Sono fiducioso che molti di voi probabilmente sono abbastanza chiari sull'etichetta e-mail. Sai quando inoltrare un memo a un collega e quando CC il tuo capo su un thread. Sai anche quando implementare l'opzione BCC a volte confusa (o lo fai?). E, a seconda di chi corrispondi, probabilmente sai anche quando rispondere e quando non farlo.
Eppure, risulta che CC / BCC / Reply All fa ancora inciampare le persone, e non solo i neolaureati che stanno solo facendo oscillare le cose. Dopo aver ascoltato i miei colleghi parlare dei loro imbarazzanti momenti "oops" di posta elettronica, ho contattato la mia rete per vedere quali altri incidenti si sono verificati nel corso degli anni. Risulta? Bene, quelle piccole etichette e-mail possono avere un grande impatto, sia buone che assolutamente disastrose, e grandi lezioni per il resto di noi.
Diamo il via a questo aneddoto di Felipe, uno sviluppatore web, il cui collega ha imparato a fondo che pensare davanti a te e premere invio non è solo prudente, ma salva la carriera:
Per l'anniversario di un anno dell'11 settembre, il mio collega Judd è decollato dal lavoro. Perché era per l'11 settembre, uno dei suoi colleghi, Larry, ha illustrato un cartone che raffigura Judd come un terrorista spaventato e terrorizzato dai bambini. Mostrava Judd nascosto sotto il suo letto che stringeva un orsacchiotto. Larry lo mandò in giro per un piccolo gruppo di colleghi e il loro manager per scherzo. Per qualche strana ragione, il direttore del thread ha inviato un'e-mail al cartone animato e ha contattato l' intera azienda . La società contava oltre 500 dipendenti. Un paio d'ore dopo il direttore generale di tutti fu licenziato e scortato definitivamente fuori dall'edificio. Oops!
Quindi, lezione uno: se hai intenzione di CC un sacco di persone, assicurati che sarà ben accolto.
Danielle, una direttrice dei servizi di carriera nell'istruzione superiore, fa proprio questo. Usa il campo CC per celebrare i successi dei suoi colleghi. "Inviare e-mail a tutto il nostro campus dando urla laddove necessario fa bene al morale", afferma Danielle, a cui piace anche l'opzione CC per aiutare qualcuno a rimanere in contatto e incoraggiarlo a essere proattivo.
Un avvertimento, però: anche se le grida in genere si traducono in grida sulle spalle, a volte basta abbastanza. Amanda, coordinatrice dell'acquisizione di talenti, ricorda un lavoro in una banca in cui “avevano questo ragazzo che era famoso per aver risposto a tutti per dire 'grazie' o 'molto apprezzato' … Ogni. Singolo. E-mail. Anche se ci fossero 50 persone CC'd. C'era una battuta in corso su di lui e ha davvero infastidito la gente ”, spiega. Alla fine uno dei suoi frustrati collaboratori ha chiamato il rispondente offensivo e ha spiegato le basi dell'e-mail.
James, un redattore di copie, conosce fin troppo bene i problemi che possono sorgere quando troppe persone vengono inviate. Ricorda un episodio degli anni del college in cui il consiglio studentesco fuori dal campus una volta aveva accidentalmente inviato un messaggio a tutto il suo server, anziché a BCC a tutti i suoi membri. Il risultato? Una settimana di caos di risposta per 3000 studenti. "Bei tempi", dice James, scuotendo la testa, senza dubbio ricordando la casella di posta più piena che abbia mai avuto.
Per alcune persone, tuttavia, BCC è solo un brutto affare. Jessica, specialista della prima infanzia con base a Brooklyn, ha questo da dire al riguardo:
Non mi piace BCCing. Mi piace la trasparenza. Sono sempre le persone che "rispondono a tutti" felici a rovinarlo. Nel mio ruolo attuale ho bisogno di inviare e-mail di gruppo per comunicare informazioni sull'ora e sulla posizione e richiedere periodicamente un feedback. Anche se scrivo in grassetto in corsivo nella parte superiore dell'e-mail, "Non rispondere a questa e-mail", inevitabilmente, qualcuno lo fa sempre. Sospiro. Pertanto, ho preso a BCCing tutti e solo CCing il mio team. In questo modo, se qualcuno "risponde a tutti", non tutti saranno soggetti ai propri pensieri, opinioni e sentimenti.
La scrittrice ed editrice Sara non è così convinta dell'uso di BCC come alcuni, ma crede che ci sia un trucco:
Ogni volta che vuoi BCC qualcuno allo scopo di mostrargli una e-mail destinata a qualcun altro, chiediti: potrei inviare l'e-mail al destinatario previsto (senza un BCC) e quindi inoltrarlo al contatto aggiuntivo? Sembra molto più onesto, perché invece di sembrare che stai nascondendo con chi stai condividendo l'e-mail, sembra che tu l'abbia inviato come al solito e poi abbia pensato: 'Oh, forse dovrei condividere questo con il mio capo per lei riferimento.' È più "Fammi accertare che il mio manager sia collegato" e meno "Spia sulla mia comunicazione con così e così", il che è sempre bello. Inoltre, in questo modo sei coperto se il BCCer lo solleva mai!
Non sono solo CC e BCC che causano confusione. L'ingannevolmente semplice "Reply" è noto per far sudare più di qualche persona. Rebecca, un account executive, ammette di aver premuto "Rispondi" quando intendeva premere "Avanti". In qualità di presidente di un club del college che stava organizzando un grande evento, Rebecca fu sgomenta di apprendere che lo spazio che il club aveva pianificato di utilizzare era stato prenotato due volte. Nella fretta di condividere la sua rabbia con il resto del team esecutivo, Rebecca ha scritto una serie di imprecazioni rivolte ai proprietari del club ma destinate solo agli occhi dei suoi colleghi e, invece di inoltrare, ha risposto per errore! Rebecca ha imparato molte cose da questo incidente, tra cui: "Assicurati di inviare i tuoi messaggi alla persona corretta", "Non inviare e-mail quando sei arrabbiato" e, soprattutto, "Non essere un idiota immaturo quando invii e-mail a persone reali. "
Assicurati di inviare i tuoi messaggi alla persona giusta. Il consiglio Mark, un responsabile delle vendite, desidera che abbia prestato attenzione diversi mesi fa prima di inviare modifiche redatte del contratto alla persona sbagliata. Dopo aver realizzato il suo errore e aver impazzito di non aver perso solo uno, ma due accordi, Mark ha inviato le scuse necessarie e si è affrettato a riparare il danno che aveva causato dall'essere disinteressato. Ha ottenuto solo una delle due offerte e si affretta a dire che la società che si è ritirata per motivi di bilancio non lo ha fatto a causa del suo errore - "anche se sono sicuro che non ha aiutato".
Mentre ci può essere una differenza di opinione su quando usare quale campo, ci sono alcune lezioni da imparare da questi aneddoti colorati. E se vuoi la mia opinione? Non essere quella odiosa risposta a tutti, evita il potere CC e non dimenticare di spostare qualcuno a BCC se dici che lo stai facendo.
