono rimasto sorpreso da quanto tempo questa tattica mi ha effettivamente salvato. Per prima cosa, affrontare compiti simili nello stesso periodo di tempo mi ha aiutato a sentirmi molto meno abbagliato e stressato. Inoltre, non riesco nemmeno a spiegare adeguatamente quanti minuti ho risparmiato non dover aprire e chiudere costantemente un mucchio di diversi documenti e schede del browser. Invece, accedevo a ciò di cui avevo bisogno, mi occupavo di tutte quelle attività pertinenti e quindi cancellavo un intero blocco di cose dalla mia lista. È stato davvero un modo intelligente di lavorare!
Sono stato meno intimidito da grandi progetti
Conosciamo tutti quei grandi progetti e incarichi che trovano una casa permanente nelle nostre liste di cose da fare, soprattutto perché siamo troppo sopraffatti e intimiditi per iniziare su di loro.
Ma, usando questa tecnica di dosaggio, ho deciso di suddividere le attività più grandi in oggetti di azione più piccoli e di dimensioni ridotte. Ad esempio, in precedenza avrei scritto "Scrivi articolo per The Muse" sul mio elenco. Tuttavia, al fine di raggruppare le cose in modo più efficace, ho suddiviso quell'incarico in diversi passaggi più piccoli, come raccogliere la mia ricerca, delineare il mio pezzo, redigere e redigere e quindi presentare.
L'ho fatto per tutti gli articoli o progetti più grandi a cui stavo lavorando quel giorno. Quindi, farei le mie ricerche per tutti loro prima di passare al passo successivo, piuttosto che cercare di affrontare un intero articolo alla volta.
Ciò significava che stavo effettivamente facendo progressi su quelle cose che in genere ho la tendenza a respingere. Ma l'intero processo sembrava molto più gestibile.
Ho fatto meno errori
Ammettiamolo: saltare continuamente durante la giornata lavorativa può essere fonte di distrazione e disorientamento. Certo, nessuno è perfetto. Ma ho scoperto che questo approccio disgiunto al mio lavoro ha provocato troppi errori e sviste, inclusi errori di battitura in articoli ed e-mail inviati a persone sbagliate.
Raggruppandomi, mi sono ritrovato a fare meno di questi errori. Non sono uno scienziato, ma andrò avanti e darò credito al fatto che sono stato in grado di dedicare tutta la mia attenzione al compito che ho di fronte. I miei pensieri non erano così dispersi, il che significava che ero in grado di cogliere in modo proattivo uno di quei piccoli errori ed errori.
Contro
La mia lista di cose da fare ha richiesto più tempo per essere creata
Nell'interesse di essere equilibrato e onesto, non tenterò di fingere che questa tecnica di produttività fosse totalmente priva di inconvenienti. Il più grande che ho incontrato ancora e ancora è stato che la mia lista di cose da fare mi ha richiesto molto più tempo per mettere insieme la mattina.
Sono una persona visiva. Quindi, sapevo che se avessi aderito a questo metodo di raggruppamento, il mio elenco avrebbe dovuto essere strutturato nello stesso modo, altrimenti avrei finito per saltellare di nuovo. Tuttavia, ho rapidamente imparato che tentare di essere strategici comporta alcune riflessioni e riflessioni serie.
Alla fine, di solito lo facevo in questo modo:
- Annoterei tutte le cose che volevo realizzare quel giorno in una lista gigante.
- Afferrerei i miei evidenziatori per colorare il codice e raggruppare gli oggetti simili.
- Quindi, dato che fissare quel casino scarabocchiato ed evidenziato mi avrebbe spinto oltre il limite, ho scritto un elenco completamente nuovo, prestando attenzione al raggruppamento di elementi basato sulla mia codifica a colori.
Come sono sicuro che puoi immaginare, questo significava che prepararmi a lavorare ogni giorno mi ha impiegato quasi il doppio. Ma, onestamente, penso che quei due minuti extra siano valsi la pena!
Non è stato sempre sostenibile
Incontri casuali ed emergenze compaiono durante la giornata lavorativa, cose che non avevi nemmeno intenzione di occuparti all'improvviso diventano priorità. Sappiamo tutti come va.
Quindi, mentre questo metodo funziona molto bene in quei giorni in cui tutto procede come previsto, non è sempre gestibile quando improvvisamente si incontra un incontro imprevisto o una crisi lavorativa. E, mentre ovviamente devi apportare alcune modifiche e prenderti cura di ciò che deve essere fatto, può sicuramente essere un po 'frustrante e disorientante avere una chiave inglese nei tuoi piani migliori. Dopotutto, non puoi davvero "far emergere" le emergenze urgenti.
Quindi, continuerò a raggruppare la mia lista di cose da fare?
Come per qualsiasi cosa, ci sono alcuni vantaggi e difetti distinti che derivano da questo metodo. Ma, tutto sommato, direi che è sicuramente qualcosa che continuerò ad attuare. Mi ha davvero aiutato ad aumentare la mia concentrazione e mi ha incoraggiato a conquistare la mia lista di cose da fare con un po 'di strategia.
Certo, c'erano alcune cose che non potevo pianificare. Tuttavia, fintanto che sei disposto a mantenere un po 'di flessibilità con questo sistema di gestione del tempo, penso che troverai un grande successo con esso.
Hai provato il batch? Mettiti in contatto con me su Twitter e fammi sapere come ha funzionato per te!
