Il confronto (in particolare il confronto di lavoro) non è mai divertente per nessuno. Ma ancora più a disagio che cercare di dire qualcosa di spiacevole alla faccia di qualcuno sta cercando di esprimere quei sentimenti tramite e-mail.
Come co-fondatore di un'organizzazione completamente virtuale che ha più di 120 collaboratori in tutto il mondo, ho avuto la mia giusta dose di email di confronto imbarazzanti. Quindi, cosa dovresti fare se ti ritrovi in una situazione di e-mail? Ecco alcuni consigli.
1. Non ricorrere all'e-mail se non è necessario
Questo dovrebbe essere ovvio, ma è importante: l'e-mail non dovrebbe mai essere la tua prima scelta per la comunicazione di confronto. In effetti, dovrebbe essere usato solo come ultima risorsa.
Non inviare un'e-mail di confronto a qualcuno a meno che tu non abbia provato a contattarlo in qualsiasi altro modo senza successo, o se il problema è così urgente che deve essere detto immediatamente e l'unico disponibile l'opzione è e-mail. Inoltre, le e-mail di confronto dovrebbero essere utilizzate solo per problemi più piccoli, non per grandi eventi che cambiano la vita (come licenziare qualcuno; idealmente, questo dovrebbe essere fatto almeno su Skype o su una piattaforma in cui è possibile vedere il volto di qualcuno).
Ci sono due ragioni principali per questa logica. In primo luogo, l'interazione faccia a faccia (anche se avviene tramite Skype o Google Hangout) consente all'altra persona di raccogliere in una certa misura i segnali del viso e il linguaggio del corpo, il che può aiutarti a capire meglio. In secondo luogo, le parole in un'e-mail possono essere estratte molto facilmente dal contesto (così come il contesto dell'email stessa) e non si desidera che una situazione ti esploda in faccia (suggerire all'altra persona che si rivolge al tuo capo di cui lamentarsi la tua email).
Tuttavia, ci saranno sicuramente momenti in cui dovrai usare la posta elettronica e, fidati di me, in quelle situazioni, è meglio comunicare via e-mail piuttosto che niente.
2. Sii il più diretto e specifico possibile
La parte più importante della scrittura di un'e-mail è semplicemente dire quello che vuoi dire. Prendi il tuo commento o altri pensieri collaterali da esso (questo non dovrebbe essere un romanzo) e vai subito al punto. L'intera e-mail di confronto dovrebbe contenere solo un paio di frasi e l'obiettivo dovrebbe essere quello di spostare la comunicazione offline e nella vita reale il più rapidamente possibile.
Cosa significa? Non battere il cespuglio, non dire il vomito a tutto ciò che ti viene in mente e sicuramente non scusarti per quello che stai dicendo. Puoi ancora farlo senza essere cattivo: ad esempio, controlla l'e-mail qui sotto che ho inviato a uno dei miei scrittori che hanno contribuito.
Inoltre, se ritieni di non poter spiegare il tuo caso in sei frasi o meno, forse l'oggetto è troppo grande e peloso per l'email. Dopotutto, non vuoi minimizzare una situazione delicata. Una breve email che indica scadenze, qualità delle assegnazioni, assenza o progressi persi va bene, ma puoi solo immaginare quanto sarebbe terribile inviare un'e-mail che dicesse: "Ehi, volevo solo farti sapere stai scrivendo. Freddo."
3. Offri di essere disponibile per chattare
Un altro problema che si presenta quando si confronta qualcuno via e-mail è che la comunicazione online è molto unilaterale. Qualcun altro non può essere immediatamente in disaccordo con te; invece, ricevono la tua email, la leggono, rispondono e così via. Pertanto, può essere necessario un po 'di tempo affinché entrambe le parti riescano a ottenere i loro punti e in genere non si ottiene molto.
Anche se hai inviato il confronto via e-mail, dovresti dare all'altra persona la possibilità di rispondere attraverso un mezzo diverso. Termina una lettera con qualcosa del tipo: "Fammi sapere se hai qualche domanda e se desideri discuterne ulteriormente, possiamo assolutamente pranzare o saltare su Skype."
4. Pensa prima di inviare
Prima di inviare la tua e-mail sfrecciando nel cyberspazio, pensa a te stesso: Se i miei superiori lo vedessero, cosa penserebbero di quello che ho detto? Ciò potrebbe impedirti di inviare un'e-mail troppo dura o che emana un'atmosfera diversa da quella che speravi. Se pensi che il tuo capo riceva il messaggio sbagliato guardando la tua e-mail senza contesto, allora è tempo di tornare al tavolo da disegno.
Se possibile, prova a scrivere l'e-mail un giorno (o almeno un paio d'ore) prima di inviarlo. Se stai scrivendo la tua corrispondenza in mezzo alla rabbia, vorrai un po 'di tempo per rinfrescarti prima che l'altra persona veda il tuo messaggio. Non molte grandi decisioni vengono prese nel pieno della rabbia, e certamente non vuoi che la tua reputazione venga messa a repentaglio perché hai inviato un'email non così accuratamente formulata.
5. Preparati alla risposta (o no)
Certo, le e-mail sono una strada a doppio senso; assicurati di essere pronto per qualsiasi reazione quando invii qualsiasi tipo di scontro. Inoltre, prenditi del tempo per pensare a cosa farai in diversi scenari, ad esempio se la persona dall'altra parte non risponde o se ti esplode 10 minuti dopo.
Ad esempio, se lo scrittore a cui ho inviato l'e-mail sopra non risponde entro tre o quattro giorni, invierò un'e-mail di follow-up con una scadenza o un ultimatum (qualcosa come "Se non ricevo risposta da te entro, Supporrò che non sei più interessato a scrivere per The Prospect ”). Questo mette un po 'più di pressione sull'altra persona per rispondere.
E nel caso in cui ricevi una risposta scortese o arrabbiata, prenditi del tempo (almeno alcune ore) prima di rispondere. Può essere la tentazione di rispondere al fuoco e anche molto facile per un messaggio di trasformarsi in una zona di guerra e-mail. E ancora, il tuo obiettivo principale dovrebbe essere quello di uscire da dietro lo scudo della posta elettronica e di parlare le cose faccia a faccia.
