Idealmente, il tempo trascorso lontano dal lavoro era (almeno, un po ') rilassante. Ma quello zen post-vacanza può andare fuori dalla finestra una volta che ti siedi per affrontare la tua casella di posta e realizzare che ci sono circa un milione di messaggi che ti aspettano.
Rispondere alle e-mail può essere stressante ogni giorno, ma è anche peggio quando si accumulano. E sentendo quello stress, potresti fissare un obiettivo per superarli il più rapidamente possibile, solo per commettere uno degli errori comuni di seguito.
Quindi, prenditi qualche minuto per leggere come puoi evitarli: ne varrà la pena!
1. Dare priorità al tempo di risposta rispetto alla qualità
Matematicamente, ha una risposta il più rapidamente possibile. Se passi un minuto a leggere un'e-mail e un minuto a rispondere, passerai attraverso l'elenco molto più velocemente che se passi cinque minuti a leggere e cinque minuti a rispondere.
E mentre hai ragione sul fatto che questo non è un giorno di dibattito interno tra "Sembra buono!" Rispetto a "Sono d'accordo", non vorrai nemmeno dare una risposta rapida.
"Sembra buono" o "Sono d'accordo" funzionano ugualmente bene se qualcuno ti ha chiesto se ti piace il loro piano, ma non ha senso se ti hanno fatto una domanda specifica al riguardo. Significa che riceverai ancora un'altra e-mail da loro, e sapranno che non hai letto quello che hanno scritto la prima volta.
La correzione
Se hai pagine di e-mail da superare e non riesci a frenare il desiderio di rispondere al più presto, copia e incolla una risposta generica. Prova questo "Trascorrerò oggi recuperando email. Se hai bisogno di una risposta prima delle 17:00, ti preghiamo di inviarmi una risposta via e-mail e fammi sapere.
Sì, è un passaggio in più, ma se il tuo obiettivo numero uno è di tornare a tutti prima cosa, ti permetterà di farlo, quindi espira e prenditi il tuo tempo per rispondere.
2. Inoltro di tutto con "FYI"
Nella tua testa, stai condividendo un aggiornamento dello stato in modo che l'altra persona possa dirti cosa fare dopo. Ma nella testa del tuo destinatario, stai dicendo, questo è stato curato. Stai essenzialmente adottando un approccio di "patata bollente" all'e-mail, assumendo che la responsabilità ricada su chi l'ha ottenuto per ultimo, il che significa che c'è una buona possibilità di cattiva comunicazione.
Questo è il motivo per cui, scrivendo Jenni Maier, Managing Director di Muse, "Ogni singola e-mail dovrebbe includere un passaggio successivo (anche se non è necessaria alcuna risposta"). "
Quando invii un'email di patata bollente, accadrà una delle due cose. Lo riavrai subito con una domanda (quindi tutto ciò che hai fatto è un lavoro duplicato). O, forse peggio, non diranno nulla e ognuno penserà che l'altra persona sia quella che sta facendo i prossimi passi.
La correzione
Segui i consigli di Maier e assicurati che i messaggi abbiano un chiaro intento. Se stai inviando qualcosa solo per chiudere il ciclo, è assolutamente OK dirlo, o anche "per tuo riferimento". Spiegare esattamente ciò che vuoi dall'altra persona ti costringe a chiarire per primo, il che significa che dovrai prenditi se ciò di cui hai veramente bisogno è fare un passo da solo prima di condividere i tuoi progressi.
3. Rispondere nell'ordine in cui sono arrivati
Il tuo piano di risposta in ordine cronologico inverso è ben intenzionato: vuoi tornare prima alla persona che sta aspettando da più tempo. Tuttavia, non è un piano saggio se il tuo obiettivo è quello di essere il più efficiente possibile.
Caso in questione: ho lavorato con qualcuno che è andato in vacanza di due settimane e quando è tornato, ha risposto prima alle sue e-mail più vecchie. Ciò significava che ha seguito le mie domande per chiederle se fossero state ordinate, prima di vedere una catena successiva in cui il suo punto di contatto risolveva quei problemi per me.
Il "Hai capito?" E "Nevermind! Ti ho visto! ”Le e-mail non erano necessarie e se il tuo intero obiettivo è raggiungerti rapidamente, non vuoi perdere tempo con loro.
La correzione
Questo è un grande momento per l'approccio LIFO: Last In, First Out. Perché, come spiega il COO della Muse Alex Cavoulacos, "Questa tecnica si basa sul lasciare che le vecchie cose si occupino di se stesse".
In altre parole, quando arrivate all'e-mail che qualcuno ha inviato una settimana fa, potrebbe benissimo essere che hanno già gestito tutto ciò di cui vi hanno chiesto. E se vogliono ancora la tua attenzione prima o poi, sono disposto a scommettere che hanno annotato la data di ritorno sul tuo OOO e hanno inviato un follow-up che si trovava in cima alla tua casella di posta quando sei tornato.
Quando stai fissando i messaggi di una settimana, la tua tentazione potrebbe essere quella di immergerti. Ma se sei attento a come rispondi, eviterai errori comuni e ti risparmierai di dover tornare indietro e rispondere a loro ancora.
