Chiamami pazzo, ma ho sempre preferito dormire alla caffeina. Ma con orari irregolari e scadenze strette, ottenere sei o più ore di sonno a notte non è un compito facile per un consulente: chiedi a qualcuno dei miei dipendenti dipendenti dalla soda dietetica e dal caffè. Tra un lavoro impegnativo e una vita domestica ancora più impegnativa, ho trascorso molto tempo a provare vari hack di produttività per spremere il più possibile ogni giorno.
Il mio strumento preferito per fare le cose? Il timer da 10 minuti sul mio telefono.
La mia "regola dei 10 minuti" è piuttosto semplice: per completare ogni attività nell'elenco delle cose da fare non dovrebbero essere necessari più di 10 minuti. Se impiega più di 10 minuti, dovresti averlo suddiviso in attività più piccole o delegato a qualcun altro. La chiave di questa regola sta nel farla rispettare, il che significa impostare il timer sul telefono affinché si spenga al segno dei 10 minuti. Il livello di velocità e concentrazione che questo porta alla tua giornata è a dir poco sorprendente.
Quando sfido per la prima volta le mie squadre a mettere in atto la regola dei 10 minuti, di solito incontro scetticismo. Domande come "È pazzesco: posso davvero costruire questo grande modello Excel con incrementi di 10 minuti?" E "Mi stai dicendo che lo fai anche nella tua vita domestica, facendo docce di 10 minuti e facendo allenamenti di 10 minuti? "Abbondano. (A proposito, la risposta a entrambe queste domande è "sì!")
Vuoi fare un tentativo? Ecco tre suggerimenti per far funzionare per te la regola dei 10 minuti.
1. Delegato
Di gran lunga, il modo più efficace per trovare altro tempo nella tua giornata è esternalizzare le cose nella tua lista di cose da fare che qualcun altro può facilmente fare in 10 minuti o meno. Ad esempio, ho un collega di grande successo e riverito che afferma che un punto fermo del suo successo è che "dice" sì "a tutto, ma in realtà svolge solo i compiti che solo lui può fare meglio." Tutto il resto, delega.
Delegare non è così facile come sembra. Può essere difficile lasciar andare un compito quando temi che il lavoro di un'altra persona non sia buono come il tuo. È utile ricordare che "fatto è meglio che perfetto", e l'unico modo per andare avanti nella tua carriera è se lasci andare le cose che hai imparato e affronta nuove sfide. Un altro cambiamento di mentalità che mi ha aiutato è stato rendermi conto che delegare crea opportunità per gli altri. Ora penso attivamente a quali attività e progetti posso creare per il mio team che li aiuteranno a imparare, crescere e far avanzare le loro carriere (che aiuta anche a chiarire il mio piatto). (Ecco alcuni suggerimenti per la delega.)
Una delle sfide che vedo di più con le persone che hanno difficoltà a delegare, in particolare quelle in posizioni entry-level, è che dimenticano che possono e devono delegare. Se ti senti a disagio nel chiedere a un supervisore o superiore di fare qualcosa, prova questo: Inizia sottolineando ciò che stai facendo e posiziona la tua "domanda" come richiesta di aiuto. Ad esempio, invece di "Ho bisogno che tu chiami i lead del team", potresti dire "Sto lavorando per estrarre i dati per questa analisi: sarebbe possibile per te aiutarmi chiamando gli altri team leader?"
Come manager, posso dirti che troppo spesso mi trovo a chiedere ai miei team di delegare qualcosa a me, e mi piace quando mi creano opportunità di aiuto.
2. Trova l'attività facile, in 10 minuti
All'inizio potresti essere scettico, ma cambiando semplicemente il modo in cui inquadra le tue attività, vedrai che quasi tutto può essere suddiviso in attività di 10 minuti. Devi cercare un nuovo argomento? Inizia con 10 minuti sugli articoli di scansione di Google, seguiti da 10 minuti di annotazione di tutto ciò che sai e delle prime poche domande a cui devi ancora rispondere, e poi 10 minuti ciascuno che chiama le persone per ricevere consigli su come rispondere alle tue domande aperte (punti bonus se sei stato abbastanza esperto da notare che la telefonata è una forma di delega!).
