Come la maggior parte di voi, non ricordo una vita professionale (molto meno personale) in cui non corrispondevo via e-mail. Per la maggior parte, è un modo efficiente e semplice di comunicare e, se utilizzato correttamente, consente di risparmiare tempo, rispondere alle domande e stabilire connessioni. Basti dire che non credo che potrei vivere senza di essa.
Sfortunatamente, con la facilità della posta elettronica e la rapidità a cui molti di noi sono abituati a inviare, inoltrare o rispondere arrivano alcuni ostacoli, se vuoi. Ho poca tolleranza per gli errori disattenti come le parole errate (la maggior parte dei programmi ti avvisa di questi tipi di errori di battitura con una linea rossa irregolare), e dicendo che andrai a CC qualcuno e poi dimenticherai di CC effettivamente lui o lei. Questo è territorio amatoriale. (Anche se mia madre è perdonata per avermi inviato occasionalmente messaggi in maiuscolo).
Scherzi a parte, poiché il forum è spesso il modo numero uno di comunicare con un cliente, un capo o una persona in rete, è fondamentale che tu lo faccia nel modo giusto. E non solo per i pignoli là fuori, ma per te stesso: odieresti che il destinatario si dimenticasse del punto del messaggio perché si è concentrato su un errore (evitabile). Oggi un refuso ti perde un po 'di rispetto con un collega, domani potrebbe benissimo farti perdere un'opportunità di lavoro con una persona che incontri in una conferenza.
Davanti a voi, tre errori incredibilmente basilari che potreste fare senza rendervi conto di quanto poco professionali vi facciano guardare al lettore.
1. Ti dimentichi di allegare
Il coach della carriera Rajiv Nathan è profondamente grato per i suggerimenti in Outlook e Gmail che ti informano che stai per inviare un messaggio senza allegato quando dichiari esplicitamente che stai effettivamente allegando qualcosa. Perché? Perché, prima che esistessero, commetteva regolarmente l'errore eclatante di non attaccarsi - non una, non due, ma tre volte!
Nathan ammette che all'inizio della sua carriera, aveva una terribile abitudine di correre nel lavoro. Il risultato di ciò lo ha portato a inviare frequentemente e-mail dicendo: "Per favore, vedi il file allegato", senza allegarlo. Nathan ricorda di aver inviato il seguito necessario: “Mi dispiace per quello! Ecco qua! ”Sfortunatamente, non sempre finiva qui. "Alla fine, al terzo follow-up (e alla quarta email totale), ho allegato la dannata cosa", ricorda Nathan.
"Sicuramente non è un bell'aspetto", riconosce Nathan. In effetti, è stato un problema talmente regolare che durante una delle sue revisioni delle prestazioni, è stato segnalato per aver bisogno di miglioramenti in quell'area. Da quel momento in poi, Nathan ha registrato una striscia di carta nella parte superiore del suo schermo che diceva: "Hai allegato il file?"
Sii molto diligente nel menzionare "allegato" in modo che i messaggi pratici ("Hai detto allegato? Invia comunque?") Vengano visualizzati prima che l'e-mail venga inviata. A tutti è permesso un errore qui o là, ma prendi l'abitudine di questo comportamento negligente e inizierai a ottenere la reputazione di non essere in grado di svolgere questo compito di base.
2. Vai avanti e avanti
Uno dei miei amici più cari è un avvocato che fattura ogni ora. Come tale, è abituata a scrivere con parsimonia e non a parlare. Potrei prendere una lezione da lei.
Jenny Foss, Muse Career Coach, sottolinea l'importanza di dire quello che devi dire e non di più. Spiega: "L'incapacità di dire ciò che devi dire - in modo succinto e con il tempo del destinatario in considerazione - può facilmente infastidire qualcuno che potrebbe essere stato disposto ad ascoltarti o addirittura felice di ascoltarti."
Ciò è particolarmente vero se stai "inviando un'e-mail in cerca di un favore, un input o un supporto, o anche solo per toccare la base o porre una domanda". Nonostante l'utilità di sparare messaggi avanti e indietro, viene ottenuta essere un vero ostacolo per alcune persone, e Foss ti avverte di "tenere presente che la persona alla fine della ricezione potrebbe trovare l'e-mail (in generale) la rovina della sua esistenza. Questa persona potrebbe essere sveglia fino a mezzanotte quasi tutte le sere solo cercando di scavare da una raffica di e-mail. "Ecco perché dice che devi presentare le tue idee in modo ordinato o rischiare di sembrare" poco professionale o decisamente sconsiderato ". E, sulla falsariga di L'incidente di Nathan che ha comportato l'invio di più note consecutive senza allegati, "per l'amor del cielo, non inviare tre e-mail back to back. Riunisci i tuoi pensieri e inviane uno ”, conclude Foss.
Prendere la decisione di dire solo ciò che è necessario in modo semplice può richiedere pratica, ma a lungo termine vale la pena. Leggi ciò che scrivi prima di inviare e tagliare qualsiasi cosa non necessaria, come parole, righe o persino interi paragrafi che ripetono o rigurgitano ciò che hai già detto. Può essere allettante spiegare troppo, ma il più delle volte i tuoi tentativi sembreranno solo ripetitivi. Imparare a scrivere con uno scopo e un senso dell'orientamento ti servirà bene nelle tue numerose e-mail professionali. Il tuo lettore ti ringrazierà per la brevità e sarà molto più probabile che risponda in natura, invece di lasciare il tuo messaggio troppo lungo non letto in una casella di posta competitiva.
3. Hai sbagliato a scrivere il nome della persona
No semplicemente no. Non ci sono assolutamente scuse per scrivere a qualcuno e scrivere male il suo nome. Tutti abbiamo i nostri animali domestici, e questo è mio, ma sono sicuro di non essere solo. Ecco la cosa, il mio nome - e l'ortografia corretta di esso - è nella mia firma e nel mio indirizzo e-mail, che è perfettamente visibile all'aperto per il mittente. Sono così sensibile a questo problema che ricontrollo regolarmente l'ortografia dei nomi che in genere hanno più di un'opzione (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, e così, così tante altre) prima di premere Invia.
Ci vogliono altri due secondi? Sicuro. Ma, ovviamente, nel grande schema delle cose, non è affatto tempo. Preferirei farlo bene la prima volta piuttosto che scusarmi per il mio errore distratto. Se sei così impegnato che non riesci nemmeno a ottenere il nome della persona a cui ti stai rivolgendo nel modo giusto, cos'altro devi fare in fretta? Questo è ciò che il tuo lettore si chiederà. Questo errore piccolo e indiscutibilmente semplice parla di altre tue capacità. Quindi, ricontrolla il tuo lavoro e rivolgiti correttamente alla persona.
Probabilmente invii e ricevi molte e-mail in un determinato giorno. Evita di fare piccoli errori incuranti che inviano il messaggio, soprattutto, che non sei professionale come sei. Non sacrificare la qualità in nome della velocità e, per amor di Pete (o è Peter?), Non perdere i punti di rispetto a causa di un errore di posta elettronica evitabile.
