Hai mai avuto uno di quei giorni in cui, dopo nove ore piene di jam in ufficio, non hai ancora eliminato un elemento importante dalla tua lista di cose da fare? Quando hai la sensazione di poter essere produttivo, se solo lavorassi in una scatola silenziosa e senza distrazioni e non venissi bombardato da e-mail, telefonate e drop-by dei colleghi ogni 30 secondi?
Ma ovviamente non è così. Molti di noi giovani professionisti sono seduti in piccoli cubetti ingombra, circondati da dozzine di altri giovani professionisti in piccoli armadi ingombri e crivellati dalle continue distrazioni digitali dei nostri telefoni, computer e more.
Non è certo il miglior ambiente in cui lavorare. Quindi, come possiamo eliminare le distrazioni dell'ufficio, allacciare le cinture e fare davvero le cose? Ecco sei semplici soluzioni.
1. Scollegati dall'e-mail
Solo perché ricevi tonnellate di e-mail ogni giorno non significa che devi essere legato a Outlook (o Entourage o Gmail). In effetti, avere la tua e-mail costantemente sullo schermo può renderti meno produttivo.
Un semplice cambiamento: non lasciare la tua e-mail aperta sul monitor tutto il giorno. Disattiva invece tutti i tuoi avvisi e fai uno sforzo concertato per controllare i messaggi solo ad orari programmati (controllo i miei circa una volta ogni ora). Se questo ti rende nervoso, se il tuo capo è un utente di posta elettronica frequente o hai un client che necessita di risposte veramente immediate, puoi personalizzare il modo in cui Outlook ti avvisa in modo che solo le cose importanti attirino la tua attenzione.
2. Non rispondere al telefono
Solo perché suona, non significa che devi rispondere. Se hai dedicato un'ora per sbattere un rapporto per il tuo capo e ricevi una chiamata da un numero sconosciuto, lascialo andare alla segreteria telefonica. A meno che non ti aspetti una chiamata, non vale la pena interrompere la concentrazione. Fidati di me, se è importante, il chiamante lascerà un messaggio e potrai sempre richiamare subito.
Ti salverai anche dallo stress di essere impreparato a una chiamata: se stai scricchiolando i numeri per un'ora e un luogo chiama per una spedizione in ritardo, sarai più agitato se rispondi ora che se ti fermi, ri-focus e richiamare più tardi dopo aver rintracciato le informazioni sulla spedizione.
3. Segnala ai tuoi colleghi
L'atmosfera sociale è una delle cose migliori di lavorare in un ufficio, ma è anche una delle cose più fastidiose. Un modo per contrastare questo è creare un sistema con i tuoi colleghi in modo che tutti sappiano quando non disturbarsi a vicenda. Questo è facile quando hai una porta dell'ufficio che puoi chiudere, ma se non lo fai, escogita il tuo segnale che dice "per favore, non interrompermi adesso".
Può essere semplice come indossare un paio di cuffie (anche se non stai ascoltando la musica) o attaccare il tuo accessorio da scrivania preferito sul monitor. Tieni presente che questo funziona solo se ti rendi disponibile anche durante il giorno, a volte le persone hanno bisogno della tua attenzione.
4. Essere organizzati fisicamente
Ora non devi necessariamente conservare la tua scrivania senza documenti cartacei o codice colore delle cartelle, ma se sei organizzato, in qualsiasi modo funzioni per te, e puoi trovare le cose, sarai più produttivo. (La mia scrivania potrebbe sembrare una scatola di post-it esplosa su tutta la sua superficie, ma io ho un sistema, lo giuro!) A nessuno piace sprecare 10 minuti cercando i minuti della riunione della scorsa settimana quando dovresti scrivere agenda di questa settimana.
Questo è anche un luogo dove la tecnologia può davvero aiutare. Trovo molto più facile archiviare le cose in modo digitale, quindi mi sforzo di scansionare tutto e salvarlo sul disco condiviso della mia azienda. In questo modo, se sono al telefono con un cliente e devo ricontrollare un contratto, posso semplicemente tirarlo su sul mio schermo, non c'è bisogno di metterlo in attesa mentre sto facendo il tifo per il giusto cartella.
5. Lasciati distrarre!
Le persone spesso si concentrano sull'eliminazione delle distrazioni come Facebook, i siti di shopping online e lo streaming multimediale sul posto di lavoro. Ma per quanto al tuo capo possa piacere vederti ingobbito sulla tastiera a fissare quel foglio di calcolo per tutte le otto (o più) ore al giorno, questo non ti renderà più produttivo.
In effetti, uno studio recente ha dimostrato che "la navigazione sul web può effettivamente rinfrescare i lavoratori stanchi e migliorare la loro produttività, rispetto ad altre attività come effettuare chiamate personali, messaggi di testo o e-mail, per non parlare del lavoro diretto senza alcun riposo".
Quindi, vai avanti: trascorri 15 minuti a seguire i tuoi pettegolezzi su Gawker o sfoglia i nuovi arrivi di JCrew. L'interruzione ti renderà ancora più produttivo quando tornerai a concentrarti sui compiti da svolgere.
6. Tenere un diario di lavoro
Infine, e soprattutto, capire come si lavora meglio personalmente. Prova a scrivere tutto quello che fai durante il giorno e quanto tempo impieghi, probabilmente rimarrai sorpreso.
Ho iniziato a tenere un diario di lavoro in modo da poter calcolare quanta parte della mia giornata è stata occupata da compiti amministrativi e quanto è rimasto da dedicare a progetti a lungo termine. Ma alla fine mi ha anche mostrato i miei schemi di lavoro, ad esempio, che di gran lunga ottengo la maggior parte del lavoro svolto nel pomeriggio. Riconoscere questo mi ha aiutato a stabilire un programma migliore: ora lavoro in ritardo invece di arrivare in anticipo e di solito riesco a mettere molta più produttività nella mia giornata.
Non è sempre facile eliminare le distrazioni, ma pensa solo: più sei produttivo ora, più velocemente uscirai dalla terra del cubicolo e entrerai in un ufficio, dove puoi chiudere la porta.