Ecco! Hai appena completato un'attività che potrebbe essere rimasta altrimenti tra ore e 30 minuti.
Questo approccio funziona anche dopo ore. Ho un collega che è stato così incuriosito dalla regola dei 10 minuti e da come l'ha aiutata durante le ore di lavoro che ha deciso di provarlo a casa. Tirò fuori il timer per qualche mattina per programmare la sua routine pre-lavoro e con una doccia di 10 minuti, una colazione di 10 minuti, ecc., Scoprì che era in grado di tagliare il suo tempo standard di "preparazione", il commercio invece per dormire agognato. Non aveva mai pensato che fosse possibile fare la doccia in 10 minuti, fino a quando non l'ha provato e ha realizzato che in realtà era abbastanza facile!
3. Usa quel timer
L'uso del timer è una parte fondamentale della regola, quindi non dimenticarlo. Come tutti sanno nel mondo degli affari, "facciamo ciò che misuriamo".
Questo vale anche per la regola dei 10 minuti: è necessario utilizzare un timer o un orologio per tenere traccia di quanto tempo si spende per le cose. Gli smartphone lo rendono più facile con le loro app timer integrate, ma qualsiasi orologio con una lancetta dei minuti lo farà. Qualunque cosa tu faccia, non indovinare, perché se i tuoi circa 10 minuti diventano sempre 20, non stai massimizzando la tua produttività.
A volte, trascorrerai meno di 10 minuti in un'attività (più tempo indietro - yay!), E a volte quell'allarme suonerà e sarai ancora al telefono (no, non sto suggerendo che hai semplicemente riattaccato quando suona la sveglia). Non sentirti male quando corri: prendine nota per la prossima volta.
Ad esempio, se un collega tende a divagare, prefiggi la tua prossima conversazione dicendole che hai 10 minuti di brainstorming. E se avessi davvero bisogno di più tempo? Va bene anche questo: tenere traccia del tempo trascorso fornirà informazioni su come lavori, in modo da poter pianificare la tua giornata meglio la prossima volta.
La regola dei 10 minuti in azione
Uno dei miei esempi preferiti di questa regola in atto si è verificato alcuni anni fa, quando un team su cui stavo lavorando ha ricevuto la temuta telefonata delle 16:00 da un cliente che reindirizzava il lavoro che presentavamo la mattina seguente. Uh, così tanto per una serata rilassante!
C'erano due grandi lavori coinvolti, quindi abbiamo diviso la nostra squadra di quattro a metà. Ognuno dei nostri due sottogruppi aveva circa lo stesso numero di diapositive di PowerPoint da rinnovare, con analoghi quantitativi di analisi, quindi avrebbe dovuto impiegarci circa lo stesso tempo per il completamento.
Ho detto al mio compagno di squadra che volevo davvero finire entro le 18:00 in modo che potessimo andare a cena, e lui ha accettato, ma era dubbioso sulla nostra capacità di farlo. Quindi, abbiamo raccolto le pagine, divise per le due ore rimaste nel giorno, e abbiamo scoperto che se avessimo potuto raggiungere una velocità di 10 minuti per pagina, avremmo avuto abbastanza tempo per completarla, oltre a un buffer per tutto ciò che si è dimostrato essere particolarmente complicato. Riattivato, abbiamo diviso le pagine, impostato il timer e iniziato a girare. Per farne un gioco, abbiamo tenuto un conto sulla lavagna di quante pagine ognuno di noi ha completato sotto o sopra il segno dei 10 minuti.
Alle 18.00 eravamo finiti e ci sentivamo davvero bene. L'altra squadra che non ha usato la regola dei 10 minuti? Hanno finito intorno alle 9.
La sfida è accesa Per la tua prossima attività oggi, esci dal timer e provalo tu stesso. L'orologio sta ticchettando!
